АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УЧЕТЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Проблемы повышения прибыли предприятия, успешной работы персонала волнует всех руководителей предприятий. Также им необходимо решать проблемы в условиях падения компании, что заставляет их постоянно поддерживать контроль над различными аспектами финансово - хозяйственной деятельности.

Бухгалтерские пакеты и программы помогают автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и сделать идеальный порядок в складском учете, в целостности продукции, товаров, правильно, грамотно и ответственно подсчитывать заработную плату, вовремя сдавать итоги своей работы, отчет.

В случае, какой-нибудь ошибки при учете денежных средств предприятие может попасть в большие неприятности. Примеров этому довольно много. Также подвергаются риску при не соблюдении последних законов и распоряжений. При учете денег от руки, письменно возможны неточности и ошибки в арифметики, что влечет за собой множество проблем.

Конечно, понятно, что современные технологии не способны увидеть перед собой опытного человека при работе, но может помочь распланировать учет средств, расширить количество принятой информации, не допустить ошибки в арифметике.

Проверенные бухгалтерские системы обязаны включать в себя правильное ведение учета, быть понятными в применении.

Они правильно проводят арифметические расчеты; предоставлять полную обработку и компактность первичных документов; рассчитать накопление итогов; вести архив.

В зависимости от особенностей учета базы данных на предприятии имеют индивидуальную структуру, но обязаны быть в соответствии с принятым планом счетов.

Безопасность компьютера в данной системе обеспечивает защиту от неожиданных сбоев или от различной пропажи данных. Современные компьютеры являются общедоступными, поэтому невозможно дать полную гарантию того, что никто не применит физический силы.

При выборе системы нужно понимать, что даже специалисту иногда необходимо обращаться за консультацией, и за заменой старой техники или просто за советом.

Информационные технологии сопровождаются следующими особенностями, (которые нужно понимать при оценке способов контроля):

1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка дает возможность применять одни команды учета денежных средств, что помогает исключить появление возможных ошибок, обычно допускаемых в ручной обработке. В противном случае, за программными ошибками следует и ошибочное выполнение всех операций при одном условии.
2. Разделение функций. Компьютерная система должна работать с помощью различных способов контроля, которые в других системах проводит не один специалист. Компьютер дает возможность введения различные способы для выполнения контроля. Одной из таких способов является система паролей, которые не допускают действия, не принятых со стороны специалистов.
3. Возможности предотвращения ошибок и неточностей. Если сравнить неавтоматизированные обработки учета денежных средств и компьютерные технологии то будет понятно, что компьютер является более открытым для несанкционированного проникновения, причем это могут быть и работники проводящие контроль. Также с их помощью можно скрытно изменить данные или просто получить доступ к данным об архиве. Машинная обработка будет работать безошибочно только при меньшем вмешательстве самих людей.
4. Необходимости увеличения контроля с помощью администрации. Компьютер предоставляет не малый выбор средств анализа данных, позволяющих наблюдать за деятельностью фирмы со стороны администрации. Присутствие дополнительного материала дает возможность укрепить системы внутреннего контроля и уменьшает риск его неудачи.
5. Автоматизация выполнения операций в компьютере. Компьютер способен осуществлять все действия автоматически, и не принципиально это должно быть в виде документа, поскольку факт выполнения такой системы рассматривается в неявном виде наличие определенных правил.

Существуют следующие классы бухгалтерских программ. «Мини-бухгалтерия». Данные программы реализуют функции, которые позволяют набирать бухгалтерские записи, проводить небольшой выбор первичных данных и готовить отчет. «Интегрированная бухгалтерская система» (ИБС). Немало идей этого класса появилось из выше сказанного. К предложенному классу относятся операции, которые объединяют и поддерживают всех основные функции и разделы. Реализуются они как правило в рамках единой программы в основном на малый и средний бизнес. «Бухгалтерский конструктор» (Бухгалтерская система с обширными возможностями). По факту этот класс программ начал использоваться только из-за того, что разработчики стали переходить на массовое производство. Главным отличием этого класса служит модульная и гибкая структура с основными действиями бухгалтерских систем, которые рано перечислялись, но при этом предлагают различные способы адаптации к особым ситуациям учета средств и требованиям. «Бухгалтерский комплекс».

Появление программ под каждый раздел учета с помощью последующего планирования документов существовали исторически. Развитие компьютеров здесь осуществляется в направлении отдельных участков учета, в создании новых модулей. Бухгалтерский комплекс является сбором различных программ, приводящих в действие функции не принципиально отдельных разделов учета, но и функций бухгалтерского учета как единое целое. «Бухгалтерия-офис» (система автоматизации руководства производством). Данные разработки подстроены не только для простой работы специалиста, но и для работы руководителя.

В качестве основных составляющих системы выделяют: полный бухгалтерский учет средств, система управления, делопроизводства и планирование действий, способы анализа и составления решений различных проблем. «Отдельные участки учета и АРМы». Потребности на отдельные АРМ, такие как учет труда и заработной платы, банк, касса стремительно сокращается. Люди просто понимают, что наибольшую выгоду такие системы несут только в совместной работе. «Отраслевые системы с бухгалтерским учетом». Распространенными, а также и проработанными, считаю отраслевые системы для бюджетной сферы, продажи, промышленных и строительных предприятий, страховых и аудиторских организации. В данном случае учитывают и оценивают собранность функции, сборность и понятность решений бухгалтерского учета денег.

Автоматизация информационных технологии учета денежных средств на предприятии и подготовка финансовой отчетности в условиях переходной экономики одной из задач. Бухгалтерский учет представляет собой внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности можно считать отчетность.

Современные компьютерные системы рассматривают широкий выбор автоматизации бухгалтерского учета. Не нужно разделять их на положительные и отрицательные стороны. Все они правильны и применимы на предприятиях различного размера и рода деятельности.

Для того чтобы все было эффективно и дало результат, следует учесть следующее.

Во-первых, нужно верно выбирать время для внедрения автоматизации и оценкой ее сроков. Если необходима доработка, то нужно немедленно найти время на подготовку задания. Быть уверенным, что все аспекты деятельности фирмы учтены.

Во-вторых, не оставить без внимания подготовку персонала.

- Нанять технического специалиста, который будет нести ответственность за всю работу техники.

- необходимо проверить знание сотрудников о работе с компьютером.

В-третьих, оценить достижения и возможные успехи сотрудников, знать, на что способен работник.

В-четвертых, нужно организовать и планировать взаимодействие всех участков автоматизированных информационных технологий.

Также стоит заметить самый распространенный стереотип о том, что автоматизация с помощью учета денежных средств может вести за собой уменьшение бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед компьютером. На самом деле количество работников зависит в первую очередь от объема первичных документов. а количество их не зависит от того, с компьютером специалист или нет, оно зависит от количества хозопераций в организации. Таким образом, автоматизация учета денежных средств не сокращает число работников в бухгалтерии.

Список литературы

1. Журнал «Бухгалтер и компьютер» №1-3 2000 г.
2. «1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М - 1999
3. БрагаВ.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета» М -Финстатинформ 1996