МОДЕЛИРОВАНИЕ И ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ СЛУЖБЫ ЭКСПРЕСС ДОСТАВКИ

На настоящий момент помимо стандартных видов услуг, службы экспресс-доставки предлагают клиентам, в том числе и комплексные услуги, включающие в себя оформление всей необходимой документации, работу со складом и упаковку. Такой подход делает использование сервиса крайне удобным для клиента, поскольку все необходимые действия выполняются курьерской службой.

Ввиду ощутимой конкуренции, многие компании прибегают к оптимизации своих бизнес процессов с целью достижения более высокой эффективности.

Определение бизнес-процессов, которые требуют улучшения

Рассматривая деятельность службы экспресс-доставки, стоит выделить бизнес-процесс доставки, который состоит из ряда субпроцессов, перечисленных ниже:

• Оформление заказа на оказание услуги;
• Прием груза у отправителя;
• Перемещение груза на склад для сортировки;
• Создание путевого листа;
• Погрузка;
• Доставка и передача груза указанному получателю.

Бизнес-процесс экспресс-доставки стоит считать бизнес-процессом поскольку это разворачивающийся в реальном времени, предсказуемый, и повторяющийся процесс, имеющий для потребителя ценность.

Этот бизнес-процесс нуждается в переработке, поскольку, из-за отсутствия автоматизации, создание путевого листа и контроль документооборота производится в ручном режиме, что влечет за собой частые ошибки, а как следствие и увеличивает расходы на оплату труда и расходные материалы.

Далее, в рамках этой работы, будут рассмотрены и переработаны следующие субпроцессы: оформление заказа на оказание услуги; прием груза у отправителя; создание путевого листа.

Оптимизация будет проводиться при условии, что в месяц обрабатывается около 300 заказов

Созданием моделей имеющихся бизнес-процессов

Для анализирования процессов и их моделирования, будет использована модель AS-IS, которая является моделью уже существующего бизнес-процесса. Данная модель будет начальной точкой при выявлении слабых мест, потребностей и проектирования усовершенствованных процессов.

Для моделирования бизнес процессов воспользуемся нотацией BPMN. Модель уже существующего процесса экспресс-доставки показана на рисунке 1.

Рисунок 1.  Модель AS-IS бизнес-процесса курьерской доставки

Как показывает рисунок 1, рассматриваемый процесс включает в себя шесть субпроцессов: оформление заказа, прием груза у отправителя, перемещение принятого груза на склад и сортировка, создание путевого листа, погрузка, доставка и передача груза получателю; а так же 3 работ: составление предварительной товарно-транспортной накладной, пересылка в бухгалтерию платежных документов и выбор свободного курьера.

Рассмотрим субпроцесс «Оформление заказа». Клиент обращается в службу экспресс доставки и указывает требования, которые должны быть соблюдены при осуществлении доставки. Оператор выясняет подробности и, при необходимости, дает консультацию отправителю. В случае, если служба способна выполнить поступивший заказ, то от отправителя требутеся казать параметры отправляемого объекта такие как, адрес отправителя и получателя, тип груза, удобное время забора груза и его доставки получателю. После этого оператор рассчитывает и сообщает стоимость пересылки груза. Если клиента все устраивает, оператор вручную заносит информацию о нем в систему учета или «журнал».

Для субпроцесса «Регистрация заказа» модель представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Модель AS-IS подпроцесса «Регистрация заказа»

Субпроцесс прием груза у отправителя, подразумевает под собой прибытие курьера к клиенту, снятие габаритов и параметров отправляемого объекта. Все данные вносятся курьером в ТТН, после чего производится расчет фактической стоимости пересылки и при согласии отправителя, от него принимается платеж.

Модель для субпроцесса «Прием груза у отправителя» представлена на рисунке 3.

Рисунок 3.  Модель AS-IS подпроцесса «Прием груза у отправителя»

«Создание путевого листа» происходит в следующем порядке: оператор, просматривает учтенные заказы и распределяет их по датам выдачи получателю и районам города. После этого вручную составляется наиболее оптимальный и простой маршрут для каждого района.

Модель для субпроцесса «Создания путевого листа» показана на рисунке 4.

Рисунок 4. Модель AS-IS подпроцесса «Составление путевого листа»

Для оценки затрат в данной работе будет использован функционально-стоимостный анализ.

