ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ 5S В КАЧЕСТВЕ ИНСТРУМЕНТА ОПТИМИЗАЦИИ РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА

Возникший на рубеже XIX-XX веков менеджмент явился результатом систематизации имеющихся знаний в поисках путей и способов повышения конкурентоспособности, необходимой для выживания на рынке. Предприниматели понимали, что без эффективной внутренней политики, умения принимать взвешенные решения и правильного своевременного реагирования на происходящие изменения в бизнес среде невозможно сохранение и расширение своего влияния.

На первых порах традиционный менеджмент решал поставленные перед ним задачи. Однако изменения в жизнедеятельности человека, произошедшие во второй половине XX века, обусловили необходимость во внедрении новых методов и подходов управленческой мысли. Внедрение и развитие информационных технологий, усиление конкуренции, увеличение требований потребителей, экономическая глобализация – все это послужило толчком для развития новых технологий менеджмента, которые представляют собой инновационные методы, подходы и философию ведения предпринимательской деятельности в ответ на современные реалии мировой экономики.

Особенно в данном аспекте преуспели специалисты японской школы менеджмента – такие методики как канбан, кайдзен, шесть сигм, just in time и другие получили широкое распространение по всему миру, а их эффективность не раз подтверждалась практическими результатами. Однако все они были в большей мере направлены на производственные процессы: увеличить производительность оборудования, повысить эффективность рабочих цехов, снижение издержек. Это объясняется, в первую очередь, развитием промышленных отраслей.

С развитием информационных технологий наблюдается некий сдвиг экономической активности в сферу предоставления услуг. В связи с этим все большее количество персонала переводится в офисные помещения. Однако, несмотря на растущую значимость офиса в жизнедеятельности компании, очень мало внимания уделяется его развитию.

Офисы подобны живым организмам. Они развиваются, растут, а также реагируют на изменения в их окружающей среде. В силу динамичности бизнес-среды необходимо реагировать незамедлительно на ее малейшие изменения. Эффективно сформированная рабочая среда способна принести предприятию огромные выгоды, устраняя различные виды потерь.

В последние годы в европейских странах все большее внимание уделяется повышению продуктивности персонала за счет оптимизации офисов.  Архитектор Яри Инкинен приводил такую статистику: по результатам исследования эффективного использования рабочего офисного пространства только в 55% оно используется целесообразно. [1]

Для решения проблемы эффективного использования офисных помещений, компании-производители офисной мебели предлагают широкий ассортимент тех или иных предметов интерьера, способные визуально расширить возможности офиса. Однако стоит принимать во внимание тот факт, что непосредственно от сотрудников будет зависеть, какую отдачу принесут вложения в эргономичную мебель.

Таким образом, применение техник и методик, которые бы стали ценностными ориентирами компании, является более выгодным решением. Одной из таких техник является система 5S, которая взяла свое начало в производственных цехах корпорации Тойота.

Система 5S – японская методика, сформировавшаяся в рамках Бережливого производства. Автором данной системы считается Каору Исикава, один из создателей японской системы менеджмента качества. Данный инструмент японского менеджмента является менее известным, однако значимость его достаточно велика.

Япония известна своей философией бережливости и экономии. Системный подход к организации, наведению порядка и уборке рабочего места возник еще в послевоенный период. Таким образом сложилась методика, при которой бы учитывалось все и не было бы места потерям.

В основе системы 5S лежат пять фундаментальных принципа, которые в японском языке начинаются с буквы «с»:

• seiri (сэири) – сортировка;
• seiton (сэйтон) – рациональное расположение;
• seiso (сэисо) – уборка;
• seiketsu (сэикэцу) – стандартизация работ;
• shitsuke (сицуке) – поддержание достигнутого и совершенствование [3, с. 8].

Первый этап – это сортировка всего, что находится в поле зрения рассматриваемой зоны, и удаление ненужных объектов. Девиз этого этапа можно сформулировать так: «Сомневаешься в нужности вещи – избавься от нее».

