ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

Работа любой офисной компании зависит от работы офис-менеджера, которая, в свою очередь, определяется организацией его рабочего места. Сотрудники проводят большую часть времени в своем пространстве, поэтому среди них условие комфортабельного рабочего места оценивается куда выше, чем наличие социального пакета и местоположения офиса. Данный факт обуславливается еще тем, что офис-менеджеры выполняют сложные и разнообразные виды задач, связанных с хранением и переработкой информации. Максимально удобное рабочее место офис-менеджера – это половина удачной работы компании.

В системе стандартов безопасности труда дано определение рабочего места: «Рабочее место – это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей» [2, с. 276].

О вопросах организации рабочих мест часто говорит Д.Л. Щур в своих научных журналах «Торговое право», «Кадры предприятия», книге «Справочник по делопроизводству для специалистов по охране труда» [5]. Мероприятия по организации рабочего места проводятся комплексно. В комплекс мероприятий по улучшению рабочего места офис-менеджера входят следующие действия: освещение, микроклимат, площадь рабочего места, оснащение рабочего места предметами и средствами труда в соответствии с заданными технологическими процессами, мебелью, рационально расставленной, также сюда входит обеспечение безопасных рабочих условий. Для того, чтобы рационально организовать рабочее место, ввели эргономическую оценку. Рабочее место офис-менеджера рассматривается как система, элементами которой является человек и машина / производственное оборудование. Основной задачей эргономической оценки рабочих мест становится разработка комплекса по проектированию рабочего места, которое будет повышать работоспособность сотрудника, понижать уровень утомляемости и соответствовать всем стандартам.

Рабочее место офис-менеджера – это часть рабочей площадки, на которой постоянно идет рабочий процесс от прихода информации до организации важнейших встреч. Именно поэтому данный участок офиса должен быть максимально комфортным для работы [4, c. 138].

Начиная планировку помещения необходимо определиться со стилем, в котором будет выдержана вся мебель, осветительные приборы, оргтехника, а также канцелярия.

Прежде чем начать обставлять рабочее место, надо детально изучить помещение. Площадь должна соответствовать размерам и количеству предметов, которые запланировано разместить на данном участке. Необходимо учитывать, что рабочая площадь на одного сотрудника составляет не менее 4 кв. м. [2, с. 263].

При выборе осветительных приборов для офиса необходимо учесть факт того на какую сторону выходят окна того или иного кабинета. После этого можно будет грамотно спроектировать расположение искусственных световых приборов. По нормам освещения офисов, общественных и административных зданий, освещенность рабочего места офис-менеджера не должна быть ниже 200 люксов. По организации рабочего места офис-менеджера, и вообще рабочих мест, никаких строгих рекомендаций нет, но с целью обеспечения плодотворных условий труда были нормализированы параметры микроклимата. Данные нормы производственного микроклимата установлены ГОСТ 12.1.005-88 ССПТ «Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны». На рисунке 1 таблицей отображены нормы воздуха, они едины для всех производств и всех климатических зон. В соответствии с положением ГОСТ 12.1.005-88 работы, которые выполняет офис-менеджер, относятся к категории 1 а (см. рис. 1).

Рис. 1. . Нормируемые величины температуры, относительной влажности и скорости движения воздуха в рабочей зоне производственных помещений

Офис-менеджер в своем распоряжении должен иметь следующее оборудование:

1)        оргтехника: компьютер, принтер, копировательно-множительная техника (принтер, сканер), средства для вычислительных операций, настольная лампа;

2)        средства связи и системы информации: телефон, факс, программные средства;

3)        инвентарь: мусорная корзина;

4)        офисная мебель: рабочий стол, кресло, шкаф или полка для документов, бумаг, канцелярии [3, c. 35].

