АНАЛИТИЧЕСКИЙ ОБЗОР СУЩЕСТВУЮЩИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯМИ

Введение

Эффективное управление рабочим временем сотрудников является актуальной проблемой как в крупных, так и в мелких организациях, ведь одной из важнейших составляющих управления временем является ключевой фактор успеха любой организации – контроль исполнения поручений.

В любой организационной деятельности неисполнение поручений является проблемой или «узким местом», являющимся серьезным препятствием, тормозящим процесс выполнения работы. Поэтому инструмент для управления поручениями – это неотъемлемая часть современного бизнеса.

Грамотно организованная система контроля поручений позволяет «разгрузить» человека, избавить его от многочисленных и разрозненных напоминаний на электронных и бумажных носителях и при этом дать ему полную уверенность в том, что каждое поручение будет выполнено.

Контроль исполнения поручений как ключевой фактор успеха IT-предприятия

 Деятельность существующих на сегодняшний день организаций в основном связана с выполнением огромного количества IT-проектов. Будущее организации формируется благодаря успешно завершенным проектам.

В ходе работы по управлению проектом решается множество задач: определение целей проекта, подбор сотрудников для его выполнения, планирование и многие другие. Таким образом, успех проекта определяется не одним фактором.

Однако, во многих случаях проекты терпят неудачу. Согласно исследованиям всемирно известной аналитической компании «Gartner», 66% проектов не выполняют поставленных целей, завершаются позднее заявленных сроков и очень часто перерасходую бюджет [1]. По данным Standish Group – известной компании, занимающейся исследованием и анализом эффективности IT-проектов – 51% проектов являются провальными по причине срыва сроков, бюджета и так далее, и 15% проектов являются незаконченными [2].

Выделяют несколько основных причин неудач проектов:

• контроль: некачественный и несвоевременный контроль исполнения этапов проекта, задач и поручений по проекту;
• требования: неясные, противоречивые и т.д.;
• ресурсы: недостаток ресурсов, некачественное планирование ресурсов;
• сроки: сжатые, нереалистичные;
• планирование: ошибочные расчеты, некачественное планирование;
• риски: не идентифицированы риски.

Все вышеперечисленные причины являются важными и требующими внимания, однако, рассмотрим подробнее первый – контроль.

В ходе выполнения проекта или просто процесса функционирования организации или отдела, пожалуй, один из самых важных процессов – это контроль за исполнением поручений.

Постановка и контроль поручений занимает большую часть рабочего времени любого руководящего сотрудника предприятия. В то же время, выполнение поручения является не менее значимым процессом.

Устная форма или запись на бумаге – традиционная форма постановки поручения, но не самая эффективная. В ходе контроля поручений сотрудники сталкиваются с некоторыми проблемами, например:

• отсутствие единого способа создания поручения – в каждом отделе свои способы (устная постановка поручения, письмо по электронной почте, записка и т.д.);
• потеря поручений в ходе текущей работы;
• выход за рамки установленных сроков при выполнении поручений.

Таким образом, успех проекта или всей организации зачастую зависит от качественно выполненных и проконтролированных поручений.

В настоящее время существует множество IT-решений, делающих процесс контроля поручений проще и легче, повышая при этом вероятность успешного завершения проекта.

Основные факторы, повышающие актуальность использования систем управления поручениями в работе организации:

• решения и задачи руководителей часто не выполняются или просрочиваются;
• в организации слабая исполнительская дисциплина;
• проекты и задачи часто растягиваются на неопределённый срок.

Системы управления поручениями

В настоящее время современный рынок IT предоставляет огромное количество систем для управления поручениями. По данным российской компании «Росконсалтинг» самыми популярными системами на сентябрь 2016 года являются [3]:

• MS Outlook;
• Битрикс24;
• Мегаплан;
• LeaderTask.

