ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ И КОНКУРЕНТНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ОТ ЕГО ВНЕДРЕНИЯ ДЛЯ ДИСТРИБЬЮТОРСКОЙ КОМПАНИИ ООО «ВОСТОК-ЗАПАД»

АННОТАЦИЯ

Система электронного документооборота – это одна из технических разработок, вопрос внедрения которой оказывает огромное влияние на конкурентоспособность компании. Целью данного исследования является проверка утверждения о конкурентном преимуществе компаний, использующих систему электронного документооборота. В процессе исследовательской работы проводится оценка затрат на ведение традиционного бумажного документооборота и затрат на ЭДО на примере обособленного подразделения дистрибьюторской компании ООО «Восток-Запад», проводится их сравнение, рассчитывается экономический эффект от внедрения СЭД.

Ключевые слова: электронный документооборот, электронная подпись, цифровизация.

Мы живем в удивительном стремительно меняющемся мире, в котором каждый день происходят открытия в различных областях науки, ежегодно разрабатываются и внедряются тысячи новейших компьютерных технологий, способных существенно изменить наше представление об организации тех или иных процессов, позволяющих оптимизировать и автоматизировать многие из них. Если еще три десятилетия назад появление новейших технологий в бизнесе являлось модной тенденцией и было способом сокращения затрат компании, то в настоящий момент наличие таких технологий определяет позицию компанию на том или ином рынке товаров или услуг.

Представим ситуацию, при которой большинство компаний уже перешло на использование в процессе своей деятельности электронного документооборота, тогда те из компаний, которые не успели внедрить такую инновацию, лишаются возможности успешного взаимодействия с остальными и становятся менее конкурентоспособными. Наличие или отсутствие возможности ведения обмена электронными документами имеет иногда решающее значение при заключении договоров со многими организациями, особенно при их значительном удалении друг от друга и имеющихся территориальных подразделениях, а также при огромном объеме хозяйственных операций, сопровождающихся не меньшим объемом документов.

Система электронного документооборота (СЭД) помогает сократить место для хранения документов, освободить рабочее пространство сотрудников от многочисленных папок, которые можно сдать на хранение в удаленный архив, а освободившееся пространство использовать более эффективно. Если архив занимал одно или несколько помещений, при их освобождении данные помещения можно сдать в аренду или субаренду в зависимости от обстоятельств, расширить производственное пространство, что принесет дополнительную экономическую выгоду. К плюсам можно отнести и экономию на доставке бумажных документов, невозможность потери документов, т.к. все они хранятся в электронном архиве.

Технология электронной подписи позволяет придать юридическую значимость передаваемой информации, а также иметь представление о лице, которое подписало документы. Применение автоматизированных систем, обеспечивающих обмен электронными документами, позволяет существенно сократить расходы на ведение обычного бумажного документооборота, снизить количество ошибок, порожденных человеческим фактором, а также повысить оперативность обмена информацией, как между компаниями, так и с государственными органами.

Внедрение системы электронного документооборота помогает увеличить скорость обработки и поиска информации, что позволяет сэкономить время сотрудников и оптимизировать штат.

Ведение документооборота в электронной форме помогает выстроить более эффективное взаимодействие в компании, у которой филиалы и подразделения территориально расположены удаленно друг от друга. Согласование договоров и контрактов, обмен документами, организованные в цифровой форме, помогают наладить и оптимизировать бизнес-процесс в таких компаниях со сложной внутренней структурой.

Для того чтобы компании иметь возможность подключиться к СЭД, необходимо получить идентификационный номер – GLN (Глобальный идентификационный номер – это международный 13-разрядный цифровой код, предназначенный для точного и краткого обозначения юридических лиц). Этот номер необходим для определения юридического лица, фактического и цифрового местонахождения. Крайне важно в кратчайшие сроки сообщать торговым партнерам о введении нового номера GLN или изменении информации, связанной с номером GLN.

Для передачи электронной документации между компаниями необходим оператор ЭДО, который выступает как посредник и с помощью которого происходит передача информационных сообщений и документов. На рисунке 1 представлена система электронного обмена информацией.

Рисунок 1. Система ЭДО между двумя компаниями

Для того чтобы получить право подписи электронных документов, необходимо обратиться к разработчику для генерации электронного цифрового ключа, с помощью которого будет осуществляться согласование электронных документов. Иными словами, нужно получить лицензию на использование сертификата, дающего возможность применять электронно-цифровую подпись.

При переходе компании на систему электронного документооборота возникает ряд затруднений, которые можно разделить на три группы: финансовые, организационные и технические. Выделение средств на закупку необходимых программных продуктов, привлечение IT-специалистов составляет группу финансовых затруднений при внедрении электронного документооборота. Организационные проблемы включают в себя недостаточные навыки сотрудников для использования ЭДО, необходимость их обучения, неверная постановка задач при внедрении системы, разработка внутренних регламентов. Недостаточная заинтересованность руководства или работников компании также может стать причиной возникновения организационных трудностей. Технические трудности указывают на  необходимость разработки надежной информационной инфраструктуры, обеспечивающей выполнение обмена заданного объема электронных документов в нужный срок, устранение выявляемых ошибок, обеспечение информационной безопасности.

Рассмотрим прогнозируемый экономический эффект от перехода с ведения бумажного документооборота на электронный на примере обособленного подразделения дистрибьюторской компании ООО «Восток-Запад». Данная компания рассматривает возможность интеграции системы электронного документооборота и для этого нужно провести оценку возможных затрат и экономический эффект от инновации.