Функционально-стоимостной анализ (ФСА, Activity Based Costing, АВС) - это технология, позволяющая оценить реальную стоимость продукта или услуги безотносительно к организационной структуре компании. Как прямые, так и косвенные расходы распределяются по продуктам и услугам в зависимости от объема ресурсов, требуемых на каждом из этапов производства. Действия, производимые на этих этапах, в контексте метода ФСА называются функциями. [3]

Для корректного проведения анализа процессов рассматриваемой службы экспресс доставки, потребуется выделить те затраты, которые возникают в ходе деятельности компании. Все они отображены в таблице 1.

Таблица 1.

Типы затрат службы экспресс-доставки

Чтобы оценить выбранные затраты выделим следующие функции:

• оформление заказа на оказание услуги;
• забор/доставка/выдача пересылаемого груза;
• работа со складом;
• создание ПЛ.

Соотнесение переменных затрат на указанные функции отображено в таблице 2.

Таблица 2.

Соотнесение переменных затрат на функции

Для определения конкретных затрат предприятия по каждому типу переменных затрат при выполнении каждой из функций, применим формулу (1)

                                                  (1)

 

где – переменные затраты относящиеся к функции k,

 – затраты по операции j, производящиеся в рамках функции k,

 – тариф операции j.

Следовательно, применив формулу (1) мы получим результаты вычислений, которые отображены в таблице 3.

Таблица 3.

Отображение переменных затрат

Соотнесение постоянных затрат на функции отображено в таблице 4.

Таблица 4.

Соотнесение постоянных затрат на функции

Для определения конкретных затрат предприятия по каждому типу постоянных затрат при выполнении каждой из функций, применим формулу (2)

                                                      (2)

 

где  – постоянные затраты типа s, необходимые для выполнения функции k,

 – сумма постоянных затрат типа s,

 – критерий распределения постоянных затрат типа s.

Сумма постоянных затрат службы по типам затрат в месяц составляет:

• З/П сотрудников – 100000 руб.;
• Амортизирование основных средств предприятия – 9000 руб.;
• Сотовая связь – 1500 руб.;
• Оплата коммунальных услуг – 9000 руб.;
• З/П Управляющего персонала – 35000 руб.;
• Оплата аренды склада – 20000 руб.;
• Оплата аренды офисного помещения – 15500 руб.

Следовательно, если для постоянных затрат на функции определить критерии распределения и рассчитать по формуле (2), мы получим результат отображенный в таблице 5.

Таблица 5.

Постоянные затраты

Суммарные затраты для каждой функции отображены в таблице 6.

Таблица 6.

Суммарные затраты для каждой функции

Оптимизация бизнес-процессов

После анализа модели AS-IS можно с уверенностью делать выводы о том, что рассматриваемый процесс экспресс-доставки не достаточно эффективен, так как документооборот не полностью автоматизирован, а составляемые вручную путевые листы содержат не всегда самый оптимальный машрут для доставки [1, с 121].

Чтобы оптимизировать бизнес-процесс экспресс-доставки предлагается внедрение АИС, которая автоматизирует работу документооборота и будет составлять оптимальные и эффективные маршруты доставки, основываясь на задаче коммивояжера. Предполагается, что внедренная АИС сможет заменить диспетчера, что позволит снизить затраты на выполнение рассматриваемого бизнес-процесса доставки.

Модель TO-BE бизнес-процесса экспресс-доставки, как и модель AS-IS, содержит в себе шесть субпроцессов: оформление заказа, прием отправляемого груза, перемещение груза на склад, сортировка, создание ПЛ, погрузка, доставка указанному получателю; а так же трех видов работ: предварительное составление товарно-транспортной накладной, направление документов в бухгалтерию, выбор курьера для доставки. Главное отличие заключается в том, что теперь оператора заменит АИС, так же будет добавлен еще один объект данных – БД  [2, c 49]. Модель для данного бизнес-процесса отображена на рисунке 5.3

Рисунок 5. Модель TO-BE бизнес-процесса курьерской доставки

Для лучшего понимания специфики бизнес-процесса после улучшения, необходимо подробнее рассмотреть его субпроцессы.

Субпроцесс «оформление заказа» в модели TO-BE, считается полностью автоматизированным. Клиент, через веб-приложение сам заполняет основные данные для пересылки, а система рассчитывает предварительную стоимость доставки. В случае, если отправителя все устраивает,  он подтверждает заказ, после чего АИС сохраняет созданный заказ в БД. Модель для данного суб-процесса отображена на рисунке 6.

