РОЛЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

В настоящее время информационные технологии заняли одну из главных ниш общественной жизни. При работе различных организаций, государственных, общественных структур возникают большие потоки информации для обработки и анализа которых требуются большое количество времени и дополнительный штат сотрудников. Для облегчения данной работы созданы новые системы документооборота, которые направлены на ускорение получения нужной информации, так как комплекс работ с документами весьма энергоемкий процесс (создание, отправление, получение и использование занимает большое количество времени).

В развитых странах, уже давно вошло в практику ведение электронного документооборота (ЭД), так как данная технология позволяет унифицировать и анализировать документацию. Так, например, в Японии, США, Китае и Великобритании значимую роль отводят корпоративной социальной ответственности, и считают целесообразным анализировать комплексную деятельность компании для понимания всей картины, а не только финансовую отчетность. В России же постепенно начинаются набираться обороты по вводу ЭД. Государственные органы Российской Федерации тоже постепенно переходят на систему электронного документооборота, так в постановлении №1494 правительства РФ от 2015 года было ведено правило электронного документооборота в органах государственной власти, что позволило увеличить эффективность и мгновенность взаимодействия различных органов власти, как между ведомствами, так и внутри отдельного ведомства. [7]

Особых успехов добились те компании, которые вели ЭД: «Норильский никель», «Полюс Золото», ОАО «Альфа-Банк», ОАО «Газпром», ОАО «НОВАТЭК» и другие – данные организации являются одними из ведущих в России, и показывают свою стратегию развития и участие в решении различных вопросах, что соответствует мировым тенденциям ведения бизнеса.

Документооборот - это движение документов с момента создания до завершения исполнения и хранения архивов. А система электронного документооборота – это, в свою очередь, инструмент, который позволяет автоматизировать обмен данными и перенести его в электронный вид.

Автоматизация системы электронного документооборота (СЭД) - это обязательная составляющая успешного предприятия, которое позволяет вести документооборот в упорядоченном виде и обеспечить эффективно организованную систему поиска документов. Так же в современной рыночной экономике имеет важное значение конкуренция, в свою очередь это означает, быстрое взаимодействие с клиентом и между отделами. И, безусловно, должно происходить повышение производительности внутри предприятия за счет:

• Сокращение бумажных документов
• Экономия рабочего времени персонала на операции с документами
• Уменьшение времени на оборот документов между отделами
• Сокращение расходов на бумажные документы
• Увеличения скорости обработки запросов
• Контроль всех процессов, происходящих в компании
• Увеличения информационной безопасности
• Унифицирование документации
• Упорядочивание документации

Как и в любом процессе в СЭД тоже есть свои недостатки, которые нужно учитывать при выборе системы:

•  Стоимость ПО и внедрения, так малым предприятием может быть и невыгодно приобретение ЭД, так как окупаемость будет происходить очень медленно
•  Обучение сотрудников
•  Процесс внедрения системы электронного документооборота может занять достаточно большое количество времени
•  В целях безопасности компании требуется постоянное резервное копирование

На данный момент существует множество систем электронного документооборота:

1С Документооборот.

Преимущества: простая интеграция с продуктами 1С, низкая стоимость лицензии, удобный и понятный интерфейс, организация документооборота в быстрые строки.

Недостатки: поставщик и покупатель должны иметь одного и того же оператора, обмен данными возможен не со всеми контрагентами[5]

• Босс-Референт

Преимущества: способствует конкурентоспособности на рынке, быстрота внедрения, интерфейс интуитивно понятен, обеспечение надежности и отказоустойчивости

Недостатки: устаревший интерфейс, проблемы с выпуском новых версий…[4]

• Гран-Доки и другие

Преимущества: возможность получения справочной информации о документах, регистрация входящих и исходящей корреспонденции

Недостатки: система не универсальна, требуется дополнительная настройка, не ориентирована на быстрое внедрение [3].

При внедрении электронного документооборота нужно ставить конкретную задачу - что именно должна реализовать данная система, существует признаки, на которые нужно обращать внимание:

1. Стоимость СЭД
2. Интеграция с другими информационными системами организации
3. Защита информации
4. Резервирование данных
5. Время восстановления после сбоев
6. Возможность изменения функционала СЭД
7. Поддержка компании-разработчика СЭД
8. Соответствие целям и задачам предприятия
9. Соответствие отрасли компании

Предприятия должны четко понимать, что именно хотят реализовать и с какими, имеющими системами должны взаимодействовать СЭД, рассмотреть все достоинства и недостатки требуемой системы, учесть какие выгоды может она принести. И тогда это позволит повысить уровень производства и процесса управления, помимо этого, следует провести полное обследование компании, чтобы выявить какие ресурсы имеются, какой уровень развития документооборота в организации есть.

Список литературы:

1. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2016. - 222 c.
2. Жильников А.Ю., Михайлова О.С. Электронный документооборот // Воронежский экономико-правовой институт. – 2017.– [Электронный ресурс] —  Режим доступа. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy-dokumentooborot (дата обращения 25.03.2019)
3. Князева Т.В. Сравнение отечественных систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.cs-consult.ru/news-articles/articles/smotret-vse?id=187-sravnenie (дата обращения 24.03.2019)
4. Кублашвили О.В. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления// Московский государственный университет печати.–2004. – [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://hi-edu.ru/e-books/xbook1000/01/part-003.htm (дата обращения 24.03.2019)
5. Обзор и сравнение систем электронного документооборота, отзывы о ECM/СЭД [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://ecm-obzor.blogspot.com/2015/02/1-1.html (дата обращения 24.03.2019)
6. Плюсы и минусы использования электронного документооборота [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://www.klerk.ru/buh/articles/293936/ (дата обращения 24.03.2019)
7. Система межведомственного электронного документооборота органов власти [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://www.eos.ru/eos_products/solution/gosudarstvennyy_sektor/medo/ (дата обращения 24.03.2019)
8. Усманова, Н.Р. Документооборот предприятия / Н.Р. Усманова. - М.: Приор, 2015. - 400