ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. ЕГО ПРИМЕНЕНИЕ И ПРЕИМУЩЕСТВА НАД БУМАЖНЫМ

Необходимость автоматизированного управления документами стала переходить в практическую плоскость, много предприятий в России начали внедрять в свою организацию системы электронного документирования, давая организациям возможность, на своем опыте почувствовать преимущества новой технологии действий с документами. Для технических организаций, которые посчитали, что уже прошли данный этап, возможно появится необходимость переосмыслить свой выбор и заново начать изучение проблемы, которая позволит повысить эффективность управления документооборотом. Обусловливается это изменением рыночной ситуации, увеличением числа организаций, развитием информационных технологий и коммуникаций.

Автоматизация регулировки документооборотом обуславливается двумя аспектами:

 – повышение эффективности организационно-распорядительного документооборота

 – повышение эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе

Разные точки зрения, в вопросах документооборота, определяется разной значимостью и ролью документов в работе организации.  Это зависит от следующих факторов:

- размера организации,

- отрасли производства,

- стиля управления,

- уровня технологической зрелости

Поэтому для одной организации документ может быть, к примеру, инструментом управления, для другой – продуктом и средством производства. Организации выбирают подходящую систему из множества, присутствующих на рынке.

Электронный обмен данными – это способ передачи информации, с которым сегодня сталкивается каждый. Осуществляется он с помощью различных информационных систем, интернета, компьютерных сетей, электронной почты и др.

Документооборот – это передвижение документов в организации с момента создания до исполнения или отправления [1]. Комплекс работ с документами включает такие моменты как: рассылка, прием, регистрация, формирование дел, повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) это единый механизм по работе с документами, выполненными в электронном виде.

Документ, сделанный в электронном виде, при помощи компьютерных программ, может подписываться электронной подписью и сохраняется на электронном носителе в виде файла.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это средство для защиты информации, благодаря которой, обеспечивается контроль целостности и подлинности электронных документа.

Множества предприятий отмечают достоинства электронного документооборота, среди которых выделяют следующие преимущества:

· поиск документов быстрый и удобный, благодаря множеству фильтров и параметров поиска;

· контроль исполнения документов;

· регистрация документов;

· работа с документами в сети;

· распределение прав доступа к документам системы;

· одновременное ведение нескольких картотек с документами;

· работа с проектами документов;

· сортировка документов, которая распределяется в зависимости от стадии выполнения документа;

· формирование стандартных отчетов;

· возможность передачи документов по электронной почте;

· отслеживание перемещения документов, ведение реестра внутренней передачи документов;

· ведение пользовательского списка тематических рубрик, организаций, должностных лиц, групп документов;

· редактирование шаблонов выходных печатных форм.

Использование электронного документооборота даёт возможность понизить число служб, которые занимаются работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).

Преимуществом электронного документооборота также является возможность уменьшить затраты на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Недостатки у электронного документооборота тоже имеются. Это достаточно дорогое программное и аппаратное обеспечение и временные затраты, необходимые для перевода всех бумажных документов в электронный вид. Время потребуется и для обучения персонала. Далеко не каждый человек обладает соответствующими знаниями и умениями по работе с соответствующим программным или аппаратным обеспечением. Хотя с каждым днем количество опытных пользователей персонального компьютера только растет, иногда бывает непросто найти человека с подходящими навыками для компании или организации.

Стоит отметить еще один серьезный минус электронного документооборота – это возможность утечки или кражи данных [2]. На сегодняшний день, степень развития аппаратных и программных средств не достаточно высока, чтобы обеспечить абсолютную сохранность электронных данных. Но, стоит заметить, что даже самые простые меры по защите информации способны обеспечить высокий уровень сохранности электронной информации.

Среди программных средств, применяемых в электронном документообороте, можно выделить такие программы как: Docs Open, Documentum, StaffWare. Docs Open используется организациями для создания и редактирования большого количества документов. База программы строится по принципу клиент-сервер. Система хранения документов основана на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Особенностью программы является возможность ведения удаленных архивов информации и хорошей системой защиты информации, которая может определять права доступа к документу. Программа Documentum – система управления документами, которая предоставляет надежную платформу для решения различных прикладных задач. Отличительной особенностью программы является возможность рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. При создании информации данный метод позволит поместить ее в центральное хранилище, у которого есть открытый доступ и далее оптимальным способом компоновать данные и предоставлять их для пользователей. StaffWare, также работающий по технологии клиент-сервер предоставляет возможность маршрутизировать поток документов и осуществлять контроль над их исполнением. Программа способна взаимодействовать с другими программными средствами, которые поддерживают ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п. В StaffWare также имеется простой и удобный графический построитель процедур, который наглядно показывает путь следования документов и алгоритм их обработки.

Несомненно, переход на электронный документооборот необходим. С каждым днем бумажных документов становится все меньше, а роль электронного документа значительно повышается, но несмотря на развивающиеся информационные технологии, документы в бумажном виде все равно будут иметь место.

Список литературы:

1. Система автоматизации документооборота [Электронный ресурс] - Режим доступа. - URL: http://goo.gl/9a2fcf (дата обращения: 30.07.17).
2. Электронный документооборот [Электронный ресурс] - Режим доступа. - URL:http://studopedia.ru/2_21555_elektronniy-dokumentooborot.html (дата обращения: 30.07.17).