АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ

DOCUMENTS ACCOUNTING AUTOMATION

Elvira Nasibullina

student, Department of Economics and management at the enterprise, Kazan national research technical University,

Russia, Kazan

Daria Rumyantseva

student, Department of Economics and management at the enterprise, Kazan national research technical University,

Russia, Kazan

Sirodsh Ismoilov

student, Department of Economics and management at the enterprise, Kazan national research technical University,

Russia, Kazan

АННОТАЦИЯ

В данной статье мы поговорим об автоматизации учётов документов разных видов.

Любая современная организация, которая хочет быть на высшем уровне, обязана качественно выполнять работу с документами, которые проходят по всем подразделениям данной организации. В этом им помогает автоматизация.

ABSTRACT

In this article we will talk about automation of accounting documents of different types. Any modern organization that wants to be at the highest level, is obliged to perform quality work with documents that are held in all departments of the organization. Automation helps them do this.

Автоматизация делопроизводства предполагает автома­тизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих документов в организацию, прохождение внут­ренних документов, а также контроль за их исполнением.

Организация, находящаяся на высоком уровне, способствует своевременному прохождению документов по всем подразделениям данной организации, а так же улучшает эффективность управления предприятием. Автоматизация служб делопроизводства ведёт к обеспечению увеличения объёма выполняемой работы, и одновременно обеспечивает уменьшение затрачиваемого для этого времени.

Поступивший из вне документ сначала должен быть заре­гистрирован. После этого документ попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело и либо передается на ар­хивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов документов используют банк текстовых заготовок. Он содержит уни­фицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юри­дические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ с необходимыми реквизитами затем отправляется по адресу.

На данный момент по всюду наблюдается внедрение автоматизированных информационных систем (АИС) в сферу управления предприятием. Это очевидно, так как автоматизация управления приносит наиболее ощутимый эффект. Одним из наиболее перспективных из них является Система «1С: Предприятие».

Более чем десятилетний опыт работы российской фирмы «1С» позволяет положительно оценивать ее программный комплекс для автоматизации управления предприятием-«1С: Предприятие».

Задачами автоматизации являются:

• изучение бухгалтерского учета в программе 1С Бухгалтерия;
• использование документов в компьютерной системе, которые могут существовать и в электронной форме;
• увеличение эффективности управления предприятием также ее работы

Автоматизация бухгалтерского учёта.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями.

Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе¹, но во многих случаях они существуют только в электронной форме.

Компьютерная система включает в себя следующие элементы.

1. Аппаратные средства.

К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей.

б) Прикладные программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры управления

применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке

сообщений, логическим и другим командам.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

Перечислим преимущества, которые даёт автоматическая бухгалтерия:

• быстрое и безошибочное заполнение реквизитов (в счетах, счетах-фактурах, товарно-транспортных накладных, расходных ордерах, платёжных поручениях);
• оперативная обработка информационного массива;
• представление аналитики в наглядном виде (диаграммы, графики, таблицы);
• формирование разнообразных регистров (расчётно-платёжных ведомостей, кассовой книги, книг продаж и покупок);
• уменьшение количества бумаг;
• мгновенный обмен информацией между подразделениями, между руководителем и подчинёнными;
• исключение арифметических ошибок;
• общение через Интернет с контролирующими государственными органами, банками;
• прозрачность и подконтрольность финансово-хозяйственной деятельности;
• быстрая реакция на изменения в законодательстве.

Управленческий учет

Управленческий учет применяется с целью сбора, регистрации, анализа и контроля информации, о различных операциях в хозяйственной деятельности предприятия. Наиболее часто ограничивается в пределах одной организации и разворачивается на местах ведения хозяйственных операций (участок, цех, склад, отдел).

Его главная отличительная черта — оперативное предоставление данных, которые в свою очередь могут быть получены по телефону, факсу, в устной беседе, в виде почтового извещения. Данные управленческого учета применяются для ежедневного, текущего руководства и управления основными функциями предприятия (контроль выработки, выпуска продукции, оказанных услуг, выполнения договорных обязанностей, отгрузки и реализации, наличия материальных запасов, явки на работу, поступления товаров от поставщиков, состояние покупательного спроса и т. д.)

Сложность ведения учета в торговле создается большой динамикой развития этой сферы, что подразумевает внесение частых изменений в имеющиеся базы данных. В следствии этого, при учете торговых операций возникает необходимость оперативного обновления информации.

Список литературы:

1. Богданова С.В., Ермакова А.Н. Информационные технологии: учебное пособие для студентов высших учебных заведений. – Ставрополь: Сервисшко-ла, 2014. - 211 с.
2. Шаньгин В.Ф. Информационная безопасность. – М.: ДМК Пресс, 2014. – 702 с.: