Телефон: 8-800-350-22-65
WhatsApp: 8-800-350-22-65
Telegram: sibac
Прием заявок круглосуточно
График работы офиса: с 9.00 до 18.00 Нск (5.00 - 14.00 Мск)

Статья опубликована в рамках: XXIV Международной научно-практической конференции «Научное сообщество студентов: МЕЖДИСЦИПЛИНАРНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ» (Россия, г. Новосибирск, 03 июля 2017 г.)

Наука: Экономика

Секция: Менеджмент

Скачать книгу(-и): Сборник статей конференции

Библиографическое описание:
Степанова Д.В. АНАЛИТИЧЕСКИЙ ОБЗОР СУЩЕСТВУЮЩИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯМИ // Научное сообщество студентов: МЕЖДИСЦИПЛИНАРНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ: сб. ст. по мат. XXIV междунар. студ. науч.-практ. конф. № 13(24). URL: https://sibac.info/archive/meghdis/13(24).pdf (дата обращения: 28.03.2024)
Проголосовать за статью
Конференция завершена
Эта статья набрала 0 голосов
Дипломы участников
У данной статьи нет
дипломов

АНАЛИТИЧЕСКИЙ ОБЗОР СУЩЕСТВУЮЩИХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯМИ

Степанова Дарья Викторовна

студент, кафедра технической кибернетики, УГАТУ,

РФ, г. Уфа

Введение

Эффективное управление рабочим временем сотрудников является актуальной проблемой как в крупных, так и в мелких организациях, ведь одной из важнейших составляющих управления временем является ключевой фактор успеха любой организации – контроль исполнения поручений.

В любой организационной деятельности неисполнение поручений является проблемой или «узким местом», являющимся серьезным препятствием, тормозящим процесс выполнения работы. Поэтому инструмент для управления поручениями – это неотъемлемая часть современного бизнеса.

Грамотно организованная система контроля поручений позволяет «разгрузить» человека, избавить его от многочисленных и разрозненных напоминаний на электронных и бумажных носителях и при этом дать ему полную уверенность в том, что каждое поручение будет выполнено.

 

Контроль исполнения поручений как ключевой фактор успеха IT-предприятия

 Деятельность существующих на сегодняшний день организаций в основном связана с выполнением огромного количества IT-проектов. Будущее организации формируется благодаря успешно завершенным проектам.

В ходе работы по управлению проектом решается множество задач: определение целей проекта, подбор сотрудников для его выполнения, планирование и многие другие. Таким образом, успех проекта определяется не одним фактором.

Однако, во многих случаях проекты терпят неудачу. Согласно исследованиям всемирно известной аналитической компании «Gartner», 66% проектов не выполняют поставленных целей, завершаются позднее заявленных сроков и очень часто перерасходую бюджет [1]. По данным Standish Group – известной компании, занимающейся исследованием и анализом эффективности IT-проектов – 51% проектов являются провальными по причине срыва сроков, бюджета и так далее, и 15% проектов являются незаконченными [2].

Выделяют несколько основных причин неудач проектов:

  • контроль: некачественный и несвоевременный контроль исполнения этапов проекта, задач и поручений по проекту;
  • требования: неясные, противоречивые и т.д.;
  • ресурсы: недостаток ресурсов, некачественное планирование ресурсов;
  • сроки: сжатые, нереалистичные;
  • планирование: ошибочные расчеты, некачественное планирование;
  • риски: не идентифицированы риски.

Все вышеперечисленные причины являются важными и требующими внимания, однако, рассмотрим подробнее первый – контроль.

В ходе выполнения проекта или просто процесса функционирования организации или отдела, пожалуй, один из самых важных процессов – это контроль за исполнением поручений.

Постановка и контроль поручений занимает большую часть рабочего времени любого руководящего сотрудника предприятия. В то же время, выполнение поручения является не менее значимым процессом.

Устная форма или запись на бумаге – традиционная форма постановки поручения, но не самая эффективная. В ходе контроля поручений сотрудники сталкиваются с некоторыми проблемами, например:

  • отсутствие единого способа создания поручения – в каждом отделе свои способы (устная постановка поручения, письмо по электронной почте, записка и т.д.);
  • потеря поручений в ходе текущей работы;
  • выход за рамки установленных сроков при выполнении поручений.

Таким образом, успех проекта или всей организации зачастую зависит от качественно выполненных и проконтролированных поручений.

В настоящее время существует множество IT-решений, делающих процесс контроля поручений проще и легче, повышая при этом вероятность успешного завершения проекта.

Основные факторы, повышающие актуальность использования систем управления поручениями в работе организации:

  • решения и задачи руководителей часто не выполняются или просрочиваются;
  • в организации слабая исполнительская дисциплина;
  • проекты и задачи часто растягиваются на неопределённый срок.

