УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИНФО-КОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ГОСУДАРСТВЕННОМ УПРАВЛЕНИИ

Ключевые слова: электронная цифровая подпись, электронное управление документами, информационные технологии, электронные документы.

Управление документацией (делопроизводство) - одна из основных отраслей деятельности организации. На данный момент совершенствование и повышение эффективности в сфере управления неотъемлемо от правильной организации делопроизводства.

В контексте нынешних условий для оптимизации работы предприятий важна общая компьютеризация общества в Российской Федерации, применение новых систем электронного документооборота в государственных учреждениях. Внедрение и развитие электронного документооборота помогает решить ряд проблем в сфере государственного управления.

Быстрое развитие информационных технологий и их применение при разработке электронного документооборота позволяют решить многие проблемы государственного управления. Информационные технологии - это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы реализации. В свою очередь, документы являются информационным объектом, который регулирует деятельность организационной структуры. Документы используются во всех сферах общественной жизни. Циркуляция документов с момента их создания и получения до завершения исполнения называется документооборотом. Внутренняя работа властей немыслима без использования большого количества документов. Из-за растущего объема документов возникла проблема с их хранением и обработкой. Основной вектор развития системы документального сопровождения органов государственной власти и развития информационных технологий был определен федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [1]. Закон регулирует понятия и определения в области информационных технологий, а также устанавливает принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации и регулирования отношений в области права, передачи, формирования и распространения информации.

Система электронного документооборота представляет собой автоматизированную многопользовательскую систему, которая организует процесс управления работой иерархической организации,  гарантируя выполнение поставленных задач.

Основными принципами работы систем электронного документооборота являются:

• единовременная регистрация документа в системе (во избежание дублирования документов);
• быстрый поиск информации в системе;
• постоянная циркуляция данных;
• согласованность структурных единиц;
• рациональная структура.

Тем не менее, существует ряд проблем с внедрением систем электронного документооборота в государственных учреждениях. Давайте посмотрим поближе. Главная проблема с внедрением электронного документооборота - низкий уровень образования. Эта проблема решается путем организации различных учебных курсов по основам компьютерной грамотности. Использование электронных систем управления документами в органах власти обеспечивает прозрачность документации. Однако есть документы, которые составляют государственную тайну. Поэтому в дополнение к открытой системе управления документами необходимо создать закрытую систему документооборота, реализация которой потребует дополнительные затраты. Важно, чтобы системы электронного документооборота отвечали современным требованиям, были совместимы и взаимосвязаны. Если, например, одни и те же документы называются по-разному в разных государственных органах, может возникнуть путаница. Важным требованием является также полное соответствие электронных документов бумажными носителями по форме и организации.

Процесс внедрения системы электронного документооборота довольно дорог и требует огромных финансовых затрат. При внедрении СЭД приобретаются как тактические, так и стратегические выгоды. Тактические выгоды являются результатом сокращения затрат при внедрении СЭД в связи с освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; снижением расходов на персонал и оборудование и др. Таким образом, государственные структуры стремятся полностью перейти к электронному документообороту, что позволяет им быстрее выполнять задачи, возложенные на государственные учреждения.

Для присвоения документу юридической силы применяется электронная цифровая подпись. Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, полученный с помощью криптографического преобразования. В 2011 году был разработан федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [2].

Закон регулирует отношения в сфере применения электронных подписей при совершении гражданских сделок, предоставлении государственных и муниципальных услуг, осуществлении государственных и муниципальных функций, а также осуществлении других юридически значимых мер. Следовательно, электронная цифровая подпись признается как эквивалентная собственноручной подписи.

Электронная цифровая подпись имеет три типа:

 простая подпись;

 усиленная неквалифицированная подпись;

 усиленная квалифицированная подпись.

Простая подпись позволяет идентифицировать автора подписи, но вы не можете ее проверить. Для создания простой подписи используются коды, пароли и другие средства. Усиленная неквалифицированная подпись позволяет не только определять автора подписи, но и проверить его. Усиленная квалифицированная подпись создается с использованием криптографических инструментов. Чтобы создать такую подпись, необходимо использовать сертификат аккредитованного центра. В отличие от усиленной неквалифицированной подписи, квалифицированная была создана средствами, подтвержденными законом и имеющими сертификат аккредитованного центра.

