ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ АРХИВОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

Важность архивов для государства и общества сложно переоценить, ведь в архивах хранится ценная информация по истории нашей страны, официальные документы и значимые сведения.  В условиях глобального перехода с бумажного на электронный документооборот проблема архивного хранения набирает актуальность и становится перспективной сферой развития IT-сферы.

Динамика социальной, экономической и политической жизни приводит к увеличению объема ежегодного документообразования (рис.1). Так по сравнению с 2012 г. этот показатель в 2015 г. возрос на 287 105 ед. хр. или на 19% [3].

Рисунок 1.  Рост объёма документообразования

Таким образом, архивы организаций и издержки по их содержанию растут. Особенно это касается государственных органов, которые, как правило, в вопросах делопроизводства гораздо более консервативны, чем коммерческая сфера. Например, в 2015 г. на достройку архивных центров в Московской, Кемеровской областях, Санкт- Петербурге и Ставропольском крае было выделено 4 млрд. 388 млн. рублей [1, c.97].

Государственные структуры вынуждены хранить огромные массивы информации (табл.1):

Таблица 1.

Объем документов в архиве государственных органов и организаций

Как показывает практика, внедрение электронного документооборота не является гарантией сокращения объема бумажных документов. Причиной этому является ведение бумажного документооборота параллельно с электронным. Это связано не только с отсутствием нормативных требований к хранению электронных документов, но и с тем, что культура работы с ними не до конца налажена. Сохранение существующей практики архивного хранения документов необратимо приведет к росту расходов. Например, по расчетам НИУ ВШЭ предполагаемая потребность в архивных площадях Росреестра может увеличиться с 262 тыс. м² в 2013 г. до 411,5 тыс. м² в 2022 г., а расходы на содержание архивов могут удвоиться, достигнув в 2022 г. 1,9 млрд. руб.

Возможным решением данной проблемы является создание в органах государственной власти электронных архивов. Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов, которая обеспечивает надежность хранения, разграничение прав доступа и конфиденциальность, отслеживание истории использования документа, удобство и быстроту поиска. Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (ECM) [6].

В мировой практике электронное архивирование используется уже не один десяток лет. Так, успешным примером служит опыт Швейцарии по применению открытого формата SIARD, который является официальным архивным форматом для передачи баз данных государственных органов в Федеральный архив Швейцарии и их хранения.  Использование открытого формата SIARD является значительным шагом вперед по сравнению с распространенной практикой обеспечения долговременной сохранности баз данных в виде «плоских» текстовых файлов. Форматом пользуются с 2008 г. более, чем в 50 странах Европы и мира.

Опыт успешно реализованных проектов имеется и в России. В 2011 г. в опытную эксплуатацию в Роскосмосе введен электронный веб-архив. Внедренная система позволила сотрудникам агентства осуществлять автоматический сбор данных в архив из разных источников с разным типом контента. Также у пользователей архива появились интерфейсы расширенного поиска, отвечающие современным требованиям веб-хранилища [4].

Таким образом, в качестве преимуществ использования электронных архивов можно выделить следующие: системность; удобство и быстрота поиска; автоматизация прикладных задач; защита о несанкционированного доступа; возможность оперативного редактирования; практически неограниченный объем хранимых системой данных; освобождение площади, занимаемой бумажным архивом; эффективное хранение медиаданных и т.д.

В настоящее время на рынке доступно множество услуг по созданию электронных архивов, однако, такие работы требуют значительных финансовых, кадровых и временных затрат, что является серьёзной проблемой для государственных органов. Например, по расчетам НИУ ВШЭ перевод архивов Росреестра в электронный вид обойдется федеральному бюджету в 17 млрд. 893 млн. руб. 

Однако серьёзной проблемой при организации долговременного хранения электронных документов является обеспечение их читаемости и целостности. При отсутствии своевременного проведения специальных операций возможна как физическая порча носителей информации, так и моральное устаревание носителей, оборудования, файловых форматов и программного обеспечения. Поэтому возникает необходимость в проведении конверсии (преобразование в другие форматы) и миграции (перезапись на новые носители или информационные системы) [7, с.61].

Однако на данный момент остаётся множество моментов, касающихся создания и ведения электронных архивов в РФ, не нашедших законодательного закрепления. В число таких вопросов входят: право архива проводить миграцию и конверсию электронных документов; признание юридической и доказательной силы мигрированных архивом документов наравне с подлинниками; порядок хранения электронных документов; особенности управления электронными архивными документами в государственных архивах; особенности документирования и хранения сложных электронных объектов, создаваемых с использованием современных технологий: баз данных, сайтов (порталов) и т.д.