Следующее это организация рационального расположения подразумевает под собой оптимальное расположение необходимых предметов таким образом, чтобы их легко и эффективно можно было бы использовать. Главное – это открытый доступ.

Уборка - это поддержание чистоты и порядка. Часто является формой проверки, которая помогает обнаружить отклонения и факторы, способные создать аварийную ситуацию и нанести ущерб.

Стандартизация – это пограничный контроль. На этом этапе формируются официальные правила – «стандарты», которые поддерживают и отслеживают исполнение предыдущих трех элементов системы. Зачастую подобные стандарты входят в Кодекс бизнес этики предприятия и обязательны для исполнения всеми сотрудниками. [2, с. 200]

И наконец, совершенствование и поддержание достигнутого результата – этот этап включает в себя обучение и передачу информации. Это должно способствовать формированию дисциплины, таким образом, постулаты системы 5S становятся жизненной философией сотрудников компании [3, с. 10-11].

Практическая цель системы 5S направлена на устранение так называемых «7 смертных потерь», к которым относятся исправления, ожидание, ненужные движения, излишняя обработка, простои оборудования, излишние запасы и проверки. Исходя из данного постулата, и формируются основные преимущества использования системы 5S. [3, с. 13]

Метод 5S способствует вовлечению всего коллектива в регулярную деятельность по наведению порядка, чистоты и укреплению дисциплины на рабочих местах. В свою очередь это приводит к повышению корпоративной культуры компании и усиливает командный дух.

Другой отличительной чертой является повышение производительности труда рабочих, снижение количества допущенных ошибок, и самое главное экономия времени и материальных затрат. Система 5S позволяет замечать и устранять потери, которые имеют постоянный характер. Постепенно совершенствуясь, работники будут затрачивать на ту или иную задачу меньше времени, за счет чего возрастет производительность в целом. [4, с. 7]

Одно из главных достоинств системы 5S заключается в ее низкой стоимости – она не требует вложения значительных средств или использования дорогостоящих технологий, а также она проста в применении и понимании.  Система 5S - это инструмент, позволяющий оптимизировать и поддерживать комфортную рабочую среду.

Рассматривая практические результаты использования системы 5S, можно выделить следующие ее преимущества:

• создание чистой, в том числе, с точки зрения санитарных условий, приятной и безопасной производственной среды, снижение экологических рисков загрязнения окружающей среды;
• оживление рабочих мест и значительное улучшение морали,  мотивации и эффективности персонала;
• устранение различных видов потерь;
• строгое соблюдение техники безопасности на рабочих местах;
• повышение качества предоставляемой продукции или услуг;
• стандартизация бизнес-процессов. [4, с. 8]

Таким образом, применяя простейшие методики зарубежных специалистов, в данном случае японских исследователей, можно построить эффективное рабочее пространство, как на самом маленьком предприятии, так и на площадках огромных транснациональных корпораций.

Список литературы:

1. Информационный портал officenext / Воркшоп «Как оптимизировать затраты на офисный интерьер» [электронный ресурс] – Режим доступа. - URL:http://officenext.ru/orientir/article_2477_Vorkshop_%C2%ABKak_optimizirovat_zatratyi_na_ofisnyiy_interer%C2%BB/ (дата обращения 15.04.2016)
2. Лайкер Д. Дао Toyota: 14 принципов менеджмента ведущей компании мира – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005 – 402 с.
3. Фабрицио Т., Тэппинг Д. 5S для офиса: как организовать эффективное рабочее место – М.: Институт комплексных стратегических исследований, 2008 – 214 с.
4. Agrahari R. S., Dangle P. A., Chandratre K. V. Implementation Of 5S Methodology In The Small Scale Industry: A Case Study // International journal of scientific & technology research// 2015. Vol. 4, № 04