ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ПРОЕКТОВ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

FEATURES OF PROJECT MANAGEMENT IN BUDGETARY INSTITUTIONS

Veronika Zeltsova

student Department of Corporate Economics and Business Management Institute of Master Ural State University of Economics,

Russia, Yekaterinburg

АННОТАЦИЯ

В 21 веке практически любая деятельность превращается в проект. Инициаторами инновационных идей становятся в первую очередь коммерческие организации. Но общественные и государственные (муниципальные, бюджетные) учреждения также стараются вести активную политику в области проектного менеджмента. Однако последним это дается тяжелее, потому что существует много специфических моментов ведения проектов в данной сфере. С какими именно трудностями и особенностями сталкиваются бюджетные организации в проектной деятельности, вы узнаете из этой статьи.

ABSTRACT

Almost any activity is transformed into a project in the 21st century. The initiators of innovative ideas are primarily commercial organizations. But public and state (municipal, budgetary) institutions also try to pursue an active policy in the field of project management. However, this is more difficult for budget organizations, because there are many specific aspects of conducting projects in this area. You will learn from this article exactly what difficulties and particular qualities budget institutions face in project activities.

Ключевые слова: проект, проектное управление, стандарт, гранты, субсидии, грантодатель, субсидиатор, бюджетные учреждения.

Keywords: project, project management, standard, grants, subsidies, grantor, subsidiator, budget organizations (institutions).

Проект… как часто мы слышали это слово в повседневной жизни. Только за месяц март в поисковом запросе «Яндекс» данный термин употреблялся 11 143 862 раз [6]. Однако можно сделать предположение, что не все люди знакомы с реальным значением данного слова.

Обратимся к компетентным источникам и дадим определение понятию «проект».

Так, по версии PMBOK (международный свод знаний по управлению проектами), проект – это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата [5, с. 3]. Временность обусловлена наличием рамок: конкретной датой начала и окончания.

Российский же стандарт, ГОСТ Р ИСО 21500-2014, трактует термин «проект» по-своему – набор уникальных процессов, которые, в свою очередь, состоят из координируемых и контролируемых работ с датами начала и окончания, которые выполняются для достижения целей проекта [3, с. 4].

На первый взгляд, кажется, что оба определения схожи между собой, однако между ними есть и существенные отличия (таблица 1).

Таблица 1.

Сравнительная характеристика термина «проект» у стандарта PMBOK и ГОСТ Р ИСО 21500-2014

Проанализировав таблицу 1 можно прийти к выводу, что наиболее полное определение у стандарта ГОСТ Р ИСО 21500-2014. Единственный минус в обоих случаях состоит в том, что никто не упомянул о ресурсных ограничениях и о временности структуры. Ведь проект ограничен не только временем, но и финансами, материалами, инструментами и прочим. Также на время реализации создается временная проектная команда, которая по окончанию распускается, в отличие от любой другой функциональной деятельности.

Изучив понятие «проект», перейдем к более усложненному термину «управление проектом». Рассматривать его будет также в разрезе двух стандартов.

Управление проектом по PMBOK – это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту [5, с. 5]. Осуществляется посредством надлежащего применения и интеграции логически сгруппированных 47 процессов [5, с. 5].

Проектный менеджмент по ГОСТ Р ИСО 21500-2014заключается в использовании соответствующих методов, инструментов, приемов и компетенций при реализации проекта [3, с. 4]. Осуществляется также путем реализации набора процессов [3, с. 4].

Оба понятия схожи между собой, однако каждый стандарт строит более узкое определение, основываясь на предыдущем (более широком) термине.

Познакомившись с основополагающими словами в теме проектного менеджмента, можно переходить к дальнейшему изучению.

Итак, нас интересует, что представляет собой проект не в коммерческой сфере, в среде которой он впервые появился, а в бюджетной.

Сложность проведения проектов, будь то в бюджетной, то в муниципальной сфере, обусловлена тем, что учреждениям необходимо участвовать в субсидиальных или грантовых конкурсах, чтобы получить финансирование на их идею.

В случае если на первоначальном этапе, этапе отбора, заявка организации не проходит, то она, к сожалению, остается без проектной деятельности, как минимум на полгода.

Если же проект проходит все конкурсные этапы, то ему автоматически начисляются грантодателем денежные средства, запрашиваемые в определенном объеме, то есть в том количестве, в котором было прописано в смете проекта. Все полученные деньги должны строго использоваться по назначению. Жюри конкурса ежемесячно запрашивают отчет о том, насколько целевое происходит использование.