Системы управления поручениями

В настоящее время современный рынок IT предоставляет огромное количество систем для управления поручениями. По данным российской компании «Росконсалтинг» самыми популярными системами на сентябрь 2016 года являются [3]:

  • MS Outlook;
  • Битрикс24;
  • Мегаплан;
  • LeaderTask.

MS Outlook

MS Outlook – система от компании Microsoft, являющаяся персональным мессенджером и включающая в себя следующие основные функции [4]: почтового клиента, календаря, планировщика задач, записной книжки, списка контактов.

MS Outlook является удобным средством для работы в корпоративной среде. Он позволяет не только работать с корпоративной почтой, но и организовывать совещания и встречи, согласовывать события, хранить контакты.

В мобильной версии этой системы список задач возможно отобразить в виде списка, либо просмотреть на календаре.

Экран создания поручения содержит стандартные поля для ввода имени исполнителя, темы, сроков и описания задачи. Дополнительно указывается состояние, важность и процент готовности. Кроме того, можно настроить уведомления.

Существует возможность организации совместной работы при помощи создания общей папки, календаря или списка общих задач для команды.

Выделим основные достоинства MS Outlook:

  • не требует дополнительного обучения;
  • не требует настройки;
  • может использоваться в качестве основной почты;
  • наличие мобильной версии для ОС Android и iOS;
  • интеграция с социальными сетями Facebook и LinkedIn.

К недостаткам можно отнести:

  • требует финансовых затрат: стоимость минимального пакета услуг для корпоративного использования – 515,50 р./мес. за одного сотрудника, стоимость минимального пакета услуг для домашнего использования – 269 р. в месяц;
  • предназначен для использования в основном как почтовый сервис.

Битрикс24

Битрикс24 – корпоративный портал, предоставляющий широкие функциональные возможности [5]. Эта система предоставляет функции работы с клиентами, управления задачами и проектами, звонков и видео чатов, социальных сетей, планирования встреч и собраний, почтового сервера и так далее.

 Ниже представлены самые перспективные функциональные возможности системы Битрикс24:

  • прежде всего, система предоставляет возможность создания и обсуждения задачи, а также контроль за ее сроками и выполнением;
  • битрикс24 является облачным хранилищем для файлов и документов пользователя, к которым имеют доступ все сотрудники. В процессе работы документы можно редактировать, избегая повторных закачек;
  • система предоставляет возможность различной связи с клиентами компании: чат, видео звонки, звонки на мобильные и стационарные телефоны;
  • так же есть возможность совмещения нескольких календарей, например, личного и рабочего, вести учет рабочего времени сотрудника и анализировать его занятость;
  • самая интересная особенность системы – это наличие собственной социальной сети.  Она позволяет быстро обсуждать текущие дела и быть в курсе важных событий компании. Общение в «живой ленте» происходит в режиме реального времени, не используя дополнительные программы для обмена сообщениями. Переписка хранится в истории, что позволяет быстро и своевременно найти необходимое сообщение.

Несмотря на огромное количество возможностей, Битрикс24 имеет и недостатки:

  • наличие большого числа различных в работе инструментов усложняют навигацию и работу пользователя;
  • требует финансовых затрат: минимальная цена на «коробочную» версию системы – 59 000 р., реализация одного проекта – бесплатно, каждый следующий проект – 990 р.;
  • предназначен для предприятий крупного бизнеса;
  • не предназначен для личного использования.

Мегаплан

 «Мегаплан» – централизованная облачная система управления бизнесом, одна из первых систем управления на российском рынке [6].

Список задач очень удобен для просмотра, включает только необходимую информацию о постановщике и содержании поручения.

Кроме того, система позволяет настроить собственный вариант отображения краткой информации о поручении.

Задачи, у которых приближается дата окончания, выделяются в списке «пожаром», что способствует привлечению внимания пользователя к проблемным поручениям. Это помогает предотвратить смещение сроков поручения заранее. К поручению для удобства так же прикреплена история переписки.

«Мегаплан» предоставляет возможность переноса сроков и добавления дополнительных сотрудников для исполнения какой-либо задачи.

При увольнении текущего сотрудника «Мегаплан» поможет новому сотруднику быстро и незатруднительно влиться в курс дела, так как переписка и файлы по каждой задаче хранятся в системе.

Важной особенностью «Мегаплана» является то, что вся работа в этой системе основана на понятии «сделка».

