СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

АННОТАЦИЯ

Данная работа посвящена совершенствованию процесса проверки расчетов с подотчетными лицами в организации. Подотчетные лица играют ключевую роль в управлении финансами и ресурсами компании, поэтому важно обеспечить точность и надежность их расчетов. В работе рассматриваются основные проблемы, с которыми сталкиваются руководители при проверке расчетов с подотчетными лицами, а также предлагаются практические рекомендации по оптимизации данного процесса. Результаты и выводы работы могут быть полезны для компаний, стремящихся повысить качество финансового управления и снизить риски ошибок при работе с подотчетными лицами.

ABSTRACT

This work is devoted to improving the process of checking settlements with accountable persons in the organization. Accountable persons play a key role in managing the company's finances and resources, so it is important to ensure the accuracy and reliability of their calculations. The paper examines the main problems faced by managers when checking settlements with accountable persons, and also offers practical recommendations for optimizing this process. The results and conclusions of the work can be useful for companies seeking to improve the quality of financial management and reduce the risks of errors when working with accountable persons.

Ключевые слова: подотчетные лица, авансовый отчет, внутренняя проверка.

Keywords: accountable persons, advance report, internal audit.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Таким образом, в процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами. Расчеты с подотчетными лицами – важный участок учета, не обходящий стороной ни одно учреждение.

Следует отметить то, что денежные средства, выдаваемые под отчет, в отдельных случаях носят исключительный характер. Из этого следует важность достоверного, корректного и сплошного контроля хозяйственных операций по выдаче денежных сумм под отчет и их целевому расходованию подотчетными лицами. От того насколько они своевременно будут отражены на счетах бухгалтерского учета, а также насколько обоснованно будут использованы подотчетные суммы, зависит и финансово-хозяйственный результат организации.

Целью проверки является выражение мнения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемых лиц и соответствии совершенных финансовых (хозяйственных) операций действующему законодательству.

В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами должны решаться следующие задачи:

• проверка правильности оформления первичных документов по выдаче и использованию подотчетных средств;
• подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Несостоятельное ведение учета средств, переданных подотчетным лицам, может привести к негативным последствиям для компании, таким как наложение штрафов за ошибки, нарушение финансовой дисциплины, необходимость дополнительных взносов в страховые фонды и другие аналогичные ситуации. В связи с этим организациям, которые практикуют выдачу авансов подотчетным лицам, необходимо осуществлять внутренний контроль данного аспекта учета.

К источникам информации по проверки расчетов с подотчетными лицами относятся: распорядительный документ о направлении работника в командировку; распорядительный документ или заявление работника на выдачу наличных денег в подотчет для административно-хозяйственных нужд или на выдачу аванса на оплату командировочных расходов; служебная записка работника при его планируемом проезде в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте; авансовые отчеты; оправдательные документы, подтверждающие расходы подотчетных лиц; регистры бухгалтерского учета; финансовая отчетность; график (положение) документооборота; учетная политика и др.

При проверке авансовых отчетов по командировочным расходам следует уделить внимание следующим аспектам: соответствует ли процесс назначения и документирования командировок установленным правилам; представлены ли письменные отчеты о ходе командировки со стороны сотрудников и утверждены ли они руководством; подкрепляются ли отчеты соответствующими документами; не переплачивается ли за командировочные расходы (включая суточные, проездные, аренду жилья); и корректно ли отражаются эти расходы в учете. При выявлении ошибки аудитор должен определить ее причину, а после произвести расчет отклонений. Однако не всегда данная процедура может быть возможна по причине отсутствия надлежащих характеристик.

Системы проверки создают для того, чтобы снизить вероятность попыток незаконных действий, обеспечить их выявление и способствовать достижению максимальной эффективности отделов организации.

Факты финансово-хозяйственной деятельности должны быть приняты к учету только на основании документального подтверждения, рекомендуется организациям в целях улучшения как внутренней, так и внешней проверки расчетов с подотчетными лицами разработать:

• внутренний документ (положение, распоряжение), в котором будут зафиксированы основные правила выдачи и возврата подотчетных сумм с учетом специфики организации. В целях обоснования хозяйственных операций, в положении следует оговорить сроки, на которые могут выдаваться подотчетные средства, а при необходимости указать лимит денежных средств на определенные цели;
• правила составления авансовых отчетов, с указанием порядка их заполнения и представления, сроков проверки и утверждения;
• инструкцию для подотчетных лиц с указаниями содержания получаемых товарных чеков, счетов-фактур, товарных накладных и других подтверждающих расход денежных средств документов. К первичным документам, которые подтверждают факт оплаты, следует относиться ответственно, так как необоснованное уменьшение налогооблагаемой прибыли влечет за собой нежелательные последствия в виде штрафов. Документы не только должны содержать все необходимые реквизиты, но и соответствовать дате и цели выданного и израсходованного аванса;
• при осуществлении проверки персонала, прибывшего из командировок, оценивать эффективность и полезность его отсутствия, а также выявлять новые возможности развития компании в целом, не ограничиваясь только конкретными работниками.

Результаты проверки служат предпосылкой для проведения следующих мероприятий: обучения сотрудников, повышение их квалификации, мотивационные и консультационные поддержки и т.д.

Список литературы:

1. Конституция Республики Беларусь 1994 г. (с изменениями и дополнениями, принятыми на республиканских референдумах 24 ноября 1996 г., 17 октября 2004 г. и 27 февраля 2022 г.).
2. Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках»: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 19 марта 2019 г. № 176 (в ред. от 22.09.2020 г. № 550).
3. Банникова, Е.В. Особенности проведения аудита расчетов с подотчетными лицами / Е.В. Банникова, О.И. Хамзина, А.А. Навасардян // В сборнике: Аграрная наука и образование на современном этапе развития: опыт, проблемы и пути их решения. Материалы XI Международной научно-практической конференции. 2021.
4. Лытнева Н.А., Пьянова Н.В. Методика внутреннего контроля в системе управления расчетами с подотчетными лицами в малом бизнесе / Н.А. Лытнева, Н.В. Пьянова // Вестник ОрелГИЭТ, 2018.