MS Outlook

MS Outlook – система от компании Microsoft, являющаяся персональным мессенджером и включающая в себя следующие основные функции [4]: почтового клиента, календаря, планировщика задач, записной книжки, списка контактов.

MS Outlook является удобным средством для работы в корпоративной среде. Он позволяет не только работать с корпоративной почтой, но и организовывать совещания и встречи, согласовывать события, хранить контакты.

В мобильной версии этой системы список задач возможно отобразить в виде списка, либо просмотреть на календаре.

Экран создания поручения содержит стандартные поля для ввода имени исполнителя, темы, сроков и описания задачи. Дополнительно указывается состояние, важность и процент готовности. Кроме того, можно настроить уведомления.

Существует возможность организации совместной работы при помощи создания общей папки, календаря или списка общих задач для команды.

Выделим основные достоинства MS Outlook:

• не требует дополнительного обучения;
• не требует настройки;
• может использоваться в качестве основной почты;
• наличие мобильной версии для ОС Android и iOS;
• интеграция с социальными сетями Facebook и LinkedIn.

К недостаткам можно отнести:

• требует финансовых затрат: стоимость минимального пакета услуг для корпоративного использования – 515,50 р./мес. за одного сотрудника, стоимость минимального пакета услуг для домашнего использования – 269 р. в месяц;
• предназначен для использования в основном как почтовый сервис.

Битрикс24

Битрикс24 – корпоративный портал, предоставляющий широкие функциональные возможности [5]. Эта система предоставляет функции работы с клиентами, управления задачами и проектами, звонков и видео чатов, социальных сетей, планирования встреч и собраний, почтового сервера и так далее.

 Ниже представлены самые перспективные функциональные возможности системы Битрикс24:

• прежде всего, система предоставляет возможность создания и обсуждения задачи, а также контроль за ее сроками и выполнением;
• битрикс24 является облачным хранилищем для файлов и документов пользователя, к которым имеют доступ все сотрудники. В процессе работы документы можно редактировать, избегая повторных закачек;
• система предоставляет возможность различной связи с клиентами компании: чат, видео звонки, звонки на мобильные и стационарные телефоны;
• так же есть возможность совмещения нескольких календарей, например, личного и рабочего, вести учет рабочего времени сотрудника и анализировать его занятость;
• самая интересная особенность системы – это наличие собственной социальной сети.  Она позволяет быстро обсуждать текущие дела и быть в курсе важных событий компании. Общение в «живой ленте» происходит в режиме реального времени, не используя дополнительные программы для обмена сообщениями. Переписка хранится в истории, что позволяет быстро и своевременно найти необходимое сообщение.

Несмотря на огромное количество возможностей, Битрикс24 имеет и недостатки:

• наличие большого числа различных в работе инструментов усложняют навигацию и работу пользователя;
• требует финансовых затрат: минимальная цена на «коробочную» версию системы – 59 000 р., реализация одного проекта – бесплатно, каждый следующий проект – 990 р.;
• предназначен для предприятий крупного бизнеса;
• не предназначен для личного использования.

Мегаплан

 «Мегаплан» – централизованная облачная система управления бизнесом, одна из первых систем управления на российском рынке [6].

Список задач очень удобен для просмотра, включает только необходимую информацию о постановщике и содержании поручения.

Кроме того, система позволяет настроить собственный вариант отображения краткой информации о поручении.

Задачи, у которых приближается дата окончания, выделяются в списке «пожаром», что способствует привлечению внимания пользователя к проблемным поручениям. Это помогает предотвратить смещение сроков поручения заранее. К поручению для удобства так же прикреплена история переписки.

«Мегаплан» предоставляет возможность переноса сроков и добавления дополнительных сотрудников для исполнения какой-либо задачи.

При увольнении текущего сотрудника «Мегаплан» поможет новому сотруднику быстро и незатруднительно влиться в курс дела, так как переписка и файлы по каждой задаче хранятся в системе.

Важной особенностью «Мегаплана» является то, что вся работа в этой системе основана на понятии «сделка».

