ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ КОММУНИКАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО РЕСПУБЛИКЕ САХА (ЯКУТИЯ))

Барашкова Надежда Алексеевна

cтудент 1 курса, кафедра социологии и управления персоналом, СВФУ, г. Якутск

E-mail: bn-tcity@mail.ru

Борисова Ульяна Семеновна

научный руководитель, д.соц.н., профессор, г. Якутск

Актуальность коммуникаций в организации объясняется тем,  что они имеют огромное значение для успеха организации . Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии.

Одним из наиболее известных авторов, кто серьезным образом рассматривал коммуникацию на крупных предприятиях, был Ч. Бернанд. Он рассматривал ее как средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Это до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

Цель настоящей статьи – разработка рекомендаций по совершенствованию организационной коммуникации в Управлении Федерального Казначейства по Республике Саха (Якутия). Объектом работы выступает Управление Федерального Казначейства по РС(Я). Предметом исследования является коммуникации в организации.

Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления [1, с. 421]

Коммуникационный поток может двигаться в горизонтальном или вертикальном направлении, которое подразделяется на нисходящее и восходящее. Вертикальные коммуникации могут осуществляться между уровнями управления, включать обмен информацией между руководителем и подчиненными или рабочей группой. Это наиболее распространенные виды коммуникаций в любой организации

Нисходящие организационные коммуникации — поток информации от высших уровней руководства к низшим.

Восходящие коммуникации - это движение информации от более низкого уровня к более высокому. В традиционном понимании классическая организационная структура обеспечивает вертикальные информационные потоки - нисходящие и восходящие. Тем не менее, на практике, исключая контроль за обратной связью, нисходящие коммуникации полностью доминируют над восходящими.

Горизонтальные коммуникации: предполагают обмен информацией на одном уровне. [2,  с. 109]

Коммуникации можно разделить на формальные и неформальные.

Формальные коммуникации — это коммуникации, которые связывают отдельные элементы организационной структуры, вытекают из целей, заслуживающих перед организацией, и устанавливаются при помощи правил, закрепленных в должностных инструкциях и внутренних нормативных документах, которые регламентируют взаимодействие работников или подразделений.

Неформальные коммуникации в целом не связаны с иерархией организации, они связывают людей, которые объединены в рамках одной неформальной группы. Они возникают в любой организации, но обычно не имеют отношения к ее прямым потребностям.

Коммуникационный процесс – это процесс передачи информации от одного человека к другому или между группами людей по разным каналам и при помощи различных коммуникативных средств.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т. е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. [2, с. 96]

   Коммуникации можно разделить на формальные и неформальные. Формальные коммуникации — это коммуникации, которые связывают отдельные элементы организационной структуры, вытекают из целей, заслуживающих перед организацией, и устанавливаются при помощи правил, закрепленных в должностных инструкциях и внутренних нормативных документах, которые регламентируют взаимодействие работников или подразделений.

Неформальные коммуникации в целом не связаны с иерархией организации, они связывают людей, которые объединены в рамках одной неформальной группы. Они возникают в любой организации, но обычно не имеют отношения к ее прямым потребностям. [3]

Следует выделить два основных вида коммуникации. В человеческом обществе коммуникация может осуществляться как вербальными, так и невербальными средствами.

Вербальная коммуникация для человека является основным и универсальным способом общения. Любой другой способ взаимодействия может быть выражен средствами языка. [4, с. 106]

Невербальная коммуникация — это общение, обмен информацией без помощи слов. Это жесты, мимика, различные сигнальные и знаковые системы. Они выступают как средства средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению. [5, с. 460]

Управление Федерального казначейства по Республике Саха (Якутия) является территориальным органом Федерального казначейства. Управление находится в непосредственном подчинении Федерального казначейства. Управление имеет сокращенное наименование: УФК по Республике Саха  (Якутия).

2 марта 1995 года создано Управление Федерального казначейства Министерства финансов РФ по Республике Саха (Якутия).

Общая штатная численность сотрудников УФК по РС(Я) на 31.12.2011 г. составила 478 единиц. В аппарате Управления — 217 чел., в Отделениях — 261 чел., и 107 единиц работников, в том числе 21 — в Управлении и 86 — в Отделениях.

