ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ПРОЦЕССЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДОСУГА СО СТУДЕНТАМИ СОВРЕМЕННОГО ВУЗА

На сегодняшний день выставочный проект это территория активного общения, обмен опытом и новыми идеями, расширение общественных связей и многое другое. Проекты такого формата дают возможность использовать многообразие инновационных форм для глубокого и разностороннего представления выставок различной тематики. К особенностям организации современной выставочной деятельности можно отнести степень охвата сфер человеческой деятельности. Поскольку современная выставка демонстрирует произведения искусства широкой публике и организована на определенный срок в конкретном месте. Для современной выставки характерна социальная направленность, способствующая организации досуга на высоком культурном уровне.

Технология выставочной деятельности условно разделена на три этапа: предвыставочная деятельность, выставочная деятельность и послевыставочная деятельность. Предвыставочная деятельность характеризуется следующими функциями:

1. Планирование (выбор выставки, определение целей участия в выставке, поиск спонсоров, составление плана работ по всем этапам выставочной деятельности, выбор методов продвижения своего участия в выставке и их реализация, составление бюджета и реализация маркетинговых исследований).
2. Организация (подача заявки на участие, отбор и обучение выставочного персонала, материально-техническое и информационное обеспечение выставочной деятельности).
3. Мотивация (определение структуры и величины материального вознаграждения для выставочного персонала, выбор методов нематериального вознаграждения).
4. Контроль (контроль хода подготовки к проведению выставки) [1, с. 36].

Выставочная деятельность характеризуется следующими функциями:

1. Планирование (реализация всех позиций плана проведения выставки, в том числе проведение маркетинговых исследований, изучение потребителей, конкурентов, конъюнктуры).
2. Организация (установление коммуникации с посетителями выставки, организация встреч с партнерами, решение текущих вопросов участия в выставке).
3. Мотивация (создание рационального социокультурного климата для выставочного персонала, создание положительного имиджа выставочной компании, мотивация посетителей).
4. Контроль (контроль хода проведения выставки) [1, с. 46].

Послевыставочная деятельность характеризуется следующими функциями:

1. Планирование (планирование мероприятий использования результатов выставки, развитие контактов с имеющимися и новыми клиентами, определение целей и направлений возможного участия в следующих выставках).
2. Организация (организация работ по оценке результатов выставки, реализация возможных кадровых решений).
3. Мотивация (материальное и нематериальное поощрение выставочного персонала).
4. Контроль (анализ и контроль результатов участия в выставке, оценка эффективности участия в выставке) [1, с. 56].

Участие в выставках позволяет студенту получить новые полезные идеи, дает идеальную возможность заявить о себе посредством выступления с докладами о достижениях в своей работе. Выставки знакомят с современными тенденциями развития общества. Нельзя не отметить, что сегодня наблюдается познавательный, глубокий интерес к современным выставкам, что способствует расширению мировоззрения и предпосылкам к развитию социальных чувств для широкой публики. Наполняемость выставочной программы обуславливается целью проведения самой выставки. На стадии отбора экспонатов важно учитывать не только интерес участия экспонента, но и удовлетворять потребности потребителя.

Процесс организации и подготовки выставки включает в себя следующие этапы:

1. Подготовительный этап. На данном этапе необходимо:

– описать научное обоснование практической части проекта, его цель и задачи;

– провести маркетинговый анализ, определяющий целевую аудиторию и количество участников выставки;

– определить время и площадку для проведения выставки;

– составить тематико-экспозиционный план выставки, в котором определены принципы организации экспозиции;

– обеспечить популяризацию и продвижение выставочного проекта.

2. Рассылка Положения о проведении выставки, сбор заявок на участие. Большое внимание уделяется информационным материалам, в которых указываются условия участия в выставочном проекте. Например, информационное письмо содержит сведения о начале проведения выставки, ее цели, задачи и тематика. Также предоставлены контакты для связи организаторов выставки. Заявка на участие в выставке представляет собой бланк, в котором указываются сведения об участнике, о его экспонате. Также к информационным материалам можно отнести программу мероприятий выставочного проекта, положение о конкурсе, проводимых в рамках выставки.