Недостатки Мегаплан:

• работа с определенным видом деятельности;
• не предназначен для личного использования;
• требует финансовых затрат: минимальная стоимость пакета при совместной работе (до 5 чел.) – 330 р./мес.;
• наличие большого числа различных в работе инструментов, не всегда требующихся пользователю.

LeaderTask

LeaderTask – популярная российская разработка для управления проектами и ведения списка дел [7].

Система позволяет быстро создавать задачи и организовывать их в удобные древовидные структуры. Количество вложенных структур при этом не ограниченно. Кроме того, каждой задаче можно настроить визуальное оформление.

Имеется возможность сортировки списка задач по определенному параметру: приоритету, важности и т.д.

Планирование событий также имеется в функционале LeaderTask.

События и поручения можно просмотреть при помощи календаря, регулируя промежуток времени: день, неделя, месяц.

Создание проектов позволяет организовать совместную работу пользователей. Все пользователи проекта будет видеть задачи в проекте, смогут вести переписку и обсуждение задач.

В органайзере LeaderTask также имеется возможность настройки уведомлений о просроченных, текущих, выполненных задачах.

Отличительной особенностью системы LeaderTask является поддержка им всех методологий тайм-менеджмента:

• органайзер для секретаря;
• органайзер для бухгалтера;
• органайзер для государственных служащих;
• органайзер для студентов;
• и т.д.

К недостаткам LeaderTask можно отнести:

• требует финансовых затрат: минимальная стоимость пакета за 6 месяцев для 1 пользователя – 1494 р.;
• наличие большого числа различных в работе инструментов, не всегда требующихся пользователю.

На основании выполненного аналитического обзора были выделены критерии оптимального выбора системы управления поручениями. Далее в таблице приведено сравнение наиболее популярных систем по этим критериям.

Таблица 1.

Сравнительный анализ систем управления поручениями

Заключение

На основании изучения процесса управления поручениями как ключевого фактора успеха IT-предприятия был выполнен сравнительный анализ различных систем управления поручениями. Каждая система обладает определенными достоинствами и недостатками.

Было установлено, что все системы имеют широкий функционал, который не всегда в полной мере необходим пользователю.

Кроме того, все рассмотренные системы являются платными и требуют достаточно больших финансовых затрат для приобретения лицензии.

Для использования в крупных и сложных проектах становится рациональным использование Битрикс24. При грамотном использовании эта система позволяют легче контролировать огромное количество поручений, их сроки и важность. Однако в небольших или некоммерческих проектах бывает удобнее и выгоднее использовать более дешевые и легковесные системы, такие как Мегаплан и LeaderTask.

Список литературы:

1. Ферура Г.С. Условия, факторы и критерии успешной реализации проекта: обобщение опыта проектного управления // Современные технологии управления. ISSN  2226-9339. — №11 (47). Номер статьи: 4710. Дата публикации: 2014-11-08. Режим доступа: http://sovman.ru/article/4710 (дата обращения: 17.05.2017)
2. Статистика успешности ИТ-проектов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://iq300.ru/blog/posts/183 (дата обращения: 20.05.2017)
3. Независимый обзор систем управления задачами для малого и среднего бизнеса от компании Росконсалтинг [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.slideshare.net/IgorVinokuroff/ss-66637596 (дата обращения: 20.05.2017)
4. Почтовый клиент Microsoft Outlook – обзор [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.livebusiness.ru/tool/2244/ (дата обращения: 21.05.2017)
5. Битрикс24 CRM. Обзор [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://habrahabr.ru/company/trinion/blog/257795/ (дата обращения: 21.05.2017)
6. Описание CRM Мегаплан [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://habrahabr.ru/company/trinion/blog/296882/ (дата обращения: 21.05.2017)
7. Обзор возможностей планировщика LeaderTask [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.leadertask.ru/content/view/21/392/ (дата обращения: 21.05.2017)