Рисунок 6. Модель TO-BE подпроцесса «Регистрация заказа»

Субпроцесс «Прием отправляемого груза» является частично автоматизированным. Курьер, прибыв к заказчику, регистрирует параметры пересылаемого объекта и заносит их в АИС при помощи корпоративного приложения и получает результирующую стоимость пересылки. Далее курьером заполняется физическая копия ТТН и передается клиенту. После этого принимается оплата наличным или безналичным расчетом, а клиент получает квитанцию об оплате. Модель для данного субпроцесса отображена на рисунке 7.

Рисунок 7. Модель TO-BE подпроцесса «Прием груза у отправителя»

Субпроцесс «Создание ПЛ», запускается в АИС после ввода курьером даты составления документа. После этого система проверяет существующие заказы и если находит соответствия, то помечает заказ на выполнение. Выбранные заказы сортируются по районам города, и основываясь на сортировке, при помощи задачи коммивояжера составляется эффективный маршрут доставки. Модель для данного субпроцесса представлена на рисунке 8.

Рисунок 8. Модель TO-BE подпроцесса «Составление путевого листа»

Чтобы произвести стоимостный анализ бизнес-процесса экспресс доставки по модели TO-BE, нам потребуется выделить ряд затрат, которые возникают в процессе выполнения этого процесса с учетом проведенной автоматизации. Все выделенные затраты отображены в таблице 7.

Таблица 7.

Классификация затрат службы экспресс-доставки

Типы затрат остались такими же, как и в AS-IS модели, но с учетом дополнительных прямых постоянных затрат, которые необходимы для поддержки внедренного программного обеспечения.

Выбранные для оценивания стоимостных затрат функции, так же остались прежними. Соотнесение переменных затрат на перечисленные функции отображено в таблице 8.

Таблица 8.  

Соотнесение переменных затрат на выбранные функции

Следовательно, если воспользоваться функцией (1), мы получим результаты, которые отображены в таблице 9.

Таблица 9.

Переменные затраты

Соотнесение постоянных затрат на выбранные функции отображенов в таблице 10.

Таблица 10.

 Соотнесение постоянных затрат на выбранные функции

Постоянные затраты останутся практически неизменными, исключением будет только З/П сотрудников, так как должность оператора больше не требуется. В сумме постоянные затраты по  типам затрат за месяц составляют: З/П сотрудников – 70 000 руб., амортизирование основных средств предприятия – 9 000 руб., сотовая связь – 1 500 руб., оплата коммунальных услуг – 9 000 руб., З/П управляющего персонала – 35 000 руб., оплата аренды складских помещений – 20 000 руб,. оплата аренды офисного помещения – 15 500руб., поддержка программного обеспечения - 2 000 руб.

Исходя из этого, если произвести расчет по формуле (3), основываясь на критериях распределения постоянных затрат по выбранным функциям, мы получим результаты, отображенные в таблице 11.

Таблица 11.

Постоянные затраты

Таблица 12.

Суммарные затраты функций

Далее было произведено сравнение стоимостных затрат, которые требуются для выполнения рассматриваемых бизнес-процессов экспресс службы доставки. Сравнение производилось на основе данных из моделей AS-IS и TO-BE. Результаты сравнения отображены в таблице 13.

Таблица 13.

Сравнение стоимостных затрат полученных из моделей AS-IS и TO-BE

Исходя из сравнения, можно сказать, что в результате модернизации, ежемесячно будет экономить 9,8 тыс. руб. Экономия за год составит приблизительно 117 тыс. руб., что можно считать существенной разницей для небольшого предприятия. Исходя из этого, можно утверждать, что предполагаемые мероприятия по оптимизации повысят эффективность деятельности службы экспресс-доставки.

Список литературы:

1. Генри Р. Нив «Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдвардса Деминга». Книга. Альпина Паблишер, 2017 – 384 с.
2. Сергей Маклаков «BPwin и ERwin. CASE - средства разработки информационных систем». Книга. Диалог-МИФИ, 2000 – 256 с.
3. Функционально-стоимостный анализ – публикация от 11.09.2003 URL:  http://www.cfin.ru/management/controlling/iso_abc.shtml (дата обращения 09.05.2017).