АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ДОГОВОРАМИ С КОНТРАГЕНТАМИ

AUTOMATION OF CONTRACT MANAGEMENT PROCESSES WITH COUNTERPARTIES

Karina Bayazitova

student, Department of Economic Informatics, Novosibirsk State Technical University,

Russia, Novosibirsk

Vladimir Zonov

Scientific Supervisor, Senior Lecturer, Novosibirsk State Technical University,

Russia, Novosibirsk

АННОТАЦИЯ

В статье рассмотрены процессы управления договорами с контрагентами, спроектированные в BPM-системы ELMA для дальнейшей автоматизации. Объектом автоматизации является компания по разработке программного обеспечения со штатом сотрудников от 200 человек.

ABSTRACT

The article discusses the processes of managing contracts with counterparties designed in ELMA BPM systems for further automation. The object of automation is a software development company with a staff of 200 people or more.

Ключевые слова: документооборот; автоматизация; BPMN; бизнес-процессы; ELMA.

Keywords: documentflow; automation; BPMN; business processes; ELMA.

Введение

Управление договорами – неотъемлемая часть документооборота в любой организации. От суммы сделки, количества рисков и объема взаимодействия сторон, зависит сложность договора, а значит и длительность его составления и согласования.

По мере развития компании возрастает ее штат, что увеличивает в разы время прохождения документа через структурные подразделения. Данная ситуация недопустима на сегодняшний день, когда каждая организация должна максимально быстро принимать решения, чтобы успешно справляться с конкуренцией на рынке.

Все больше сотрудников становится задействовано в работе с документами. При отсутствии единого файлового хранилища каждый из них держит документы у себя на компьютере, в мессенджерах, переписках по почте. Сотрудники тратят около 25% рабочего дня на поиск нужного документа и выяснение вопросов по нему. В результате чего возникают высокие накладные расходы на оперативную деятельность компании. Также разрозненное хранение приводит к утере документов, что неизбежно сказывается на прибыли предприятия.

С увеличением количества сделок растут и объемы документации. При обработке больших потоков документов допускается множество ошибок при их составлении из-за «человеческого» фактора.

В качестве одного из способов решения проблем долгого поиска, утери документов, ошибок при составлении, а также оптимизации продолжительного и непрозрачного процесса согласования применяется автоматизация управления договорами с контрагентами на базе BPM - системы.

В первую очередь, BPM-система координирует выполнение и контроль задач за счет их назначения на конкретных исполнителей. Сотруднику доступна только та документация, которая необходима для выполнения должностных функций. Все взаимодействие между коллегами, возникающее при обработке и согласовании договоров происходит в системе [1, с. 53].

В отличии от других систем, с помощью BPM-системы можно реализовать любую бизнес-логику процессов заказчика. Ее внедрение позволяет компании комплексно взглянуть на автоматизацию бизнеса и избежать лоскутного внедрения в свой ИТ-ландшафт других систем, что снижает финансовую и ресурсную нагрузку на предприятие.

Объект автоматизации

Объектом автоматизации является компания по разработке системного и прикладного программного обеспечения на заказ, имеющая на сегодняшний день штат сотрудников от 200 человек, а также сложную организационную структуру с большим количеством подразделений.

Цели автоматизации

Для того, чтобы реализованный проект соответствовал требованиям заказчика и решал его проблемы, необходимо сформировать единое представление о проекте у всех членов команды. Для этого перед началом автоматизации были сформулированы цели проекта:

• Повышение оперативности работы с договорами;
• Систематизация и унификация технологии работы с договорами;
• Исключение утери договоров и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков документов;
• Минимизация ошибок при заполнении договоров из-за человеческого фактора.
• Соблюдение условий информационной безопасности;
• Организация единого файлового хранилища договоров всех структурных подразделений Заказчика;
• Структурирование договоров по утвержденной номенклатуре;
• Сокращение времени поиска необходимого договора;
• Повышение исполнительской дисциплины за счет усиления контроля деятельности сотрудников.

Задачи автоматизации

Для достижения поставленных целей необходимо реализовать следующие задачи:

• Смоделировать полный маршрут бизнес-процесса согласования договоров и оптимизировать его;
• Унифицировать наименования договоров;
• Организовать четкую структуру каталогов для хранения договоров;
• Автоматически формировать версии договоров в формате word с подстановкой его атрибутов;
• Разграничить права доступа к договору.