Переход от бумаги к электронным носителям является трудоемким и дорогостоящим. Существует несколько основных принципов, которые нельзя игнорировать. Прежде всего, электронный документ должен быть максимально похож на документ на бумаге, по форме и характеру, организации. Если вы проигнорируете этот принцип, создание системы управления документами невозможно. Документы не должны иметь отличия из за смены типа носителя. Без развития информационных технологий, способствующих увеличению качества обмена информации и документооборота, невозможно повышение эффективности государственного управления. Процесс внедрения информационно-коммуникационных технологий в документооборот государственных органов существенно зависит от структурных и организационных, методологических, технологических, коммуникативных, инновационных, политических, стратегических и связанных с ресурсами факторов.

Внедрение систем электронного документооборота в государственных учреждениях было определено в 2001 году федеральной целевой программой «Электронная Россия». Было предсказано, что объем традиционных бумажных документов снизится до 30%. Главная цель программы - создать условия, при которых государственные органы станут более доступными для граждан и сделают свою деятельность более прозрачной и эффективной. Для обеспечения требуемого уровня прозрачности необходимо создать базы данных документов и опубликовать их на начальном этапе.

Система электронных документов широко используется в департаментах Пенсионного фонда России. Создание комфортных условий для успешного взаимодействия подотчетных субъектов и органов пенсионного фонда является важной задачей. Электронные документы и дополнительная информация передаются между страховщиками и структурными подразделениями Пенсионного фонда России [4]. Как и в пенсионном фонде, система электронного документооборота используется налоговыми органами, центральным банком России и другими государственными организациями [5].

Программа развития системы документооборота в органах государственной власти уже приносит свои плоды:

Автоматизация системы электронного документооборота, принятая практически в каждом государственном органе, обеспечивая грамотную обработку, формирование и учет документированной информации;

Создана система межведомственного управления электронными документами, которая позволяет интегрировать системы управления документами в единую сеть.

В системе МЭДО участвуют более 80 государственных учреждений. Система МЭДО связывает такие системы управления документооборота, как Государственная Дума, Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации и других субъектов Федерации. Кроме того, была создана система, с помощью которой документированная информация может передаваться электронным способом. Это увеличило долю электронной документации в общем объеме документов. Таким образо, главной задачей развития системы электронного документооборота в государственных органах является повышение качества информации и обеспечивает доступность и прозрачность информации для граждан.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод:

• электронный документ вряд ли полностью заменит бумажный документ в некоторых государственных секторах;
• бумажный и электронный документ будут сосуществовать в течение длительного времени;
• остается ряд проблемы с адаптацией электронного документооборота, решение которого еще не найдено.

В заключение я хотел бы сказать, что развитие системы электронного документооборота имеет перспективы, но этот процесс займет большое количество времени. Для развития системы необходимо решить многие технические и организационные задачи.

Список литературы:

1. Федеральный Закон Российской Федерации от 27.07.2006 года № 149-ФЗ ««Об информации, информационных технологиях и защите информации»»
2. Федеральный Закон Российской Федерации от 6.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
3. Внедрение информационной системы электронного документооборота и делопроизводства в органах государственной власти // Кленина В. И., Софинская Е. Н. // Человеческий капитал. — 2012. — № 7. Быкова Н.Н.
4. Электронный документооборот в финансовой сфере [Текст] / Н. Н. Быкова // Молодой ученый. — 2015. — № 7. — С. 355–357. Быкова Н.Н.
5. Электронная отчетность в контролирующие органы Российской Федерации [Текст] / Н. Н. Быкова // Экономика, управление, финансы: материалы IV междунар. науч. конф. (г. Пермь, апрель 2015 г.). — Пермь: Зебра, 2015. — С. 73–76. Щеголева С. В.
6. Правовые основы применения системы электронного документооборота в органах государственной власти и органах местного самоуправления // С. В. Щеголева // Вестник воронежского института ФСИН России. — 2011. — №