ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ НОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Аннотация. Oдним из необходимых условий развития бухгалтерского учета является его автоматизация. В данной статье рассмотрены подходы к выбору различных видов проектов автоматизации, выявляются их преимущества и недостатки, а также роль бухгалтера в этапах проектирования автоматизированной системы бухгалтерского учета.

Ключевые слова: организация бухгалтерского учета, автоматизация бухгалтерского учета, бухгалтерская компьютерная программа.

Профессиональное ведение бухгалтерского учета является неотъемлемой составляющей успеха любой организации, независимо от количества сотрудников, объемов продаж и производства и даже сферы деятельности. Данное утверждение обусловлено тем, что именно в бухгалтерском учете выводится вся отчетность и, следовательно, отражаются все хозяйственные операции компании. Поэтому когда речь идет о бухгалтерии, то любая деталь становится необыкновенно важной. Из-за недостаточной квалификации, незнания изменения в законодательстве, невнимательности сотрудниками могут быть допущены ошибки различного рода, которые могут привести к таким последствиям, как задержки в сдаче отчетной документации; убытки, связанные с неправильным планированием расхода денежных средств или контроля над их движением; штрафы, и т.д.

Для решения данной проблемы предусмотрена система автоматизации бухгалтерского учета. Преимущества программного обеспечения перед классическим вариантом ведения учета очевидны. К достоинствам автоматизированной системы следует отнести и повышение производительности труда сотрудников бухгалтерии, и снижение влияния «человеческого фактора» и вероятности появления ошибок, и повышение качества ведения бухгалтерского учета даже в крупных компаниях со значительным документооборотом и огромным числом хозяйственных операций, и возможность выполнения полного спектра задач в рамках бухгалтерского учета с максимальной эффективностью, и повышение скорости составления отчетов и ведения документации, а также повышение производительности труда сотрудников бухгалтерской службы.

Также, наиболее важным достоинством компьютерной обработки бухгалтерской информации является получение данных не только о состоянии дел в бухгалтерии, но и сведений об эффективности работы всего предприятия. Следовательно, автоматизация бухгалтерского учета дает возможность анализа и планирования деятельности организации. Ввиду универсальности программ автоматизации учета, ее пользователями могут быть как бухгалтеры, так и менеджеры, руководители и сотрудники складов. Несомненным достоинством автоматизированных программ является тот факт, что программный продукт имеет функцию защиты данных. Следовательно, возможность потери или утечки информации, благодаря наличию архивных копий сведена к минимуму.

Ниже перечислены основные подходы к выбору различных видов проектов при внедрении автоматизированного бухгалтерского учета.

1. Индивидуальное проектирование, которое выполняется для конкретного предприятия с учетом специфики бухгалтерского учета. Ранее данный подход был широко использован для обработки учетных задач. Однако с появление и широкое распространение типового проектирования привело к сокращению использования данного вида проектов вследствие дороговизны разработки и высокой трудоемкости. Преимущества индивидуального проектирования заключаются в более полном отражении специфики предприятия, оперативном внесении изменений в программы и закрытость информации. Область применения данного вида проектов автоматизации ─ крупные предприятия, а также уникальные организации.
2. Готовые типовые проекты, которые составляются специальными фирмами-разработчиками, которые занимаются компьютеризацией бухгалтерского учета. Данный подход ориентирован на комплексную автоматизацию учетных задач. Преимуществом типовых проектов является снижение трудоемкости и стоимости, а недостатком – требование доработок и внесения изменений в программный продукт для адаптации к конкретным условиям предприятия. Область применения данного вида проектирования ─ предприятия, однородные по своей деятельности с одинаковой системой бухгалтерского учета, малые и средние предприятия. Также, все типовые проекты бухгалтерского учета делятся на две группы. Первая включает в себя типовые проекты, применяющиеся без изменений, никакие дополнения в программу конструктивно не допускаются. Вторая ─  типовые проекты, которые могут гибко настраиваться под конкретные, специфические условия работы организации. Наиболее яркими представителями данного класса программ являются такие системы, как «1С: Бухгалтерия» (настройка происходит при помощи конфигуратора); «Турбо–Бухгалтер», «Инфо – Бухгалтер».
3. Консалтинговое проектирование предусматривает внедрение на предприятии систем ERP. Аудиторы выполняют весь цикл работ по созданию автоматизированных систем, а именно проектирование, поставку техники, обучение, внедрение. Аудиторские фирмы часто дорабатывают базовый вариант программного продукта под конкретного пользователя. Число разработчиков программного обеспечения постоянно увеличивается. Среди них можно выделить, например, как зарубежные фирмы (Microsoft, Scala), так и отечественные (1С, Галактика, Парус).