Недостатки Мегаплан:

  • работа с определенным видом деятельности;
  • не предназначен для личного использования;
  • требует финансовых затрат: минимальная стоимость пакета при совместной работе (до 5 чел.) – 330 р./мес.;
  • наличие большого числа различных в работе инструментов, не всегда требующихся пользователю.

LeaderTask

LeaderTask – популярная российская разработка для управления проектами и ведения списка дел [7].

Система позволяет быстро создавать задачи и организовывать их в удобные древовидные структуры. Количество вложенных структур при этом не ограниченно. Кроме того, каждой задаче можно настроить визуальное оформление.

Имеется возможность сортировки списка задач по определенному параметру: приоритету, важности и т.д.

Планирование событий также имеется в функционале LeaderTask.

События и поручения можно просмотреть при помощи календаря, регулируя промежуток времени: день, неделя, месяц.

Создание проектов позволяет организовать совместную работу пользователей. Все пользователи проекта будет видеть задачи в проекте, смогут вести переписку и обсуждение задач.

В органайзере LeaderTask также имеется возможность настройки уведомлений о просроченных, текущих, выполненных задачах.

Отличительной особенностью системы LeaderTask является поддержка им всех методологий тайм-менеджмента:

  • органайзер для секретаря;
  • органайзер для бухгалтера;
  • органайзер для государственных служащих;
  • органайзер для студентов;
  • и т.д.

К недостаткам LeaderTask можно отнести:

  • требует финансовых затрат: минимальная стоимость пакета за 6 месяцев для 1 пользователя – 1494 р.;
  • наличие большого числа различных в работе инструментов, не всегда требующихся пользователю.

На основании выполненного аналитического обзора были выделены критерии оптимального выбора системы управления поручениями. Далее в таблице приведено сравнение наиболее популярных систем по этим критериям.

Таблица 1.

Сравнительный анализ систем управления поручениями

Параметр/Инструмент

MS Outlook

Битрикс24

Мегаплан

LeaderTask

Необходимость дополнительных затрат на покупку лицензии

+

+

+

+

Необходимость настройки

-

+

-

-

Наличие мобильной версии

+

+

+

+

Визуализация поручений на календаре

-

+

+

+

Наличие функции автоматического распределения сроков поручения

-

-

-

-

Легкость навигации при использовании мобильной версии/версии для ПК

+

-

-

+

Использование в определенной прикладной области

-

-

+

-

 

 

Заключение

На основании изучения процесса управления поручениями как ключевого фактора успеха IT-предприятия был выполнен сравнительный анализ различных систем управления поручениями. Каждая система обладает определенными достоинствами и недостатками.

Было установлено, что все системы имеют широкий функционал, который не всегда в полной мере необходим пользователю.

Кроме того, все рассмотренные системы являются платными и требуют достаточно больших финансовых затрат для приобретения лицензии.

Для использования в крупных и сложных проектах становится рациональным использование Битрикс24. При грамотном использовании эта система позволяют легче контролировать огромное количество поручений, их сроки и важность. Однако в небольших или некоммерческих проектах бывает удобнее и выгоднее использовать более дешевые и легковесные системы, такие как Мегаплан и LeaderTask.

 

Список литературы:

  1. Ферура Г.С. Условия, факторы и критерии успешной реализации проекта: обобщение опыта проектного управления // Современные технологии управления. ISSN  2226-9339. — №11 (47). Номер статьи: 4710. Дата публикации: 2014-11-08. Режим доступа: http://sovman.ru/article/4710 (дата обращения: 17.05.2017)
  2. Статистика успешности ИТ-проектов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://iq300.ru/blog/posts/183 (дата обращения: 20.05.2017)
  3. Независимый обзор систем управления задачами для малого и среднего бизнеса от компании Росконсалтинг [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.slideshare.net/IgorVinokuroff/ss-66637596 (дата обращения: 20.05.2017)
  4. Почтовый клиент Microsoft Outlook – обзор [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.livebusiness.ru/tool/2244/ (дата обращения: 21.05.2017)
  5. Битрикс24 CRM. Обзор [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://habrahabr.ru/company/trinion/blog/257795/ (дата обращения: 21.05.2017)
  6. Описание CRM Мегаплан [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://habrahabr.ru/company/trinion/blog/296882/ (дата обращения: 21.05.2017)
  7. Обзор возможностей планировщика LeaderTask [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.leadertask.ru/content/view/21/392/ (дата обращения: 21.05.2017)
Проголосовать за статью
Конференция завершена
Эта статья набрала 0 голосов
Дипломы участников
У данной статьи нет
дипломов

Оставить комментарий

Форма обратной связи о взаимодействии с сайтом
CAPTCHA
Этот вопрос задается для того, чтобы выяснить, являетесь ли Вы человеком или представляете из себя автоматическую спам-рассылку.