3. Организация выставочного пространства. Следует подойти к этому пункту проведения выставки ответственно, поскольку проведение мероприятий с участием большого количества посетителей должно, в первую очередь, соответствовать стандартам безопасности, а во вторую, целесообразному использованию выставочного пространства.  При установке оборудования для представления экспозиции необходимо обратить внимание на ширину и расположение проходов, так как они обеспечивают эвакуационные маршруты, которые не должны быть тупиковыми. Выставочное пространство должно быть организовано таким образом, чтобы доступ к экспонатам был максимально открытым. Если используется декоративное оформление, то оно не должно мешать показу основных выставочных экспонатов.

4. Официальное открытие выставки. Самое главное мероприятие выставки с возможным привлечением СМИ. В нашем случае это информационный отдел в Сургутском государственном педагогическом университете, где все события в вузе публикуются на официальном сайте и печатаются в вузовской газете.

5. Осуществление контроля проведения всех запланированных мероприятий программы выставки. Не менее важный пункт проведения выставочного проекта, поскольку от его результативности зависит целостная картина реализации выставочного проекта. Важно понимать, чем разнообразнее программа выставочного проекта, тем большую целевую аудиторию можно привлечь и задействовать.

6. Официальное закрытие выставки. Важное событие для выставочного проекта, поскольку от него зависит конечная удовлетворенность проведения выставки всех участников выставочного проекта. На этом этапе важно поблагодарить экспонентов за участие, а также участников проекта, оказывающие помощь в проведении выставки.

7. Социальная эффективность выставочного проекта. На данном этапе осуществляется сбор и анализ статистических данных выставки, которые состоят из количественных и качественных показателей, а также социальной эффективности выставочного проекта. Социальная эффективность выставочного проекта позволяет определить достижение конечного результата и степень удовлетворенности этим результатом. К количественным показателям можно отнести данные о посетителях и участниках, а качественные показатели дают более глубокий анализ по различным основаниям исследования [2, с. 228].

Все вышеупомянутые этапы процесса организации и проведения выставки являются базовыми и основополагающими, поскольку от их разработанности и реализации на практике зависит конечный результат проведения выставочного проекта. Поэтому так важно придерживаться основных стадий организационного менеджмента: планирования, организации, мотивации и контроля. 

Также необходимо вести статистические данные, благодаря которым можно вычислить количество привлеченных к выставочному проекту участников выставки. Эти данные можно использовать с целью привлечения новых участников, поскольку показатели являются основным ориентиром. Значимость исследований на выставке будет состоять в том, что эти данные дадут возможность получать необходимый объем информации о количестве участников, об уровне заинтересованности участия в выставках и другие показатели. Статистические данные будут служить полезным инструментом, позволяющим создать полную картину состоятельности выставочного проекта. Поэтому необходимо проводить анализ после окончания выставки. Управление выставочным проектом включает в себя такие компоненты как, управление деятельностью и управление коллективом. Управление деятельностью определяет следующее: поддержание компетентности, управление внешней средой, управление группой и организацией. Управление коллективом в свою очередь предполагает: кадровую политику, работу руководителя, управление группами и организацией. Эти компоненты выставочного проекта достигают результаты как индивидуальные, так и групповые [3, с. 125].

Таким образом, благодаря внедрению организационного менеджмента выставочной деятельности и инструментов управления проектами для описания процессов планирования проведения выставок появляется возможность провести мероприятия по структурированному плану. Не смотря на то, что выставки  являются своего рода уникальными проектами и имеют индивидуальные особенности, можем предположить, что, создавая шаблоны и унифицируя процесс планирования можно добиться нетипового, уникального результата с помощью стандартных процедур проектного менеджмента.

Список литературы:

1. Мисина, Н.Н. Пошаговые технологии выставок // Ваша библиотека.  – 2012. – № 32 – С. 36–56.
2. Бердышев С.Н. Организация выставочной деятельности: учебное пособие. / С.Н. Бердышев. – М.: Дашков и К, 2011. – 228 с.
3. Симонов К.В. Современные технологии управления выставочными проектами // Менеджмент в России и за рубежом. – 2013. – № 4. – С. 125–129.