Все фирмы и индивидуальные аудиторы, несмотря на отсутствие единой методологии составления проектов автоматизации бухгалтерского учета, следуют общим принципам: ориентация на методологию Министерства Финансов РФ и размер предприятия, модульное построение программных продуктов, их постоянное совершенствование. Также, несмотря на то, что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

Автоматизированная обработка бухгалтерского учета учитывает использование всех типов проектов: индивидуальных, типовых и консалтинговых.

Подбор типового проекта автоматизации целесообразно доверить аудиторским организациям. Подобная практика применима на крупных и средних предприятиях, однако, для малых предприятий (каких в России большинство) данная задача становится не всегда выполнимой. Основными критериями для выбора типового проекта являются: ориентирование на размер предприятия, высокая адаптация к определенным условиям работы, не требующая его доработки; комплексная автоматизация учетных задач, ориентация на производственно-хозяйственную деятельность, достижение цели улучшения бухгалтерского учета, качество документации, поддержка фирмы.

При использовании персональных компьютеров этапы проектирования целиком сохраняются, однако следует отметить, что изменение их технико-эксплуатационных характеристик, обширные возможности работы в составе локальных вычислительных сетей вынуждают несколько видоизменить состав работ, выполняемых на каждом из этапов проектирования, а именно:

1. Обследование информационных связей требует более углубленного изучения информационных связей, комплексов экономических задач, различных функций управления и их анализа, на базе которых будет создаваться архитектура локальной вычислительной сети предприятия.
2. Информационное обеспечение опирается на компьютеризацию документооборота, автоматическое создание первичной документации, формирование распределенной базы данных.
3. Разработка архитектуры системы, состоящая из многоуровневых автоматизированных рабочих мест и обоснование выбора типовой сети обязательно входит в состав технического обеспечения.
4. Программное обеспечение увеличивает набор инструментальных средств.
5. Технологическое обеспечение базируется на общую обработку комплексов задач управления.

Указанные направления в проектировании автоматизированных информационных систем целиком относятся и к компьютеризации бухгалтерского учета, входящей составной частью в информационную систему предприятия.

При индивидуальном проектировании выполняется весь цикл работ, а именно, все этапы проектирования. Применение типовых проектов, полностью адаптированных к отличительным характеристикам учета на данном предприятии, существенно сокращает эти этапы.

Особенную роль при создании автоматизированной информационной системы отводят этапу ввода системы в эксплуатацию. При вводе в эксплуатацию подсистемы бухгалтерского учета соблюдается следующая очерёдность работ:

• установка и монтаж технических средств. Новые автоматизированные рабочие места устанавливаются повсеместно в различных подразделениях предприятия. Затем происходит их унификация в локальную вычислительную сеть;
• обучение персонала. Бухгалтер обязать получить квалификацию пользователя персонального компьютера, исследовать функциональный пакет, предназначенный для обработки учетных задач. Обучение может реализовываться на месте аудитором;
• персональная настройка автоматизированных рабочих мест для бухгалтеров. Данный этап включат в себя заполнение справочников, заполнение базы данных, ввод информации о предприятии, внесение начальных остатков по счетам бухгалтерского учета на время внедрения системы.