Основой рабочего места офис-менеджера является компьютерный стол. Компьютерный стол, согласно требованиям СанПиН 2.2.2.542-96 и ГОСТ 50923-96, должен отвечать следующим условиям. Высота рабочего стола должна составлять 725 мм от поверхности пола. Размеры рабочей поверхности: глубина  не менее 600 мм и ширина не менее 600 мм. Также обязательным условием компьютерного стола является пространство для ног. Размеры пространства для ног: высота — не менее 600 мм, ширина — не менее 500 мм, глубина на уровне колен  не менее 450 мм. Следующим важным элементом рабочего места офис-менеджера является кресло для работы с ПК [22, c. 102]. К креслу тоже есть требования. Регулировка каждого элемента рабочего кресла, его положения должна осуществляться независимо и легко, но с надежной фиксацией. Спинка кресла должна отклоняться и фиксироваться, составляя угол с сиденьем в пределах от 0 до 30 градусов. Плоскость сиденья должна быть в ширину и глубину не менее 400 мм, а изменение наклона поверхности сиденья должно осуществляться от 15° вперед до 5° назад. Компьютер, принтер, телефон, факс, монитор, автоответчик, средства связи и так далее, все это является важным элементом рабочего места офис-менеджера.

Профессиональный персональный компьютер главный помощник в работе офис-менеджера, поэтому для процессора, дисплея, клавиатуры, печатающего устройства необходимо определить зону размещения и место подключения питания к сети. Электрические шнуры должны хорошо быть закреплены, выведены за пределы рабочей столешницы и проходить по кабельному каналу [1, с. 256].

Дисплей должен иметь цветной экран, размером не менее 17 дюймов по диагонали. Дисплей должен быть установлен на шарнирной основе для того, чтобы изменять угол обзора в зависимости от индивидуальных особенностей работника.

Для удобства обустройства рабочего места офис-менеджера целесообразно создать базу данных, в которой будут отображены основные предметы, находящиеся в офисе, и требования, предъявляемые к данным предметам. В связи с тем, что организация рабочего места офис-менеджера – это комплексное мероприятие по улучшению окружающей среды, подбору мебели, оргтехники, рационально было создать три базы данных.

Первая база данных называется «Окружающая среда» (см. рис. 2). В ней отображены микроклимат в теплое и холодное времена года, нормы света.

Рис. 2. База данных по окружающей среде

Вторая база данных называется «Мебель» (см. рис. 3). В ней отражены основные параметры мебели, которая находится в офисе.– это стол и компьютерное кресло. Так как офис-менеджер большую часть своего времени проводит за столом, целесообразно сделать эти два предмета мебели максимально комфортными.

Третья база данных посвящена оргтехнике в офисе (см. рис. 4).

Рис. 3. База данных по офисной мебели

Рис. 4. База данных по оргтехнике

Таким образом, рациональная организация рабочего места офис-менеджера представляет собой правильную планировку, оснащенную подходящей мебелью, подобающими средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, гаджетами, помогающими в работе. Оптимальный вариант организации рабочего места можно создать лишь при его комплексной разработке, которая позволит совместить расположение рабочего места, его площадь с его оснащением, положением мебели, средств и предметов труда, с целью создания благоприятных и плодотворных условий труда.

Список литературы:

1. Алиев, В.С. Информационные технологии и системы финансового менеджмента: учебное пособие / В.С. оглы Алиев. – М.: Форум, ИНФРА-М, 2011. – 320 c.

2. Балдин, К.В. Информационные технологии в менеджменте: учебник для студентов учреждений высшего профессионального образования / К.В. Балдин. – М.: ИЦ Академия, 2012. – 288 c.

3. Гаврилов, Л.П. Информационные технологии в коммерции: учебное пособие / Л.П. Гаврилов. – М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. – 238 c.

4. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: учебное пособие / А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. – М.: КноРус, 2013. – 158 c.

5. Щур, Д.Л. Справочник по делопроизводству для специалистов по охране труда 2-е издание / Д.Л. Щур. – Дело и сервис, 2012. – 368 с.