Статья опубликована в рамках: LXXII Международной научно-практической конференции «Научное сообщество студентов XXI столетия. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ» (Россия, г. Новосибирск, 04 декабря 2018 г.)
Наука: Экономика
Секция: Менеджмент
Скачать книгу(-и): Сборник статей конференции
дипломов
ДИАГНОСТИЧЕСКИЙ АУДИТ, КАК ИНСТРУМЕНТ АНАЛИЗА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
В настоящее время применяют различные системы управления. Одни из которых являются более успешными, другие менее. Но успешность системы зависит лишь от нее одной? Конечно, нет.
Вообще, «система управления (менеджмента) - это совокупность взаимосвязанных и (или) взаимодействующих элементов организации для разработки политик, целей и процессов для достижения этих целей» [1, с. 13]. Независимо от того, какую систему применяют на предприятии, ключевым показателем будет являться то, как вы управляете этой системой, насколько точно и верно вы определяете цели, стратегический план компании, процессы и как вы осуществляете контроль за достижением намеченных результатов.
Сегодня систему принято рассматривать как «живой организм». «Установленная аналогия между системой и организмом позволяет обосновано использовать при исследовании систем медицинские термины, в частности термин «диагностика»» [2, с. 310]. Для принятия решений о том, успешно ли у нас функционирует система управления, нам нужно провести ее анализ или по-другому диагностику. Для этих целей успешно подходит диагностический аудит.
Итак, диагностического аудит - это процесс получения информации о бизнесе и проверке его состояния на соответствия определённым критериям.
Цель диагностического аудита заключается в том, чтобы понять уровень функционирования системы управления на предприятии и дать компании рекомендации по его улучшению.
Определили что такое система управления, выбрали каким методом ее анализировать, теперь рассмотрим по каким критериям и в какой последовательности необходимо действовать.
Для определения критериев, по которым будет проводится диагностический аудит, необходимо определить область действия диагностического аудита. Область действия может охватывать всю деятельность организации в целом, либо отдельные функции организации, либо отдельные части организации. Как правило, система управления применяется на всех уровнях организации, и на каждом уровне могут присутствовать свои, исключительные элементы управления не используемы на других уровнях.
В случаи принятия решения провести диагностический аудит в целом по организации, рекомендуется разбить проведение аудита на этапы. Где по каждому этапу будет составлен свой план проведения аудита, цели аудита, критерии на соответствие которых необходимо проверить, отчет о проведении аудита и предварительные рекомендации. В таком случае диагностический аудит системы управления компании будет проведен более тщательно, более результативно.
Выбор критериев для аудита основывается на нормативных документах. Так, если у вас внедрена и сертифицирована система управления, вы берете критерии из документа, по которому проходила сертификация. Например, ваша компания сертифицирована по ГОСТР Р ИСО 9001-2015. В этом случае вы открываете данный ГОСТ и смотрите перечень требований, применимых к анализируемому отделу. В случае, когда вы разработали систему внедрили, но у вас нет сертификата соответствия, вы берете внутренние документы, в которых прописаны требования к системе и проводите диагностический аудит.
После определения области аудита и критериев к нему, составляется план. В нем подробно описываете: в каких числах вы должны провести диагностический аудит, в каких подразделениях на соответствие каких требований будете проверять и назначаете ответственное лицо или группу лиц, для проведения аудита. Важно, в составе аудиторов не используются сотрудники проверяемого подразделения. В плане так же указываются цели аудита. Пример, проверить состояние действующей системы управления на соответствие требованиям (и указываете на соответствие каких требований).
Для упрощения работы аудиторов и для их более эффективной работы, рекомендуется составить чек-листы. В них указать перечень необходимых и минимальных вопросов. Желательно вопросы отнести к каждому конкретному требованию. Возможно оставление пустого места, для записи ответов аудитором.
При проведении аудита, необходимо фиксировать документально все выявленные несоответствия и соответствия. Это позволит объективно оценить действующую систему управления и принять необходимые меры по улучшению этой системы.
При составлении отчета используются все записи аудиторов. Форма отчета утверждается заранее, на этапе принятия решения о необходимости проведения диагностического аудита. В отчете аудиторы предлагают свои рекомендации по улучшению системы управления.
Для наглядности в таблице 1 представлена часть диагностического аудита компании «N» на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2015.
Таблица 1
Диагностический аудит системы управления
|
Пункт ГОСТ Р ИСО 9001-2015 |
Требования из ГОСТ Р ИСО 9001-2015 |
Документы регламентирующие деятельность предприятия и рекомендации |
|
Документы по новому стандарту |
||
|
4.3 Определение области применения системы менеджмента качества
|
Область применения системы менеджмента качества организации должна быть доступна, разрабатываться, актуализироваться и применяться как документированная информация. |
На предприятии существует документ «Руководство по качеству», который определяет границы в которых будет применятся СМК. Разработана организационная структура, описаны участки и виды деятельности, а так же процессы и виды продукции к которым применяется СМК. В ходе аудита выявлено, что |
|
|
|
организационная структура не полностью охватывает существующие должности. Это связано с тем, что после утверждения организационной структуры, на заводе были открыты несколько новых должностей.
Рекомендации: пересмотреть организационную структуру. |
|
4.4.2.а) |
Организация должна в необходимом объеме: a) разрабатывать, актуализировать и применять документированную информацию для обеспечения функционирования процессов; |
В организации разработаны и применяются технологические инструкции (описаны технологические процессы и приемы, повторяющиеся при изготовлении продукции, правила эксплуатации технологического оснащения), маршрутная карта (описание маршрутов движения по цеху изготовляемой продукции). Рекомендации: разработать технологическую карту, описывающую процесс обработки деталей, материалов. |
|
6.2.1 |
Организация должна установить цели в области качества для соответствующих функций, уровней, а также процессов, необходимых для системы менеджмента качества. Цели в области качества должны: a) быть согласованными с политикой в области качества; b) быть измеримыми; c) учитывать применимые требования; d) быть связанными с обеспечением соответствия продукции и услуг и повышением удовлетворенности потребителей; e) подлежать мониторингу; |
На момент проведения диагностического аудита в организации отсутствовали цели в области качества.
Рекомендации: Необходимо разработать цели в области качества в соответствии с требованиями 6.2.1 и 6.2.2 стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015. |
|
|
f) быть доведенными до работников; g) актуализироваться по мере необходимости. |
|
Не существует совершенных или идеальных систем управления. Для того, чтобы в вашей компании была успешная и результативная система управления, вам необходимо научиться ей управлять. Не забывайте, управлять возможно лишь тем, что мы знаем. А диагностика дает нам большое количество знаний для успешного управления.
Список литературы:
- ГОСТ Р ИСО 9000-2015 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. – Введ. 2015-09-28. М.: Стандартинформ, 2012. – 53с
- 2. Фрейдина Е.В. Исследование систем управления организации: учебное пособие М.: Омега-Л, 2013. — 368 с. [Электронный ресурс] — Режим доступа. — https://e.lanbook.com/book/5530. (дата обращения 22.11.2018)
дипломов
Оставить комментарий