Моделирование бизнес-процессов

Для моделирования бизнес-процессов и их дальнейшей параметризации был выбран программный продукт ELMA BPM. В отличии от других BPM-систем, ELMA имеет широкий функционал и предоставляет множество возможностей для интеграций с другими ИТ-системами заказчика. ELMA — самая внедряемая BPM-система в России [2]. Соответственно автоматизация процессов на данном продукте зачастую обойдется компании дешевле, за счет наличия квалифицированных кадров на рынке и накопленного опыта в автоматизации.

В ELMA моделирование процессов осуществляется в нотации BPMN 2.0. Данная нотация имеет ряд очевидных преимуществ:

• Схемы интуитивно понятны большинству участников, поскольку моделирование в BPMN осуществляется посредством диаграмм с небольшим числом графических элементов [3].
• BPMN закрепляет зоны ответственности на каждом шаге процесса.

В рамках проекта были смоделированы бизнес-процессы создания, согласования и отправки оригинала договора контрагенту.

Перед тем, как начать работать с договором, его необходимо создать в системе. Для этого был смоделирован бизнес-процесс «Создание договора», представленный на рисунке 1. Параметризация блоков осуществляется в зависимости от создаваемого типа договора.

Рисунок 1. Бизнес-процесс «Создание договора»

В рамках процесса пользователь заполняет атрибуты документа, затем в системе автоматически формируется оставшиеся данные, в том числе номер документа и его наименование, благодаря чему снимается нагрузка с пользователя, минимизируется количество ошибок при заполнении карточки документа, а также обеспечивается быстрый полнотекстовый, поиск по атрибутам договора в системе.

Определяется папка для хранения в зависимости от указанных признаков, что обеспечивает структурное хранение документов и быстрый поиск по каталогам.

По шаблону, предоставленным заказчиком, формируется версия документа в формате word, в которую записываются указанные в системе атрибуты документа, что позволяет исключить ошибки при заполнении документа.

Затем создается карточка договора, Автоматическая раздача прав четко ограничивает доступ одним сотрудникам, и дает его другим.

После договор отправляется на согласование через вызов процесса «Согласование документов», представленном на рисунке 2.

Рисунок 2. Бизнес-процесс «Согласование документов»

Сформированный маршрут согласования с указанием ответственных за выполнение и сроков выполнения позволяет отслеживать исполнительскую дисциплину сотрудников, четко разграничивает зоны ответственности между ними.

В рамках процесса Юрисконсульт формирует окончательную версию договора для согласования, документ согласуется сотрудниками внутри компании, затем с контрагентом в рамках переписки по почте. При необходимости может формироваться протокол разногласий с контрагентом. Смена статусов на всех этапах жизненного цикла документа позволяет оперативно отслеживать состояние документов в компании.

После полного согласования документа следует отправить контрагенту его оригинал. Для этого вызывается процесс «Отправка документа контрагенту», представленном на рисунке 3.

Рисунок 3. Бизнес-процесс «Отправка документа контрагенту»

В рамках процесса контрагенту отправляется на подпись согласованная версия договора, после чего в систему прикладывается файл подписанного документа для обеспечения хранения всех версий по документу, что в свою очередь позволяет отслеживать историю изменений.

Заключение

Таким образом, спроектированная система управления договорами с контрагентами минимизирует ошибки при составлении документов, возникающие из-за «человеческого» фактора, формирует единое файловое хранилище с четкой структурой каталогов, обеспечивает быстрый поиск документа в системе, позволяет ускорить прохождение договора через структурные подразделения в процессе согласования и улучшить исполнительскую дисциплину сотрудников за счет контроля выполнения задач.

Список литературы:

1. Коржук В.М., Попов И.Ю., Воробьева А.А., Защищенный документооборот. Часть 1: Учебно-методическое пособие – СПб: Университет ИТМО, 2021. – 67 с.
2. ELMA Система управления бизнес-процессами [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B4%D1%83%D0%BA%D1%82:ELMA_BPM_Suite#2019:_ELMA_.E2.80.94_.D1.81.D0.B0.D0.BC.D0.B0.D1.8F_.D0.B2.D0.BD.D0.B5.D0.B4.D1.80.D1.8F.D0.B5.D0.BC.D0.B0.D1.8F_BPM-.D1.81.D0.B8.D1.81.D1.82.D0.B5.D0.BC.D0.B0_.D0.B2_.D0.A0.D0.BE.D1.81.D1.81.D0.B8.D0.B8 (дата обращения 23.02.2022)
3. Урок 1: Ввод в нотацию BPMN [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://www.elma-bpm.ru/journal/urok-1-vvod-v-notaciyu-bpmn/ (дата обращения 23.02.2022)