Дистрибьюторская компания ООО «Восток-Запад» ведет оптовую закупку продуктов питания у крупных поставщиков и впоследствии осуществляет поставки продуктов в рестораны, кафе, столовые и кондитерские производства и другие объекты, осуществляющие деятельность в области общественного питания. Предпосылками для перехода на СЭД послужили претензии нескольких крупных поставщиков и многочисленных клиентов к отсутствию возможности электронного учета первичных бухгалтерских документов. Под угрозой расторжения договоров на значительный объем поставок компания ООО «Восток-Запад» вынуждена проводить работу по поиску возможных вариантов внедрения СЭД, взвешивать все положительные и отрицательные эффекты от применения подобной инновации.

В штате компании 10 сотрудников, осуществляющих работу по обработке первичной документации: 6 сотрудников осуществляют подготовку документации на сопровождение товара до клиента, 4 сотрудника обрабатывают поступившие документы от поставщиков и вернувшиеся от клиента с подтверждением получения товара. Документооборот обособленного подразделения компании-дистрибьютора ООО «Восток-Запад» составляет в среднем 7000 документов в месяц, которые в настоящий момент оформляются на бумажном носителе. В общем итоге компания тратит на ведение бумажного документооборота шесть миллионов двести пятьдесят две тысячи триста шестьдесят рублей в год.

Подсчитаем приблизительный объем затрат компании в первый год внедрения системы электронного документооборота. Компания в качестве провайдера для осуществления передачи и получения электронных документов выбрала СКБ Контур. СКБ Контур включает в себя сервис Контур.Диадок для обмена электронными документами – счетами-фактурами, актами, накладными и другими документами. Среди ценовых предложений СКБ Контур наша дистрибьюторская компания ООО «Восток-Запад» выбрала для себя наиболее приемлемый вариант с ценой 5,7 руб. за исходящий документ и бесплатным получением входящих.

Также понадобится рабочее место с выдачей сертификата на защищенном устройстве хранения ключевой информации Рутокен Лайт и лицензия на право использования программы для ЭВМ СКЗИ «КриптоПро CSP» в составе сертификата сроком на 1 год, а также услуги специалиста по внедрению.

Для начала компании нужно обратиться в Ассоциацию автоматической идентификации GS1 для получения GLN — уникального 13-значного числового идентификатора юридических лиц или их подразделений. Присвоение идентификационных номеров GLN регулируется стандартами системы GS1 для того, чтобы гарантировать уникальность каждого отдельного номера во всем мире. Для получения GLN-номера предприятие должно стать членом национальной ассоциации GS1 в РФ такой организацией является GS1 Russia – ГС1 РУС. Поскольку нужно зарегистрировать одно юридическое лицо, то стоимость получения GLN составила 15000 руб.

Полученные затраты на внедрение ЭДО в течение первого года внедрения и использования представлены в таблице 1.

Таблица 1.

Затраты компании на внедрение ЭДО

В результате прямые затраты обособленного подразделения компании ООО «Восток-Запад» на внедрение инновации составили бы за первый год 525400 руб., при этом решением руководства компании для работы с ЭДО выделено 5 сотрудников из 10, занимавшихся обычным документооборотом, и вместе с их зарплатой затраты на учет документов составят три миллиона четыреста одну тысячу двести рублей. Сокращение численности сотрудников будет связано с тем, что работа с электронными документами занимает намного меньше времени, это позволит уменьшить необходимое время обработки и поиска информации, следовательно, снижаются трудозатраты и компании необходимо меньшее число работников для ведения учета первичных документов.

Если сравнить с затратами на ведение традиционного документооборота, экономия составляет в год:

6252360 руб. – 3401200 руб. = 2851160 руб.

Или в процентном соотношении снижение затрат на 45,6%.

На рисунке 2 представлено сравнение объема затрат при ведении обоих видов документооборота.

Рисунок 2. Объем затрат на ведение обычного и электронного документооборота

Таким образом, годовой объем затрат на внедрение электронного документооборота в два раза меньше, чем годовой объем затрат на ведение традиционного документооборота. Поскольку затраты компании влияют на размер себестоимости реализуемой продукции, снизив затраты, компания сможет снизить себестоимость, а чем ниже себестоимость, тем выше возможная прибыль. Кроме того, сокращение затрат даст возможность снизить цены на продукцию и за счет этого повысить конкурентоспособность компании.

У компании появляются конкурентные преимущества, она получает больше шансов на заключение выгодных контрактов и договоров на поставку продукции с партнерами, которые осуществляют обмен электронными документами. Оперативность обмена данными и отсутствие возможности для потери документации создаст условия для своевременного проведения сверок взаиморасчетов, выявления и устранения имеющейся задолженности.

Таким образом, можно сделать вывод, что при внедрении системы электронного обмена документами компания приобретает необходимые конкурентные преимущества для успешной работы в выбранном сегменте рынка.

Список литературы:

1. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", ст.2
2. Федеральный закон от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 6
3. Королев И. Д., Подгорный Д. С. Актуальные проблемы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота в действующих и перспективных автоматизированных системах, обрабатывающих конфиденциальную информацию // Молодой ученый. — 2018. — №13. — С. 45-50.
4. Международная ассоциация GS1 Russia/ URL: http://www.gs1ru.org/edi/ (дата обращения: 07.12.2019)
5. Контур.EDI – Как это работает. URL: https://kontur.ru/edi/howitworks#faq-162 (дата обращения: 08.12.2019)