АВТОМАТИЗАЦИЯ ПОЛУЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ И АНАЛИТИЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ НА ПРОИЗВОДСТВЕННОМ ПРЕДПРИЯТИИ

Неоспоримую роль в управлении компанией играет информация. Нестабильная внешняя и внутренняя бизнес-среда, необходимость мгновенно адаптироваться делает эффективное использование консолидированной информации необходимым условием успешности бизнеса. Как правило, на крупных промышленных предприятиях поступает и обрабатывается большой поток информации, в частности финансовой. Обработка и оценка таких данных является сложным и трудоемким процессом. Анализ же таких данных для предприятия имеет важное значение, он позволяет определить, в каком состоянии находится в данный момент то или иное предприятие, спрогнозировать дальнейшие изменения и определить положительный или отрицательный рост предприятия. В результате чего можно составить план действий и найти решения существующих проблем на предприятии. [3]

При анализе информации специалистом может сыграть человеческий фактор, а также проанализированная информация будет не объективна. Не исключено, что специалист может ошибиться или упустить какие-либо данные.Для решения данных проблем, в современном мире внедряют информационные системы, которые могут справиться с задачами формирования аналитической и управленческой отчетности. Однако, бывает, что эти системы не выполняют в полной мере все функции. [4]

В данной статье рассматривается корпоративная информационная система (КИС) АО «Уфимского приборостроительного производственного объединения» «Флагман» г. Уфа. А конкретно процесс автоматизации получения аналитической и управленческой отчетности. Для этого в КИС «Флагман» внедряется экспертная система. [6]

Процесс получения управленческой и аналитической отчетности в существующем процессе происходит следующим образом: Бухгалтер каждого отдела из Центральной бухгалтерии заносит данные из первичной документации в модуль «Бухучёт» КИС «Флагман», где данные обрабатываются и, на основе этих данных, формируется Бухгалтерская отчетность. Вся внесенная и обработанная информация заносится в Базу данных КИС для хранения и дальнейшей обработки. Экономисты, опираясь на сформированную Бухгалтерскую отчетность, составляют аналитическую и управленческую отчетность в MS Excel, предварительно её обработав. Также экономисты имеют возможность вносить изменения в Бухгалтерскую отчетность и проводить с ней различные манипуляции. Далее сформированная отчетность передается на утверждение/ознакомление Исполнительному директору. Доступ к Бухгалтерской отчетности имеют: Бухгалтер, Исполнительный директор и Экономист, сделав запрос в Модуле «Бухучет».

Рисунок 1. Мнемосхема существующего процесса

Функциональная модель существующего процесса строится на основании предпроектного обследования организации. Она нужна для того, чтобы выявить уязвимые места деятельности организации и отражает функциональное содержание рассматриваемого процесса, является структурированным изображением функций процесса, связей между ними и со средой семантики, отражающей эти функции. [1]

В качестве инструмента для построения функциональной модели выбрано CASE–средство Microsoft Office Visio, которое поддерживает методологию IDEF0. [2]

Рисунок 2. Контекстная диаграмма существующего процесса

Рисунок 3. Функциональная модель существующего процесса

Рисунок 4. Декомпозиция функционального блока «Сформировать управленческую и аналитическую отчетности»

Существующий процесс получения управленческой и аналитической отчетности обладает некоторыми существенными недостатками.

В существующей модели процесс не автоматизирован, анализ и распределение осуществляется вручную и не позволяет более точно распределять обязанности.

В существующем процессе модуль «Бухучет» формирует Бухгалтерскую отчетность, благодаря которой Экономист отдела ЭУ вручную проводит анализ Бухгалтерской отчетности и на основе полученного анализа составляет Управленческую и аналитическую отчетность. Недостатком является то, что Управленческая и аналитическая отчетность может быть неоднозначна, необъективна и может неверно трактоваться другими специалистами. Тем более составление такой отчетности трудоемкий и долгий процесс, требующий определенное количество знаний. Это означает, что специалист может совершать те или иные ошибки.

В предлагаемой мною автоматизированной модели эту проблему можно решить.

Можно внедрить новый модуль в КИС «Флагман» – экспертную систему, которая самостоятельно сможет обрабатывать Бухгалтерскую отчетность и составлять объективную Управленческую и аналитическую отчетности, которые будут доступны определенным специалистам. Для внедрения Экспертной системы потребуется создать Базу знаний, которая будет формироваться экспертами в данной области: Аналитиком и Бухгалтером.

Ниже приведена мнемосхема разрабатываемого процесса и те блоки, которые подверглись изменениям в процессе автоматизации.

Рисунок 5. Мнемосхема предлагаемого процесса

Функциональная модель после внесения предлагаемых изменений представлена на рисунках. Основное отличие – отсутствие декомпозиции блока «Сформировать управленческую и аналитическую отчетности» и появление в этом блоке механизма «КИС Флагман».

Рисунок 6. Контекстная диаграмма предлагаемого процесса

Рисунок 7. Функциональная модель предлагаемого процесса

В ходе данного курсового проекта было определено, что внедрение автоматизации получения управленческой и аналитической отчетности играет немаловажную роль на предприятии. Система сбора, регистрации, обобщения и предоставления объективной информации, необходимой для принятия решений, - это всё объекты управленческого учета. Благодаря организации и внедрению управленческой системы появляется возможность анализа финансово-экономического состояния предприятия, распределения ресурсов, оптимизации издержек, улучшения показателей финансового результата. [5]

Список литературы:

1. Д.Э. Федотова, Ю.Д. Семенов «CASE-технологии. Практикум», 2005г. – 160 стр.
2. И.Э. Веденяпин, С.В. Шорохова. Методика построения функциональной модели предметной области для проектирования экономической информационной системы с использованием пакета BPWIN4.0», 2006г. – 23 стр.
3. Ансофф И. Стратегическое управление. – М.: Прогресс, 1987. – 234 с.
4. Болотов С.П. Разработка стратегии предприятия. - М: Экономика, 2005 – 213 с.
5. Юсупов И.Ю. Автоматизированные системы принятия решений –М.:Наука, 1983.
6. ЗАО "Инфософт" - http://www.infosoft.ru/