ЭКСПЕРТНОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ ОПЕРАЦИЙ ПО РАСЧЕТАМ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

EXPERT STUDY OF SETTLEMENT TRANSACTIONS WITH ACCOUNTABLE PERSONS

Maria Pushkarevich

student, Department of Accounting, Analysis and Audit, Belarusian State University of Economics,

Republic of Belarus, Minsk

Gennady Makeenko

scientific supervisor, Candidate of Sciences in Economics, Associate Professor, Belarusian State University of Economics,

Republic of Belarus, Minsk

АННОТАЦИЯ

Операции по расчетам с подотчетными лицами являются важной частью финансовой деятельности организаций. Подотчетные лица получают средства на выполнение задач или покрытие расходов, связанных с деятельностью компании. Контроль этих операций необходим для минимизации финансовых рисков и соблюдения нормативных требований. Злоупотребления средствами и фиктивные сделки представляют значительный риск. Экспертное исследование расчетов включает проверку операций и оценку правильности расходов. Источники информации включают первичные документы, бухгалтерскую отчетность и внутренние правила. Проблемы часто связаны с недостатком документов, что требует правового регулирования.

ABSTRACT

Settlement transactions with accountable persons are an important part of the financial activities of organizations. Accountable persons receive funds to complete tasks or cover expenses related to the company's activities. The control of these transactions is necessary to minimize financial risks and comply with regulatory requirements. Misuse of funds and fictitious transactions pose a significant risk. The expert study of calculations includes checking transactions and evaluating the correctness of expenses. Sources of information include primary documents, accounting statements and internal rules. Problems are often associated with a lack of documents, which requires legal regulation.

Ключевые слова: подотчетные лица; судебно-бухгалтерская экспертиза; контроль средств; бухгалтерская отчетность; информационные технологии.

Keywords: accountable persons; forensic accounting expertise; control of funds; accounting reporting; information technology.

Операции по расчетам с подотчетными лицами являются неотъемлемой частью финансовой деятельности любой организации. Подотчетные лица – это сотрудники, которым выделяются денежные средства на выполнение определенных задач или покрытие расходов, связанных с деятельностью компании. Важно тщательно контролировать и управлять этими операциями, чтобы минимизировать финансовые риски и обеспечить соответствие нормативным требованиям.

Расходы подотчетных лиц наиболее подвержены рискам злоупотреблений, включая нецелевое использование средств организации и оформление фиктивных или сомнительных сделок.

Цель управления расчетами с подотчетными лицами – обеспечение точного учета, недопущение злоупотреблений и точное отражение понесенных затрат.

Судебно-бухгалтерская экспертиза расчетов с подотчетными лицами решает ряд задач, среди которых можно выделить следующие:

• проверка различных финансовых операций, связанных с расходами и доходами подотчетных лиц;
• оценка правильности и целесообразности произведенных расходов подотчетных лиц, определение их соответствия установленным нормам и правилам;
• проверка оформления документов, подтверждающих расходы и доходы, связанных с подотчетными лицами;
• обнаружение возможных нарушений законодательства, внутренней отчетности или корпоративной политики в расчетах с подотчетными лицами;
• определение остатка задолженности или переплаты подотчетных лиц на определённую дату.
• выявление расхождений между фактическими данными и учетными записями по расчетам с подотчетными лицами;
• формирование экспертных заключений, необходимых для судебных разбирательств или внутренних расследований.

Исследование расчетов экспертом включает обязанность эксперта изучить перечень вопросов, сформулированных судебно-следственными органами. Эксперт имеет право выйти за пределы заданных вопросов только в том случае, если обнаруженные данные имеют значение для дела. Эксперт-бухгалтер может оказаться в ситуации нехватки информации, предоставленной судом или правоохранительными органами. В таком случае ему необходимо запросить недостающие материалы через судью или следователя, которые могут отказать в их предоставлении с указанием причины. Ограничения сужают возможности работы экспертов-бухгалтеров. В ходе исследования эксперт-бухгалтер должен учитывать, как заданные вопросы, так и источники информации, предоставленные самой организацией1.

Источниками информации для экспертного исследования расчетов с подотчетными лицами являются:

• первичные документы, такие как счета, накладные, акты выполненных работ, кассовые ордера, чеки, банковские выписки и документы, подтверждающие финансовые транзакции и другие документы, подтверждающие финансовые операции;
• бухгалтерская отчетность, включая баланс, отчет о прибылях и убытках, а также отчеты о движении денежных средств;
• положения, инструкции и внутренние правила, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами;
• контракты, заключенные с подотчетными лицами, которые могут содержать условия оплаты, сроки выполнения работ и обязательства сторон, внутренние отчеты и служебные записки, касающиеся использования подотчетных средств.

Перечень источников помогает эксперту-бухгалтеру оперативно и эффективно извлечь необходимую информацию для правоохранительных органов.