После выполнения всех без исключения подготовительных работ производится опытная эксплуатация, проведение приемно-сдаточных испытаний, на базе которых составляется «Акт о вводе системы в эксплуатацию». Затем начинается промышленная эксплуатация проекта.

В настоящее время приоритетными направлениями совершенствования систем автоматизации бухгалтерского учета являются:

• Упорядочение и оптимизация практического ведения бухгалтерского учета. Под этим подразумевается сокращение времени на обработку первичных данных, формирование необходимых отчетов, справок, выписок, а также сведение к минимуму пользовательских действий для получения конечного результата;
• Совершенствование объема информации информационной системы бухгалтерского учета без потери ее качества;
• использование встроенных алгоритмов внутреннего автоматизированного контроля бухгалтерских данных с целью снижения количества ошибок в бухгалтерском учете.
• Совершенствование конкретизации процедур учета;
• Повышение квалификации пользователей информационных систем.

Следует отметить, что бухгалтер организации принимает активное участие в абсолютно всех стадиях проектирования как путем оказания консультаций аудиторам, так и прямым участием в следующих этапах выполнения работы:

• исследование информационной системы экономического объекта. Здесь бухгалтер анализирует учетные данные, учетные регистры, затем проводится аудиторская проверка, определяются объемы информации по каждому отдельному автоматизированному рабочему, а также объемы и состав информации, передаваемые и получаемые из других подразделений;
• выполнение постановки задачи;
• создание форм первичной и сводной документации; проектирование локальных классификаторов, определение состава базовых массивов; разработка документопотоков;
• консультации программистам при создании схемы технологии обрабатывания задачи;
• осуществление полного цикла работ по подготовке к внедрению проекта и опытной эксплуатации; формирование замечаний программисту согласно внесению изменений в машинную программу.

Также, деятельность по внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета может выполняться специализированными фирмами – представителями разработчиков программного обеспечения. Однако при этом следует учитывать, что аудиторы считаются более квалифицированными экспертами в оценивании организации бухгалтерского учета.

Таким образом, в последние годы наблюдается стремление к всеобщей компьютеризации всех областей деятельности. Это легко объяснимо, ведь компьютер гораздо быстрее выполняет расчеты, а также позволяет автоматизировать сложные операции. Следовательно, автоматизация бухгалтерского учета на сегодняшний день считается скорее необходимостью, чем прихотью, для предприятий, вне зависимости от масштабов их деятельности. Это определяется необходимостью в эффективном управлении финансовыми потоками организации, потребностью гибкого учета и стремительного приспособления к изменениям рынка.

Список литературы:

1. Агафонова В. В. Концептуальная модель информационной интегрированной системы бухгалтерского учета, анализа и аудита / В. В. Агафонова // Вестник Самарского государственного экономического университета. 2009. ─ №5 (55).
2. Азиева, З.И. Адаменко, А.А., Безручко А.С. Современные тенденции развития бухгалтерского учета в Российской Федерации / З.И. Азиева, А.А. Адаменко, А.С. Безручко // Современные проблемы бухгалтерского учета и отчетности / Материалы 11 Междунар. студ. науч. конф. ( г. Краснодар, 21-22 апр. 2015 г.) : в 2-х ч. / сост. Ю.И. Сигидов, Е.В. Левченко, Г.Н. Ясменко, В.В. Башкатов. 2015.
3. Жураковская И.П. Тенденции бухгалтерского учёта [Текст]: учебник / И.П. Жураковская. М.: ФиС, ИНФРА-М, 2014. 320 c.
4. Колесникова М. Как организовать внутренний аудит, не привлекая дополнительные ресурсы / М. Колесникова // Бухгалтерия 1С. 2015. – № 1.
5. Одинцов, Б.Е. Информационные системы управления эффективностью бизнеса: учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры / Б. Е. Одинцов. – М.: Издательство Юрайт, 2015. 206 с.