РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ДОКУЕНТООБОРОТА В ФИЛИАЛЕ ПАО «МРСК СИБИРИ»-«КРАСНОЯРСКЭНЕРГО»

На сегодня, документооборот – это движение документов между их составителями и исполнителями по информационно технологическим цепочкам, предоставляющее возможности информирования заинтересованных лиц, доведение до них принятых управленческих решений, а также, осуществлять контроль и учет и от того насколько он правильно выстроен зависит эффективное функционирование организации. Исходя из этого, можно утверждать, что верно выстроенный документооборот – это один из основополагающих факторов эффективной системы управления.

На данный момент  филиал ПАО «МРСК Сибири» – «Красноярскэнерго» (далее —филиал) использует систему смешанного (электронно-бумажного) документооборота, однако, не следует упускать из внимания тот факт, что вектор развития современного делопроизводства  обращен к полному переходу на электронный документооборот. Такой факт подтверждается путем проведения опроса специалистов отдела документационного обеспечения управления делами филиала по теме улучшения процессов документооборота в организации, который помог обозначить проблемы, с которыми сталкиваются делопроизводители в своей профессиональной деятельности (например неудобная для сотрудников поисковая система, менее производительное функционирование разделов при работе в системе электронного документооборота).

Для того, чтобы обеспечить более оптимальную работу с документами следует учитывать следующие факторы:

• нормативная документация;
• процесс создания документов;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• юридическая сила электронных документов;
• быстрый поиск документов.

Так, исходя из вышеперечисленных аспектов, с целью оптимизации системы документооборота в филиале ПАО «МРСК Сибири» – «Красноярскэнерго», предлагаю следующее:

• для более эффективной регламентации работы с документами следует разработать единую инструкцию, для работы с документами с использованием средств системы корпоративного документооборота, автоматизированных систем управленческого документооборота Это приведет к повышению концентрации внимания работником на одном документе, где в целом скомпоновано будет описан весь процесс работы с разнообразными видами документов, начиная от создания документов, типовых форм, заканчивая подшивкой исполненного документа в дело;
• на сегодняшний день работа с документацией с использованием средств системы корпоративного документооборота, автоматизированных систем управленческого документооборота имеет большую актуальность. Инструкция для работы с документами в организации предназначена для непосредственного использования в филиале. Для создания определенного документа используют шаблоны оформления с использованием фирменного стиля организации. При подготовке документа в системе электронного документооборота дополнительно вводится раздел, где уже будут готовые бланки основных видов документов (протоколы, акты, докладные записки, письмо структурного подразделения и другие);
• в системе электронного документооборота в филиале при передаче документов для принятия решений вводится функция взаимосвязи документа – запроса (входящий документ) и ответа на исходящий документ. Данная функция позволит отследить историю исполнителя, позволит понять был ли официальный ответ на запрашиваемый документ. Например, при поиске входящего документа по номеру, автоматически в истории документа будет отображаться ответ структурного подразделения;
• этап редактирования систематически  повторяющихся типовых исходящих документов (например, о смене реквизитов) можно упростить, так как текс этих писем будет одинаковым. Это приведет к снижению времени на создание одного документа, что положительно скажется на эффективности трудовой деятельности каждого сотрудника;
• с целью осуществления контроля за своевременным исполнением заданий, зафиксированных в документах, имеется функция формирования списка контрольных поручений за отчетный период выданных, от руководителя. Так же в функцию системы электронного документооборота включён контроль исполнения документов (постановку на контроль, доведение до исполнителя поручения (документа), рассмотрение отчета о проделанной работе, обобщение и анализ результатов исполнения);
• на сегодня, использование электронных документов в филиале имеет распространенных характер. Для достижения высокого уровня защиты интересов организации, необходимо обеспечить правомерность электронных документов (далее ЭД). Для придания ЭД юридической силы потребуется соблюдение аутентичности и целостности, т.е. возможность доказать где, когда был создан документ, оригинальность содержания, а также полноту и неизменность в дальнейшем. Чтобы иметь выдержать аутентичность и целостность, необходимо сохранить сам документ, а также вспомогательную документацию и метаданные, в которых зафиксированы все этапы жизненного цикла документа. В этом немаловажную роль сыграют носители однократной записи типа WORM (CD, CD-R, DVD и т.д.), а также интегрированный в СЭД электронный архив.
• важное значение в документационном обеспечении управления – быстрый поиск документов. В системе электронного документооборота для поиска используется единое поисково- справочное окно, которое не в полном объеме предоставляет информацию о нужном документе. В разработке данной системы необходимо дополнить систему электронного документооборота специальными поисково- справочными диалоговые окнами, позволяющими расширить возможность поиска документов по следующим реквизитам: исходящему номеру, входящему номеру, по дате, исполнителю, организации, по заголовку. Это позволит повысить  эффективность управления и усовершенствует делопроизводство.

Исходя из всего вышесказанного, можно заключить, что применение программного обеспечения должно быть удобным и функциональным и учитывать специфику работы с документами на современном этапе. Внедрение инноваций по оптимизации процесса работы с документопотоком повышает оперативность прохождения документа, регулирует его работу при прохождении всех стадий электронного обмена информацией.

Список литературы:

1. Официальный сайт ПАО «МРСК Сибири» [электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: https://www.mrsk-sib.ru/index.php?lang=ru40 (дата обращения 19.05.2019).
2. Официальный сайт филиала ПАО «МРСК Сибири» – «Красноярскнерго» [электронный ресурс] – Режим доступа. – URL: https://www.mrsk-sib.ru/index.php?lang=ru24 (дата обращения 20.05.2019).
3. Российская Федерация. Законы. Об электронной подписи [Электронный ресурс]: №163 – ФЗ от 06.04.2011 г. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (Дата обращения: 20.05.2019).