Следовательно, учреждения, участвующие на получение гранта, вынуждены при составлении заявки и вводных документов к ней, речь идет в большей степени о смете, указывать точный вид материального ресурса и его стоимость. На этом этапе (этапе заполнения заявки) также появляются трудности, потому что наш мир изменчив, и окружающая среда меняется от роста или снижения определенных факторов. Например, мы не можем повлиять на курс валюты, но он может повлиять на нас и нашу деятельность. В связи с этим мы можем столкнуться с ростом цен на те товары, которые были заложены в нашей смете по другой более низкой цене. Но финансирование выделяется лишь в рамках проектного документа, поэтому организации вынуждены искать более дешевые товары, тем самым снижая качество.

Помимо этого, каждый грантодатель или субсидиатор главным своим условием ставит принцип «со-финансирования». Это означает, что участник должен также вложить свои денежные средства в проект, а грант или субсидия лишь помогут ему приобрести оборудование.

Вообще отличие грантов от субсидий состоит в том, что первые – это крупные корпорации (ПАО »Газпром нефть» [4]) или общественные организации (Фонд Тимченко [2]), которые ведут активную социальную политику и поддерживают начинания, как физических лиц, так и коммерческих и бюджетных (муниципальных). Субсидия же – это денежное или натуральное пособие, предоставляемое за счет государственного или местного бюджета [1].

Из вышеописанного следует, что участие в грантах распространяется абсолютно на все организационно-правовые формы, а участие на получение субсидий ограничивается лишь некоммерческими организациями (далее – НКО) (например, «Совет ветеранов»).

Следующая особенность заключается в том, что бюджетные учреждения (школы, больницы, комплексные центры социального обслуживания и прочее) не ставят целью своей деятельности и первостепенной задачей проектную деятельность. В связи с этим, у них в штате отсутствуют компетентные сотрудники в данной области, в отличие от частных компаний, куда целенаправленно набирают проектных менеджментов.

Поэтому команды проекта в бюджетной сфере формируются в основном из высших звеньев, которые уже имеют опыт, связи, навыки управления. Надо помнить, что данная партия не всегда может быть выигрышной.

Что касается проектной документации и управления, то здесь также все происходит немного иначе, нежели в стандартах. То есть многие этапы упрощаются и объединяются воедино.

Проект обязательно проходит стадию инициации, планирования (составляется вручную календарный план, смета и паспорт проекта), реализации и завершения. Как вы можете заметить, процесс контроля и координации не прописан, хотя он имеет место быть. Также вместо устава или концепции создается паспорт, где кратко описывают цель, задачи, ключевые факторы успеха, результаты, команду и основные риски проекта. Никаких подробных документов, как правило, по каждой функциональной области не создается.

Так же, как правило, в организациях отсутствует единая методология и программные инструменты, которые помогали бы отслеживать индикаторы выполнения проекта. Все происходит «в ручную».

Итак, резюмируем все вышеизложенное. Основные особенности ведения проектов в бюджетных учреждениях:

1. идея нового проекта = участию в проектных конкурсах;
2. деньги грантодателя / субсидиатора = целевое использование и жесткие контроль;
3. влияние внешних факторов = неизменность сметы;
4. со-финансирование = получению гранта или субсидии;
5. гранты = участию всех организационно-правовых форм, субсидия = участию НКО;
6. бюджетные учреждения = отсутствию проектных специалистов;
7. документация проектного управления и его процессы = упрощенной схеме в бюджетных учреждениях.

Таким образом, несмотря на то, что бюджетным учреждениям намного сложнее вести проектную деятельность, в ряду многих особенностей, которые были перечислены в статье, они все равно стремятся к ее покорению. Ведь через проекты в наше время можно повысить социальный статус своей организации и сделать этот мир лучше!

Список литературы:

1. Гуманитарология / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: https://www.sites.google.com/site/donory19942004/home/0-opredelenia-nekommerceskoj-deatelnosti/subsidiator (дата обращения: 21.03.2020).
2. Конкурсы и гранты [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://timchenkofoundation.org/konkursy-i-granty/ (дата обращения: 21.03.2020).
3. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 21500 — 2014 [Текст] // Руководство по проектному менеджменту. – Москва : Стандартинформ, 2015. – 45 с.
4. Программы социальных инвестиций «Родные города» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://rodnyegoroda.ru/ (дата обращения: 21.03.2020).
5. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) [Текст]. – Изд. 5-е. – Изд-во Project Management Institute, 2013. – 586 с.
6. Яндекс. Подбор слов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: https://wordstat.yandex.ru/#!/?words=%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82 (дата обращения: 21.03.2020).