АНАЛИЗ И УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

В современных рыночных условиях для прибыльной работы предприятия важны высокий общий уровень эффективности управления проектами в целом, а также минимизация зависимости управленческих решений от таких субъективных факторов как проблемы коммуникации, интересы руководства разных подразделений, опыт менеджеров. Эти проблемы можно устранить путём внедрения единой корпоративной системы управления проектами — КСУП.

Корпоративная система подразумевает при управлении проектами применение единых принципов и требований. На этапах инициации, организационных процедур и выполнения любого проекта применяются согласованные параметры, типовые управленческие процедуры и формы отчётности. Информационное обеспечение также единое.

Стандартизируются действия участников. Они подчиняются общему регламенту, каждый выполняет определённую роль в зависимости от фазы проекта.

В регламенте фигурируют методики и инструкции, принятые по единым корпоративным стандартам. Участники проектов, осуществляемых на предприятии, пользуются общими для всех шаблонами документов и инструментами.

После внедрения КСУП на предприятии появляются корпоративный стандарт управления и единая информационная система управления проектами, увеличиваются качественные характеристики персонала.

Корпоративный стандарт включает:

- единую для системы делопроизводства предприятия классификацию портфелей программ и проектов;

- унифицированные процедуры для портфелей (процедуры формирования, оптимизации, мониторинга) и для проектов (процедуры инициации, планирования, организации, контроля выполнения и завершения);

- стандартизированную организационную структуру управления проектами как на уровне предприятия в целом, так и на уровне отдельных проектов;

- типовые шаблоны документов, методики, формы отчётности.

Единая информационная система управления проектами обеспечивает поддержку применяемых процедур. При этом в её программной части за основу принимается общая модель описания проектов. Материальная часть включает рабочие места, созданные в соответствии с различными ролями участников проектов.

Квалифицированный персонал качественно замотивирован, эффективно взаимодействует в рамках КСУП. Каждый работник полностью понимает свою роль и степень ответственности.

Структура и содержание различных элементов корпоративной системы управления проектами зависит от разных факторов, основными из которых являются:

- специфика проектов, которые реализуются;

- организационная структура компании

- исторически сложившаяся на предприятии практика управления;

- корпоративная культура.

Организационные решения, принимаемые в процессе внедрения КСУП, степень автоматизации, уровень формализации нормативно-регламентных документов и другие особенности КСУП будут зависеть от этих и других факторов.

ПРОЕКТ ВНЕДРЕНИЯ КСУП: ЗАДАЧИ И РИСКИ

Необходимо понимать, что разработка, внедрение КСУП — это комплекс последовательно проводимых мероприятий, проект общекорпоративного масштаба. Он осуществляется для повышения эффективности проектов предприятия, программ развития, инвестиционного процесса. Как правило, КСУП востребована проектно-ориентированным бизнесом. Для внедрения КСУП требуются определённые стратегия и тактика реализации проекта.

В результате предприятие получает:

- реально работающие формальные процедуры ре инициации, планирования, организации, контроля и завершении проектов и программ;

- необходимые организационные структуры, такие как офис проекта или комитет по стратегиям;

- роли и функции, чётко согласованные между собой. Среди них для примера можно назвать «куратор проекта», «менеджер проекта»;

- специализированную информационную систему;

- качественно обученный персонал;

- базу нормативных показателей, архив документов по проектам, которые уже реализованы.

Проекты внедрения имеют свои особенности. Вот их стандартный перечень:

- затруднения в формулировании чётких целей проекта, особенно в самом начале, сложности в согласовании требований к конечным результатам, определение критериев успешности проекта;

- повышение формализации при подготовке управленческих решений, при их принятии. Это вызывает необходимость предъявлять дополнительные требования к квалифицированности и ответственности работников. Увеличивается зависимость от человеческого фактора

- становятся необходимыми организационные изменения, чреватые конфликтом интересов разных подразделений предприятия и их руководителей.

