РАЗРАБОТКА МОДУЛЯ РАБОТЫ С ИСХОДЯЩИМИ ПОРУЧЕНИЯМИ МОБИЛЬНОГО ПРИЛОЖЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯМИ

Для современного руководителя управление поручениями и контроль за их исполнением – ключевое понятие достижения эффективности и продуктивности в своей работе. Огромные объемы информации и данных, поступающих сотрудникам различных корпораций каждый день, быстрый темп жизни делают процесс выполнения задач и поручений затруднительным из-за неспособности человеческого мозга постоянно помнить и анализировать имеющиеся данные.

Кроме того, в работе каждой организации количество задач и поручений нарастает как «снежный ком», поэтому грамотно организованная система контроля поручений – неотъемлемый инструмент современного бизнеса, ведь умение эффективно управлять временем предоставляет человеку и организации огромное количество возможностей:

• быстрое достижение поставленных целей;
• достижение успеха в любой сфере деятельности;
• выполнение множества дел в течении короткого промежутка времени;
• уменьшение вероятности провала при выполнении определенных задач.

В настоящее время современный рынок IT предоставляет огромное количество систем для управления поручениями. Самыми популярными на данный момент являются: Битрикс24, MS Outlook, LeaderTask, Мегаплан [1]. Каждая из представленных систем имеет мобильную версию. Однако, пользоваться мобильными версиями данных систем предпочитает небольшое количество пользователей из-за наличия широкого функционала, который не всегда в полной мере необходим пользователю и зачастую загружает мобильный интерфейс.

Кроме того, все рассмотренные мобильные приложения не являются самостоятельными и законченными программными продуктами, а работают как дополнение системы к версии для персонального компьютера. Стоимость лицензий для работы с полными версиями для персонального компьютера достаточно велика, стоимость минимального пакета услуг рассмотренных систем составляет около 300 р./мес. за одного пользователя.

Таким образом, наличие полноценных версий для персональных компьютеров делает использование мобильных приложений невостребованным.

Несмотря на наличие большого количества существующих систем управления поручениями, разработка новых систем для организации контроля поручений продолжается постоянно. Это говорит о неудовлетворенности пользователей имеющимися продуктами и их желании получить универсальный, легкий и качественный программный продукт.

В рамках научной работы был разработан модуль работы с исходящими поручениями, который будет является составной частью мобильного приложения управления поручениями. Данный модуль будет способствовать сокращению времени, затрачиваемого на создание и контроль исходящих поручений, и увеличению показателей производительности труда сотрудников, использующих данный модуль при работе с исходящими поручениями.

Для определения функций, подлежащих автоматизации, были описаны пользовательские требования с использованием дерева требований, описывающим требования первого, второго и третьего уровня (таблица 1).

Таблица 1.

Дерево требований

Требования были ранжированы по степени относительной важности (шкала от 1 до 5) для выделения наиболее значимых.

Было установлено, что требования третьего уровня со степенью относительной важности – 5 требуют особого внимания при проектировании и разработке.

Таким образом, в ходе разработки модуля работы с исходящими поручениями автоматизации подлежат следующие функции:

1. отображение исходящих поручений;
2. поиск исходящих поручений;
3. просмотр исходящего поручения;
4. снятие поручения с исполнения;
5. добавление комментария к исходящему поручению;
6. выставление оценки выполненному поручению;
7. создание поручения.

На основании набора функций, реализуемых в модуле работы с исходящими поручениями, была выявлена необходимость создания восьми связанных мобильных интерфейсов (рисунок 1).

Рисунок 1. Структура модуля работы с исходящими поручениями

Каждый экран пользовательского интерфейса является отдельной формой мобильного приложения и выполняет соответствующие функции.

При разработке модуля мобильного приложения управления поручениями использовалась технология нативной разработки, так как нативные приложения демонстрируют лучшую производительность и предоставляют все возможности выбранной мобильной операционной системы. Кроме того, мобильное приложение управления поручениями требует долгосрочного развития, что делает использование нативной технологии разработки преимущественным [2].

Также при разработке модуля работы с исходящими поручениями использовалась IDE Android Studio, так как она является официальной средой разработки под Android от Google на сегодняшний день и распространяется бесплатно [3].

Данное приложение может работать только в режиме online, так как приложению необходим доступ к серверу базы данных для отображения имеющейся и сохранения вводимой информации.

Кроме того, модуль мобильного приложения управления поручениями использует бесплатные ресурсы Microsoft Azure по программе BizSpark для хранения и управления данными при помощи доступной базы данных MySQL и использования Azure в качестве сервера [4].

Для выявления эффективности разработанного модуля было проведено сравнение трех способов создания поручения: составление письменного поручения, устное задание поручения и создание поручения при помощи разработанного модуля работы с исходящими поручениями.

При создании поручения в письменной форме пользователю было предложено заполнить регистрационную форму создания поручения.

При создании поручения в устной форме пользователь в произвольной форме описывал какую работу необходимо выполнить исполнителю, к какому сроку и какой результат ожидается.

При создании поручения при помощи разработанного модуля работы с исходящими поручениями пользователь использовал встроенную функцию создания поручения, включающую выбор исполнителя, заполнение текстовых полей и задание сроков.

При создании поручений различными методами засекалось время. Итоговые результаты сравнения приведены в таблице 2.

Таблица 2.

Итоговые результаты сравнения способов создания поручения

В результате проведенного сравнения было выявлено, что создание поручения при помощи разработанного модуля является самым быстрым способом регистрации нового задания, сокращающим время создания поручения на 40% по сравнению с письменным методом и почти на 60% по сравнению с устным.

Таким образом, разработанный модуль работы с исходящими поручениями, являющийся составной частью мобильного приложения управления поручениями, способствует сокращению времени, затрачиваемого на создание новых поручений, тем самым предоставляя сотрудникам возможность повысить эффективность и продуктивность своей работы.

Список литературы:

1. Независимый обзор систем управления задачами для малого и среднего бизнеса от компании Росконсалтинг [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.slideshare.net/IgorVinokuroff/ss-66637596 (дата обращения: 20.05.2017)
2. Мобильные приложения: нативные vs html5 vs гибридные [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.ratingruneta.ru/abc-moblile/mobile-apps-native-vs-html5-vs-hybrid/ (дата обращения: 01.05.2017)
3. Android Studio – the Official IDE for Android [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://developer.android.com/studio/index.html  (дата обращения: 01.05.2017)
4.  Введение в Microsoft Azure [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://docs.microsoft.com/azure/fundamentals-introduction-to-azure (дата обращения: 10.05.2017)