ПРОДВИНУТАЯ СИСТЕМА УЧЕТА КОМПЬЮТЕРНОЙ ТЕХНИКИ КАК СПОБОСОБ УВЕЛИЧЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИТ-ОТДЕЛА В ОРГАНИЗАЦИИ

ADVANCED COMPUTER ACCOUNTING SYSTEM AS A WAY TO INCREASE THE EFFICIENCY OF IT DEPARTMENT IN ORGANIZATION

Rodion Yushmanov

student, Department of Information Systems and Technologies, Northern (Arctic) Federal University named after M.V. Lomonosov,

Russia, Arkhangelsk

АННОТАЦИЯ

Учет компьютерной техники ведется в каждой организации, но, как правило, этот учет ведется в рамках общего учета имущества организации бухгалтерскими отделами. Даже имея доступ к бухгалтерским базам данных, отделы информационно-технической поддержки этих организации не получат достаточно полезной информации из серийных номеров, стоимости и даты закупки. 

В данной статье речь пойдет о создании специализированных систем учета компьютерной техники для ИТ-специалистов и о необходимости их применения.

ABSTRACT

Сomputer equipment accounting is held at each organization, but usually this accounting is held as a part of the general accounting of organization’s property by accountant departments. Even having an access to accounting databases, information and technical support departments of these organizations will not get enough useful information from serial numbers, cost and date of purchase.

This article will focus on the development of specialized computer equipment accounting systems for IT departments employees and the need for this kind of application.

Ключевые слова: учет компьютеров; учет организационной техники; мониторинг компьютерной техники; информационная система учета; визуализация данных.

Keywords: computers accounting; office equipment accounting; computer equipment monitoring; accounting information system; data visualization.

Cпециальная система, позволяющая проводить мониторинг, анализ и учет компьютерной техники, позволит грамотно управлять имеющимися ресурсами и даже в условиях ограниченного бюджета поддерживать работоспособность не только непосредственно техники, но и всей организации в целом, так как работа в современных условиях всеобще информатизации без компьютеров будет невозможна.

Подобная система может включать в себя данные о компьютерах, принтерах, сканерах организации – то есть любой техники, обеспечением работоспособности которой занимается ИТ отдел. Эти данные должны иметь пользу для сотрудников, пользующихся системой, а значит должны включать физическое расположение техники, IP адрес, пользователя, характеристики (оперативная память, процессор, материнская плата и т.д.) установленное программное обеспечение. База данных также может включать данные о самих пользователях, о поломках и ремонтах техники, заменах картриджей, а также об активности (включение/выключение) использования этой техники.

Ведение подобного учета позволит не только быстрее реагировать и находить решения проблем, но и увеличить возможность предотвращения возникновения проблем за счет анализа произошедших поломок.

Визуализация данных позволит повысить наглядность системы. Например, размещение техники можно визуализировать с помощью карты здания. Под картой здания понимается разделенное по этажам схематичное изображение размещения кабинетов и рабочих мест в кабинетах, с исключением элементов, неважных для размещения техники. При выборе компьютера, принтера или сканера на карте будет отображаться информация по данному устройству, а для сетевых устройств может также отображаться их состояние на данный момент.

Часть данных можно также отображать в виде графиков. Например, отображение статистики активности компьютеров за определенный период поможет определить, какие компьютеры используются чаще остальных, и принимать решения по обновлению или замене техники на основе этой информации.

Данные о произошедших поломках могут быть использованы для определения потенциальных поломок используемых компонентов компьютеров или оргтехники.

Подобная система также может генерировать уникальные штрих коды или QR-код для техники, которые можно было бы сканировать с помощью специальных устройств или мобильного приложения и получать все данные об отсканированной технике.

Включение в систему данных об установленном лицензионном программном обеспечении позволит не только всегда знать, где и что установлено, но и отслеживать даты окончания лицензионных соглашений для своевременного обновления или замены.

Таким образом, такая система учета компьютерной техники является мощным инструментом для сотрудников отделов информационно-технического обеспечения организаций.

Список литературы:

1. Чернов А.В., Ананьин В.И., Авдошин С.М., Песоцкая Е.Ю. Управление информатизацией предприятия с использованием архитектурных подходов. М.: Издательство АСИТЭКС, 2018. – 468 с.