Этапы экспертного исследования по расчетам с подотчетными лицами включают следующее:

1. определение целей и задач экспертизы; сбор информации о компании, ее структурах и внутренней отчетности;
2. требование на предоставление необходимых документов, включая бухгалтерские отчеты, первичные документы, контракты и внутренние нормативные акты;
3. анализ собранных документов для понимания документооборота;
4. проверка расчетов с подотчетными лицами на предмет соблюдения норм и правил учета; верификация первичных документов на соответствие фактическим операциям; сравнение данных отчетности с данными, представленными подотчетными лицами;
5. распределение расходов по категориям (целевые, нецелевые, фиктивные и т.д.) для проведения более детального анализа;
6. определение возможных нарушений, включая нецелевое использование средств, фиктивные сделки и другие злоупотребления;
7. формирование экспертного заключения, в котором содержится обоснование выводов и рекомендаций по улучшению учета и контроля расчетов с подотчетными лицами;
8. составление отчетности о проведенной экспертизе и оформлении всех полученных данных и выводов.

Проблемы появляются из-за недостатка или неудовлетворительного состояния документов, представляемых подотчетными лицами. Например, нечеткие, исправленные документы или черновые записи без пояснений затрудняют проверку отчетности. Дополнительные препятствия возникают, если запросы на предоставление дополнительных данных отклоняются или их исполнение затягивается. Эти вопросы требуют правового регулирования: в стандартах документооборота должно быть закреплено, что главные бухгалтера обязаны аккуратно и полно вести первичную документацию и отчетность. За несоблюдение этих норм должны предусматриваться штрафные санкции.

Эксперт сталкивается с вопросами, относящимися к первичным документам:

• Отсутствие четкой системы контроля и учета выдаваемых средств. При отсутствии надлежащей системы подотчетные средства могут выделяться без должного контроля, что приводит к их нецелевому использованию.
• Злоупотребления и махинации с отчетными документами. В некоторых случаях сотрудники могут предоставлять поддельные чеки или квитанции, что приводит к искажениям в учете и к возможным финансовым потерям.
• Нарушение сроков отчетности. Когда сотрудники не соблюдают установленные сроки для отчетности, возникают задержки в учете, что негативно влияет на точность бухгалтерских данных и снижает прозрачность финансовых операций.
• Ошибки и неточности в учете расходов. Если расходы неправильно классифицированы, это может привести к искажению финансовых показателей компании.
• Недостаток надлежащего контроля за возвратом неиспользованных средств. При недостатке такого контроля компания рискует потерять эти средства, если сотрудники не возвращают их вовремя.

  Для решения проблем и снижения рисков можно внедрить следующие меры:

1. Разработка четкой политики работы с подотчетными лицами: создание регламента, который определяет порядок выдачи и использования подотчетных средств, сроки отчетности и санкции за несоблюдение правил, поможет структурировать процесс и избежать большинства проблем.
2. Компаниям стоит регулярно проверять подлинность представляемых документов (например, квитанций и чеков) и периодически проводить выборочные проверки для выявления возможных нарушений.
3. Одним из направлений внедрения инноваций в исследования расчетов является применение современных информационных технологий и аналитических инструментов. Использование комплексных программных систем, таких как ERP (планирование ресурсов предприятия), способствует автоматизации учета и контроля расчетов с подотчетными лицами, что позволяет уменьшить влияние человеческого фактора и ускорить обработку данных. Важность использования технологий анализа больших данных увеличивается с каждым годом, так как они позволяют выявлять тенденции и отклонения в расходах, которые не удаётся обнаружить с помощью традиционных методов бухгалтерского учета.
4. Введение новых способов также может заключаться в разработке и внедрении новых методик и алгоритмов проверки расчетов с подотчетными лицами. Так, использование риск-ориентированного подхода позволяет ориентироваться на те участки работы с подотчетными средствами, где вероятность злоупотреблений выше. Анализ включает статистические данные о расходах подотчетных лиц, их истории расчетов и их соответствие установленным нормам.
5. Исследование законодательных инициатив и изменений в налоговом законодательстве, которые могут повлиять на порядок расчетов с подотчетными лицами.

Экспертное исследование операций по расчетам с подотчетными лицами является важным инструментом для обеспечения финансовой устойчивости и соблюдения нормативных требований. Внедрение рекомендаций, основанных на результатах исследования, способствует улучшению управления денежными средствами и минимизации финансовых рисков.

Список литературы:

1. Конституция Республики Беларусь 1994 г. (с изменениями и дополнениями, принятыми на республиканских референдумах 24 ноября 1996 г., 17 октября 2004 г. и 27 февраля 2022 г.).
2. Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках»: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 19 марта 2019 г. № 176 (в ред. от 22.09.2020 г. № 550)
3. Корж В.П. Современные проблемы использования специальных знаний при расследовании экономических преступлений // Эксперт-криминалист. 2013. № 4. С. 36-39.