СОЗДАНИЕ ОРГАНИЗУЮЩЕЙ СХЕМЫ КАК НАЧАЛЬНЫЙ ЭТАП АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

CREATING AN ORGANIZING DIAGRAM AS THE INITIAL STAGE OF BUSINESS PROCESS AUTOMATION

Daria Maslenko

student, Department of system analysis and operations research  Reshetnev Siberian State University of Science and Technology,

Russia, Krasnoyarsk

АННОТАЦИЯ

В научной статье говорится о инструменте менеджмента, который лежит в основе удаленной и автоматизированной системы управления компанией. Подробно разобрано, что такое «организующая схема» и как она может помочь компании для правильной автоматизации бизнес-процессов. Для более детального изучения темы, приведен пример оргсхемы компании «Строительные системы».

ABSTRACT

The scientific article talks about a management tool that underlies a remote and automated company management system. It is examined in detail what the “organizing scheme” is and how it can help the company to properly automate business processes. For a more detailed study of the topic, an example of an organizational diagram of the Construction Systems company.

Ключевые слова: организующая схема, оргсхема, автоматизация бизнес-процессов, управление.

Keywords: organizing diagram, org diagram, business process automation, management.

Организующая схема или кратко оргсхема – это схема, показывающая должности, обязанности, последовательность действий и полномочий в организации. Оргсхема существенно отличается от общепринятой схемы организационной структуры компании, которая показывает сугубо структуру подчинения. В отличие от схемы организационной структуры, организующая схема основана на последовательности основных бизнес-процессов компании. Автором этого инструмента управления – оргсхемы – является американский писатель и философ Л. Рон Хаббард, который был ещё и выдающимся менеджером. Он разработал систему управления организацией – Hubbard Management System [3].

Преимущество оргсхемы в ее материальности. Это в первую очередь бизнес-документ, в котором прописан продукт компании и ведущие к нему основные бизнес-процессы. Оргсхема содержит в себе функционал подразделений компании в виде списка должностей в каждом подразделении с их ключевыми обязанностями [2].

Организационная структура является основой для систематизации бизнеса. Систематизация бизнеса превращает бизнес в актив, который может работать автономно, без руководителя и приносить стабильную прибыль. Это открывает возможности для автоматизации бизнес-процессов [2].

Наличие четкой организационной структуры в компании – это очень хорошо! Но этого недостаточно. Необходимо создать документ, на котором записаны должности, иерархия, которая называет и определяет полномочия и область ответственности каждого сотрудника, а также результат, который ожидается от каждого. Это как раз и есть оргсхема.

В ходе написания научной статьи, была разработана организующая схема компании «Строительные системы», рисунок 1. Компания работает как единый механизм, направленный на достижение цели. Ценный конечный продукт компании: Увеличение количества довольных клиентов качеством предоставленных услуг и гарантиями безопасной эксплуатации объектов сроком более 15 лет.

Рисунок 1. Организующая схема компании «Строительные системы»

После того как определены цели, замыслы, продукт, разработка оргсхемы продолжается:

1. Выписываются все функции, выполняемые в организации, и определяются продукты.
2. Проводится опрос сотрудников для уточнения данных (владелец не всегда знает, какие конкретно функции выполняют подчиненные).
3. Определяется оптимальная структура компании.
4. Полученные данные расставляются по шаблону.
5. Таким образом, оргсхема регламентирует все функции, создается основа для систематизации всей работы компании [1].

Более подробно рассмотрим административное, самое перовое отделение предприятия. Административная функция – определение идеи, цели, стратегии, технологии, рынка и т.д. Процесс внедрения оргсхемы начинается с разработки организационной структуры. Сначала определяется и формулируется Ценный Конечный Продукт (ЦКП) компании. Исходя из продукта, формируются основные бизнес-процессы. Затем формулируются ЦКП для каждого из семи отделений и каждого отдела внутри отделений. Из ЦКП отделов складываются ЦКП отделений, а из ЦКП отделений – ЦКП компании. После продуктов описываются должности каждого сотрудника. В стандартной структуре семь отделений. В каждом отделении – три отдела. Во главе стоит владелец (учредитель), за ним директор, заместители директора, руководители отделений, отделов и другие сотрудники [3]. Фрагмент административного отделения организующей схемы компании «Строительные системы» представлен на рисунке 2.

Рисунок 2.   Фрагмент административного отделения организующей схемы компании «Строительные системы»

Для того чтобы оргсхема заработала, требуется внимание эксперта от начального этапа до полного внедрения в работу компании. Нарисованная и повешенная на стену схема ничего не меняет в бизнесе. Необходимо понимание технологии расстановки людей по постам и внедрения изменений в бизнес. Неверно сформулированный ценный конечный продукт для нескольких должностей перечеркивает результат всей работы.

Подводя итоги, можно назвать разработку и внедрение оргсхемы на предприятия «бескомпьютерной» автоматизацией или начальным этапом автоматизации бизнес-процессов. «Бескомпьютерные» способы автоматизации управления и учета могут быть куда более эффективными, чем, допустим, непродуманное внедрение дорогостоящей информационной системы, которая добавит только проблем.

Список литературы:

1. Высоцкий А.А. Оргсхема. Как разработать структуру компании: учеб. пособие. М.: Новый друк, 2017. — 330 с.
2. Бурко, Р. А., Соколкова, В. Д. Выбор и обоснование организационной структуры предприятия // Молодой ученый. — 2019. — №7. — С. 313-315. с.
3. Флоров Е. Создание организующей схемы компании // Онлайн-журнал «Бизнес умом». — 2018. — [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://umom.biz/organizuyushhaya-shema-kompanii/