ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ И ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ И УЧЕТА РАБОТ ИТ-ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ НА ГАЗОТРАНСПОРТНОМ ПРЕДПРИЯТИИ

На сегодняшний день природный газ является одним из наиболее активно используемых видов энергоресурсов. Многие эксперты в области развития энергетики сходятся во мнении, что добыча и использование природного газа являются наиболее перспективным направлением развития топливно-энергетического комплекса (ТЭК) России.

Газовая отрасль наряду с нефтяной является важнейшей отраслью экономики России. Доля поступлений от нефтегазовой отрасли в федеральный бюджет составляет около 50% [1]. Обеспечение надежного и бесперебойного газоснабжения является одним из приоритетных направлений в области обеспечения энергетической безопасности страны.

На фоне нарастания темпов развития газотранспортной системы России в рамках программы газификации регионов и увеличения объемов экспорта природного газа, возникает проблема технической модернизации газотранспортных предприятий. Речь идет не только о модернизации технологических процессов и оборудования. Особое значение сегодня приобретает развитие информационных технологий управления предприятием. В связи с этим возрастает значимость ИТ-подразделений на газотранспортных предприятиях [2].

ИТ-подразделения в газотранспортной организации зачастую имеют дело с уникальными информационными системами, разработанными индивидуально для каждого предприятия, а также со сложным специализированным программным обеспечением (ПО), обеспечивающим автоматизацию технологических процессов на предприятии.

В таких условиях очень важно уделять внимание повышению эффективности работы сотрудников. Необходимо постоянно повышать квалификацию персонала, проводить эффективную мотивационную политику, совершенствовать систему менеджмента. В настоящее время все большую популярность приобретает внедрение в систему корпоративного управления инструменты управления временем и задачами сотрудников.

Управление временем (тайм-менеджмент) – это учет, распределение и оперативное планирование временных ресурсов. Корпоративный тайм-менеджмент – это совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией [3].

ИТ-инструментом реализации технологий тайм-менеджмента являются так называемые программы таск-менеджеры (от английского task - задание). Эти программы в общем виде представляют собой инструмент ввода отдельных задач и связывание этих задач в планы. Посредством этих программ каждый сотрудник либо получает уже готовую программу действий по достижению стоящих перед ним целей, либо самостоятельно ее формирует.

Современный рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программ для учета и планирования задач. Это самостоятельные программные продукты, которые можно встраивать в информационную систему (ИС) организации. однако, для энергетических организаций, и в частности газотранспортных предприятий, характерна разработка собственных уникальных ИС, в которые невозможно интегрировать сторонние программные продукты. В этом случае для автоматизации каждой группы бизнес-процессов разрабатывается отдельный модуль. Это касается и модуля планирования задач.

В данном исследовании нами были рассмотрены теоритические основы построения модуля планирования задач, а также рекомендации по наполнению данного модуля.

Главным объектом работы модуля является задача – действие или последовательность действий, которые должны быть запланированы и выполнены в пределах зоны ответственности ИТ-подразделения. Задачи бывают трех видов:

1. задача разовая – основной вид задачи для планирования деятельности подразделения;
2. задача повторяющаяся – аналог разовой задачи, но с возможностью повторения по заданному расписанию;
3. задача постоянная – особый вид задачи для фиксации занятости времени работников, как правило, не имеет точных временных границ, а только сроки, в которые она актуальна.

Жизненный цикл задачи для разрабатываемого модуля можно изобразить в виде диаграммы, представленной на рисунке 1.

Рисунок 1. Диаграмма перехода статусов задачи

В зависимости от вида задачи может меняться набор ее реквизитов, а также необходимость включения ее в один из планов (годовой, месячный и т.д.). Например, для повторяющейся задачи необходимо настроить расписание задачи (даты начала и окончания, тип периода и период повтора задачи и ее длительность), связать задачу с видом плана (ежемесячный, годовой и т.д.).

В обязательном порядке следует указать наименование задачи, объект ИТ-инфраструктуры, с которым связано выполнение работы, а также вышестоящую задачу. Необходимо добавить всех работников, ответственных за выполнение работы. По работе может быть установлен только один главный ответственный. Редактирование задачи доступно всем ответственным работникам.

Различные действия с задачей, изображенные на диаграмме, доступны пользователям, имеющим разные роли. Синим цветом обозначены действия, которые может выполнять пользователь с ролью «Обычный пользователь». Красным цветом – действия, которые может выполнять пользователь с ролью «Руководитель».

Исполнитель задачи должен:

1. добавить новую задачу, заполнить реквизиты: вышестоящая задача, объект ИТ-инфраструктуры, дата начала, ожидаемая дата окончания работ, добавить ответственных, сделать одного из ответственных главным; в дополнение нужно предусмотреть возможность прикрепления скриншотов, документов и других файлов;
2. включить задачу в план (ежемесячный, годовой или другой);
3. прикрепить организационно-распорядительные документы или корреспонденцию, связанную с задачей.

Исполнитель обязан отмечать в системе переход статуса задачи. После выполнения задачи исполнитель также должен сделать соответствующую отметку в системе и прикрепить краткий отчет о выполнении задачи. Задача считается выполненной только после того, как руководитель будет удовлетворен результатом и снимет задачу с исполнения. В противном случае, задача отправляется на доработку.

На основании вышесказанного можно заключить, что основная задача при разработке модуля планирования задач – реализовать логику перехода статусов задачи и разграничение полномочий пользователей по работе с задачами. Дополнительные возможности модуля, его графическое оформление и дополнительный инструментарий настраиваются в зависимости от специфики работы и требований пользователей.

Внедрение модуля планирования задач в ИС организации позволяет обеспечить прозрачность работы ИТ-отдела и повысить уровень контролируемости работы сотрудников.

Список литературы:

1. Коваленко Н.П. Газовая отрасль России: современное состояние и основные тенденции развития [Электронный ресурс] // Официальный сайт издательства «Аналитика Родис», 2015: URL: http://www.publishing-vak.ru/file/archive-economy-2016-10/7-konovalenko.pdf (дата обращения: 15.04.2019).
2. Соковнин А.В. Новая роль ИТ в компаниях российской энергетики [Электронный ресурс] // Электронный журнал «Системы управления бизнес-процессами»: URL:http://journal.itmane.ru/node/28 (дата обращения 15.04.2019).
3. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент. Полный курс: учебное пособие [Электронный ресурс] / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, Т.В. Телегина, С. Бехтерев. Москва: Альпина Паблишер, 2016. 311 с. URL: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=269985 (дата обращения: 15.04.2019).