Не менее важным является вопрос о том, в каких форматах электронные документы будут передаваться на хранение, а также кто будет создавать, переводить документы в эти «архивные» форматы. На данный момент обязанность по утверждению типовых функциональных требований к системам хранения электронных документов в архивах государственных органах возложена на Росархив.

Современные разработчики накопили обширный опыт работы с электронными архивами. Известная компания «ЭОС» для организации электронных архивов в зависимости от решаемых задач использует широкую линейку своих продуктов: EOS for SharePoint, ECM-решения eDocLib, СЭД «ДЕЛО» и специализированное решение для автоматизации работы архивной службы «Архивное ДЕЛО». «ДоксВижн» уже более 15 лет разрабатывает отечественную СЭД/ECM платформу Docsvision. Базовая платформа и встроенное приложение «Управление документами» предоставляет функционал ECM-платформы для хранения, структуризации, управления метаданными, поиска, поддержки сценариев работы с электронной подписью и пр. Помимо этого в ней предусмотрены готовые приложения для создания и ведения архива обмена юридически значимыми документами в соответствии с инструкциями Росархива [5].

Необходимо тщательно подходить к вопросу выбора той или иной СЭД, используемой для долговременного хранения документов. Наиболее распространённые на российском рынке СЭД представлены на рис.2.

Рисунок 2. СЭД на российском рынке

«ЭОС» на сегодняшний день занимает лидирующие позиции среди отечественных разработчиков СЭД. Примечательно, что компания «ЭОС» на базе СЭД «Дело» реализует новый пилотный проект «Электронный архив» в Ростовской области, являющейся передовой площадкой осуществления автоматизации госсектора.

Цель проекта -  создание первого в России архива, в котором будут храниться как традиционные бумажные, так и подлинники электронных документов. Успех реализации проекта позволит распространить опыт Ростовской области на другие государственные структуры, что немало важно, поскольку в настоящее время ни одно учреждение не имеет архива, в котором электронные документы хранятся и используются в качестве подлинников. Помимо этого, проект может поспособствовать принятию нормативного акта по переводу архивного дела в электронные формы [2].

Таким образом, увеличение объёма документооборота, рост архивов государственных органов ставит насущной необходимостью внедрение электронных архивов. Кроме того, оказание государственных услуг в электронном виде, безбумажное межведомственное взаимодействие практически невозможно осуществлять без перевода имеющихся архивных документов в электронный вид.

Применение электронного архива значительно повышает эффективность работы органа, упрощает поиск документов и обеспечивает их сохранность. Однако этот процесс тормозится недостаточной проработанной нормативно-правовой и методической базы. Степень эффективности создания и использования электронных архивов зависит также от материально-технических, организационных, экономических факторов. Несмотря на имеющиеся трудности в регионах России растет число проектов, связанных с построением электронных архивов.  Благодаря этому можно существенно оптимизировать деятельность самих государственных органов и их взаимодействие с населением.

Список литературы:

1. Жулин А.Б., Кнутов А.В., Чаплинский А.В. Совершенствование практики архивного хранения документов в организациях государственного сектора: проблемы и пути их решения // Вестник Московского университета. Управление (государство и общество). 2014. - №3. – С.97
2. Официальный портал Правительства Ростовской области [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.donland.ru/Donland/Pages/View.aspx?pageid=-1&mid=83793&itemId=69082 (дата обращения 20.11.2017)
3. Решение Коллегии Росархива от 28 декабря 2016 г. «Об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ» [Электронный ресурс]. -  Режим доступа: http://archives.ru/reporting/spravka-passportization-2016.shtml (дата обращения 18.11.2017)
4. Роскосмос. Внедрение электронного веб-архива [Электронный ресурс]. -  Режим доступа: https://digdes.ru/project/roskosmos-vnedrenie-jelektronnogo-veb-arhiva (дата обращения 17.11.2017)
5. Электронные архивы в России: значимость и перспективы. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://ecm.ict-online.ru/analytics/a124966/ (дата обращения 18.11.2017)
6. Электронные архивы: теория и практика внедрения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.docflow.ru/toolkits/3/ (дата обращения 17.11.2017)
7. Юмашева Ю. Ю. Архивы электронных документов: проблемы и возможные решения // Власть. - 2015. - № 3. - С. 61.