На 1 января 2012 года 92 % гражданских служащих имеют высшее профессиональное образование, 8 % среднее специальное образование, 2 сотрудника имеют ученую степень кандидата экономических наук.

Таблица 1

Распределение гражданских служащих Управления по возрастным группам:

Таблица 2

Распределение гражданских служащих по полу:

Уволено из аппарата Управления 17 гражданских служащих из них 4 гражданских служащих по истечению срока служебного контракта, 13 гражданских служащих по собственной инициативе.

За 2011 год принято на работу 38 работников рабочих профессий по срочному трудовому договору на время отсутствия основного работника. Уволено по истечению срока действия трудового договора 37.

Отдел кадров является структурным подразделением УФК по РС(Я) и создан для осуществления подбора, расстановки, профессиональной подготовки и повышения квалификации кадров Управления, совершенствования их организационной структуры и штатов. Штатная численность отдела кадров составляет 10 единиц. Это руководитель, 2 заместителя руководителя и сотрудники.

Взаимодействие отдела кадров с территориальными отделами происходит через вербальный метод коммуникации: в частности в электронном и бумажном виде.

В этих схемах приведены примеры процесса коммуникации отдела кадров с территориальными отделами. В первой схеме показан порядок направления документов из территориальных отделов в УФК. Здесь территориальные отделы выступают в качестве отправителя, сообщением является пакет документов при приеме на работу, канал бумажный и электронный, а получатель это Руководитель Управления.

Во второй схеме показан порядок направления документов из УФК в территориальные отделы: отдел кадров является здесь отправителем, сообщение – уведомление о начале отпуска, канал – электронный, получатели – начальники территориальных отделений.

Как мы уже сказали применяемый метод – вербальный.

Неформальные коммуникации распространяются на празднованиях: встрече «Нового года», ысыах, «8 марта», коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «День рождения Управления Федерального казначейства по Республике Саха (Якутия)». На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей, это достигается на коллективных праздниках.

 Горизонтальные коммуникации  в отделе кадров Управления Федерального казначейства по Республике Саха (Якутия) в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя. Нисходящие и восходящие вертикальные коммуникации осуществляются на еженедельных  планерках трудового коллектива отдела кадров Управления Федерального казначейства по Республике Саха (Якутия).

Рекомендации по совершенствованию организационных коммуникаций:

1.Географическая отдаленность отделов, которые находятся в районах республики ухудшает своевременную передачу информации. В ходе видеоконференции люди, находящиеся в разных местах, обсуждают возможные проблемы, глядя, друг другу в лицо. Такой метод информирования станет более четким и быстрым для принятия информации.

2.В настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет. Skype не исключает обычной текстовой переписки, упрощает освоение иностранных языков, обеспечивает проведение видеоконференций, совершение конференц-звонков и простых звонков в любую точку планеты, передачу файлов, обладает бесконечным множеством других дополнительных функций.

3.Для повышения эффективности восходящих коммуникаций можно  использовать консультации, опрос общественного мнения, собеседования с работниками, увольняющимися из организации. Отдел кадров может значительно повысить эффективность восходящих коммуникаций путем не директивных конфиденциальных консультаций, а опросов мнения работников, интервью с работниками, увольняющимися из организации.

Таким образом, осуществление коммуникаций — это связующий процесс необходимый для любого важного управленческого действия. Понимание самого процесса коммуникации в будущем очень поможет в сфере менеджмента, налаживания связей, успешного бизнеса и развития своей фирмы.

Список литературы:

1. Менеджмент: учебник/ О. С. Виханский, А. И. Наумов.-4-е изд.,перераб. и доп. - М.:Экономистъ, 2008. – 670 с.
2. Деловые коммуникации: Учеб. пособие / Е. И. Кривокора. - М.:ИНФРА-М, 2011. – 180 с.
3. Виды коммуникаций. Эл.адрес: http://www.zarabotu.ru/statyi/Vidykommunikaci.html
4. Организационные коммуникации в целях эффективной работы компании. Учебно-практическое пособие/ С. А. Шапиро.-М.:ГроссМедиа:РОСБУХ, 2007. – 336 с.
5. Организационное управление: учебн. пособие для вузов / под ред. Н. И. Архиповой. - М., 2007. – 733 с.