АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГЛАВНОГО СПЕЦИАЛИСТА ОТДЕЛА МЕТОДИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И КОНТРОЛЯ ГОРОДСКОГО УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ

Автоматизация информационных процессов в государственных учреждениях является на данный момент актуальной проблемой. В связи с тем что объем информации велик и необходима единая база систем управления.

Управление образованием города Байконур является органом исполнительной власти города Байконур, структурным подразделением администрации города, осуществляющим государственное управление в сфере образования.

Отдел методического обеспечения и контроля является структурным подразделением городского управления образованием. Отдел занимается организацией учебного процесса и учебно-методической работой, организационно-нормативным и организационно-методическим обеспечением образовательной деятельности, управлением и координацией деятельности учебных подразделений по вопросам реализации основных и дополнительных образовательных программ, контроль выполнения требований федеральных государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования при реализации основных образовательных программ, контроль выполнения учебной и учебно-методической работы работниками образовательных учреждений.

Объектом автоматизации является деятельность главного специалиста отдела методического обеспечения и контроля городского управления образованием. Основными задачами главного специалиста являются проведение процедур лицензирования и аккредитации образовательных учреждений.

Лицензирование и аккредитация образовательных учреждений - это разрешение на право ведения образовательной деятельности и подтверждение от лица государства соответствия деятельности образовательного учреждения образовательным стандартам и требованиям. В проведении процессов лицензирования и аккредитации участвуют эксперты, имеющие необходимую квалификацию в областях заявленных к государственной аккредитации  и лицензировании образовательных программ, соответствующие установленным требованиям.

Общая схема порядка проведения процессов лицензирования и аккредитации представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Общая схема порядка проведения лицензирования и аккредитации

Для проведения данных процедур существуют определенные сроки и этапы выполнения. [4]

Срок проведения процедуры лицензирования осуществляется в течении 60 дней со дня регистрации заявления, срок проведения процедуры лицензирования осуществляется в течении 10 дней со дня  регистрации заявления, срок проведения процедуры предоставления дубликата или копии лицензии осуществляется в течении 3-х дней со дня регистрации заявления.

Срок проведения процедуры аккредитации осуществляется в течении 105 дней со дня регистрации заявления, срок проведения процедуры переоформления свидетельства аккредитации осуществляется в течении 45 дней со дня регистрации заявления, срок предоставления дубликата или копии свидетельства аккредитации осуществляется в течении 15 дней со дня регистрации заявления.

В связи с тем, что эти процедуры могут проходить в нескольких учреждениях одновременно, специалисту приходится вести учет большого количества  документов и отслеживать выполнение сроков проведения каждого из этапов аккредитации или лицензирования. В настоящее время в отделе нет единой базы учета учреждений города, подлежащих проверке, документы хранятся разрозненно, в разных папках. На поиск необходимой информации тратится много времени, таким образом возникает необходимость создания такой системы, которая позволила бы систематизировать учет документов о проводимых аккредитациях и лицензирования, формировать графики проведения процедур и  контролировать сроки их выполнения.

В качестве математической модели для формирования графика проведения процедур лицензирования и аккредитации рассматривается метод сетевого планирования, а именно диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта – это представление в виде временной шкалы, позволяющее видеть, как продвигаются процедуры аккредитации и лицензирования.[1]

При помощи диаграммы Ганта можно заранее распланировать задачи, так что сложные проекты станут легко выполнимыми, также можно определить минимальное время для реализации проекта и подбирать свободных для работы людей для эффективного выполнения задач.

Чтобы создать диаграмму Ганта, необходимо:

1. Составить список всех задач проекта.
2. Определить самую раннюю дату начала выполнения для каждой задачи.
3. Определить количество времени, необходимое для выполнения каждой задачи.[3]

Список этапов и сроков выполнения каждого этапа представлены в таблице 1.

Таблица 1.

Перечень этапов проведения аккредитации и лицензирования

По этим данным построены диаграммы для процедур аккредитации и лицензирования, которые представлены на рисунках 2,3.[2]

Рисунок 2. Диаграмма проведения процедуры аккредитации

Рисунок 3. Диаграмма проведения процедуры лицензирования

Диаграммы состоят из полос, ориентированных вдоль оси времени. Каждая полоса на диаграмме представляет отдельный этап, её концы — моменты начала и завершения работы, её протяженность — длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень этапов. Кроме того, на диаграмме могут быть отмечены совокупные задачи, проценты завершения, указатели последовательности и зависимости работ, метки ключевых моментов (вехи), метка текущего момента времени «Сегодня» и др.

Основное преимущество использования диаграммы заключается в наглядном представлении работ с учетом требований предшествования-следования. Определяются характеристики сетевого графика, основные этапы проведения работ, таким образом, чтобы процедуры лицензирования и аккредитации в целом были выполнены в срок.

Дальнейшая разработка и внедрение данной системы позволит сократить время на подготовку и формирование документов необходимых для прохождения процедур лицензирования и аккредитации образовательных учреждений, контролировать сроки выполнения этапов проведения процедур, что в целом повысит эффективность работы специалиста отдела методического обеспечения и контроля городского управления образованием.

Список литературы:

1. Бережная Е.В., Бережной В.И. «Математические методы моделирования экономических систем» - М.: Финансы и статистика, -2002. -361с.
2. Вендров А.М. «Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем» Учеб.пособие.-М.:Финансы и статистика, 2004. -192 с.:ил.
3. Шапкин А.С., Мазаева Н.П. «Математические методы и модели исследования операций» - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К'», 2004.-400с.
4. Электронная библиотека: сайт – [Электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: http://obrnadzor.gov.ru (дата обращения: 26.03.2017).