Очевидно, что проект внедрения КСУП весьма сложно поддаётся планированию с высокой степенью точности, особенно на начальной стадии. Поэтому планирование и реализация проекта происходят поэтапно. При переходе на следующую ступень анализируются достигнутые результаты, с их учётом создаётся план следующего этапа. Таким образом, проект является «открытым».

Чтобы «открытый» проект стал успешным, важна адекватная общая стратегия его реализации, в которой выделяются ключевые параметры и промежуточные результаты.

Особенности перехода на единую технологию управления проектами на разных предприятиях отличаются друг от друга. Специфика проектов того или иного предприятия, текущее состояние развития бизнеса, готовность коллектива к внедрению КСУП обусловливают, какая именно стратегия будет выбрана.

Обычно на первом этапе анализируются предпосылки внедрения и задачи, которые предприниматели хотят решить. Выбираются приоритетные цели, учитываются ограничения и риски.

Типичные риски таких проектов возникают из-за организационных ошибок либо из-за человеческого фактора.

К первым относятся:

- выбор стратегии;

- подбор и вовлечение работников;

- позиционирование проекта внутри коллектива.

Ко вторым можно отнести:

- недостаточная мотивация;

- низкая квалификация.

Как показывает опыт, чаще встречаются риски, появившиеся в результате:

- ошибочного целеполагания или определения проекта, несбалансированного подхода к стратегии внедрения;

- неадекватных ожиданий участников проекта;

- недостаточной поддержки проекта со стороны ключевых участников;

- ошибок при формировании команды проекта;

- недостаточной мотивации персонала, квалификация которого также оставляет желать лучшего.

ФАКТОРЫ УСПЕХА ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ КСУП

В настоящее время существует специальный инструментарий, при помощи которого ещё на начальных стадиях проекта внедрения КСУП можно выявить риски, сделать оценку степени готовности предприятия к внедрению, чтобы на основе этих данных разработать подходящую для каждого конкретного случая стратегию. Разработка инструментов по оценке осуществлена группой «ТЕКОРА».

Один из методов определения готовности предприятия к внедрению КСУП основан на системе оценки ключевых факторов успеха этого проекта. Специалисты «ТЕКОРЫ» разработали список контрольных вопросов, сформулированных в результате анализа типовых рисков (см. выше раздел 2) и обобщения российского опыта реализации проектов внедрения КСУП на разных предприятиях.

Основные факторы успеха подразделяются на:

- классические, актуальные для большинства проектов;

- специфические, которые характерны только для проектов внедрения КСУП. Например: подбор «пилотных» проектов, подходящих для опытной эксплуатации КСУП; правильная организация команды, которая будет внедрять КСУП; уровень квалификации и верное позиционирование менеджера проекта.

Список компонентов модели критических факторов успеха проекта внедрения КСУП насчитывает десять позиций. Проще говоря, проект окажется успешным настолько, насколько будут соблюдены следующие условия:

1. Все поставленные цели согласуются с полученным результатом.

2. Проект имеет твёрдую поддержку со стороны высшего руководящего звена.

3. Команда по внедрению работает слажено и эффективно.

4. Составлены и готовы к реализации: общий стратегический план, планы первоочередных действий и реагирования на риски.

5. Требования пользователей выявлены и учтены.

6. И участники, и пользователи проекта обладают высокой квалификацией.

7. Все участники проекта замотивированы, разработана система мотивации.

8. Создана система контроля и управления изменениями, коммуникации звеньев проекта.

9. Внедрение корпоративной системы управления апробировано на пилотном проекте.

10. При внедрении системы используются все необходимые информационные технологии.

Список вопросов, разработанных по каждому из факторов, даёт возможность оценить не только текущее состояние проекта, его перспективу, но и возможные риски.

Четыре первых пункта из списка факторов наиболее важны для успешного старта проекта, поскольку определяют стратегию его реализации. Перед началом проекта необходимо здраво оценить, насколько чётко дано определение краткосрочным и стратегическим целям, по каким критериям будет определяться, успешен проект или нет, каковы его границы и какой именно результат ожидается в итоге.

В некоторых случаях руководители предприятия не осознают в полной мере сложность и реальные масштабы готовящегося к внедрению проекта. И работы начинаются с решения таких частных задач, как покупка новой техники или ПО. При этом тщательно сформулированные требования к ожидаемому результату отсутствуют.

Поэтому недостаточно, чтобы при содействии консультантов были бы разработаны соответствующие документы. Необходимо осознать, что главным фактором успеха при любом проекте является совместная работа, одинаковое понимание важности всеми участниками проекта, его одобрение абсолютно всем коллективом от последнего клерка до менеджеров на высших этажах руководства.

Заключение

При любых условиях старта существует ряд аспектов, обязательных для внимания команды, производящей запуск проекта внедрения КСУП. Менеджер и сотрудники должны учесть следующее:

- методом анализа текущей ситуации необходимо выявлять возможные в будущем проблемы и уделять им максимум внимания. Как известно, изменить и улучшить, то есть, управлять, можно лишь нереализованной частью проекта;

- в процессе внедрения КСУП реализуется целый комплекс внутрикорпоративных изменений. Управление этими изменениями имеет циклический характер и делится на ре этапы «разморозки» ситуации, реализацию изменения, а затем его фиксацию.

Внедрение КСУП — проект комплексный и достаточно сложный. Поэтому, кроме мероприятий, направленных непосредственно на его запуск и отладку, для повышения вероятности успешного завершения проекта рекомендуется:

- менеджером проекта следует назначить руководителя уровня выше среднего звена. Хотя проект, по сути, относится к области интернет технологий, простой специалист в узко предметной области не справится с его запуском. Ведь внедрение КСУП не ограничивается переходом компании на более высокий IT уровень. Это комплексный организационный проект. Новые информационные технологии изменят не только техническое оснащение, но и основные процедуры управления предприятием. В результате будут активно формироваться специфические компетенции персонала, начнётся их применение. С таким комплексом перемен технический специалист не справится, поэтому менеджер проекта должен обладать уверенными навыками руководителя и практическим опытом;

- представителей высшего руководящего звена целесообразно также привлечь к участию в проекте. Они не будут непосредственно управлять процессом, однако их присутствие придаст мероприятию необходимый вес в сознании трудового коллектива;

- все участники проекта должны действовать как единая команда даже при минимальном объёме внедрения на первоначальном этапе, например, на отдельном участке. Цели внедрения КСУП необходимо сформулировать так, чтобы они стали просты и понятны каждому, от менеджера проекта до высшего руководства;

- для укрепления командного духа рекомендуется проводить внутренние PR-акции, например, можно издавать информационный бюллетень по проекту и доводить его до заинтересованных лиц, рассылая в электронной форме или распространяя в виде печатной продукции.

Данное исследование, цель которого — обозначить проблемы и риски внедрения корпоративной системы управления проектами (КСУП), не претендует на полноту и завершённость. Тем не менее, есть уверенность, что в этой статье удалось раскрыть некоторые из них.

Список литературы:

1. Алферов О.А. Управление проектами [Электронный ресурс]: учебно-методический комплекс/ Алферов О.А.— Электрон. текстовые данные.— Калининград: Балтийский федеральный университет им. Иммануила Канта, 2012.— 258 c. http://www.iprbookshop.ru/23951
2. Управление проектами с использованием Microsoft Project [Электронный ресурс]/ Васючкова Т.С., Держо М.А., Иванчева Н.А., Пухначева Т.П.— — Электрон. текстовые данные.— М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2016.— 147 c. http://www.iprbookshop.ru/16738
3. Коваленко С.П. Управление проектами [Электронный ресурс]: практическое пособие/ Коваленко С.П.— Электрон. текстовые данные. — Минск: ТетраСистемс, Тетралит, 2013.— 192 c. http://www.iprbookshop.ru/28269.html.