ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ КАК ЭЛЕМЕНТА СИСТЕМЫ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

ORGANIZATION OF THE FINANCIAL CONTROL SERVICE AS AN ELEMENT OF THE FINANCIAL CONTROL SYSTEM OF ENTERPRISE MANAGEMENT

Eldarov Samir Nazirovich

Student, Department of economics and finance, Moscow Regional Branch of the Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration,

Russia, Krasnogorsk

АННОТАЦИЯ

Статья посвящена исследованию содержания системы финансового контроля и обоснованию необходимость его осуществления в процессе управления предприятием. Определены основные факторы, влияющие на эффективность деятельности подразделений финансового контроля на предприятии. Также в статье автором предложены процедуры организации деятельности структурных подразделений финансового контроля предприятий.

ABSTRACT

The article is devoted to the study of the essence of financial control system and substantiation of the need for its implementation in the process of enterprise management. The main factors influencing the effectiveness of the financial control units at the enterprise have been identified. Also in the article, the author suggests procedures for organizing the activities of structural divisions of financial control of enterprises.

Ключевые слова: контроль, финансовый контроль, управление предприятием, управленческое решение, финансовый менеджмент, планирование, аудит, эффективность, подразделение.

Keywords: Control, financial control, enterprise management, management decision, financial management, planning, audit, effectiveness, division.

Введение

Система финансового контроля предприятия создается в целях выявления и профилактики финансовых нарушений. Это позволяет избежать отрицательных результатов в хозяйственной деятельности, обеспечить финансовую стабильность бизнеса и слаженность работы основных корпоративных служб, а также вовремя принять необходимые управленческие решения. Роль подразделения (службы) финансового контроля в управлении предприятием сводится к оперативному нивелированию негативных финансовых факторов, обеспечению прозрачности бизнес-процессов и повышению эффективности планированию затрат.

Службу финансового контроля можно создать в виде отдельной самостоятельной структурной единицы или возложить обязанность проводить финансовый аудит на существующее подразделение, например, в составе финансовой службы. На практике, финансовым контролем на предприятии занимается контрольно-ревизионное управление или отдел, но наименование контрольного подразделения может быть разным (отдел внутреннего контроля, департамент аудита и т.п.).

Как и для любого другого структурного подразделения, для финансовой службы необходимо разработать соответствующее положение, утвердить его приказом, внести изменения в штатное расписание и организационную структуру.

Нормативно-правовые акты, регулирующие функционирование системы финансового контроля

Основные нормативно-правовые акты, которые регламентируют деятельность по финансовому контролю, следующие:

Гражданский кодекс Российской Федерации;

Бюджетный кодекс Российской Федерации;

Уголовный кодекс Российской Федерации;

Налоговый кодекс Российской Федерации;

Кодекс об административных правонарушениях;

Закон о бухгалтерском учете;

Закон о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем;

Закон о валютном контроле и другие.

Службе финансового контроля стоит также учитывать в своей работе подзаконные нормативные правовые акты, такие как методические рекомендации Центрального Банка Российской Федерации (например, Методические рекомендации от 21 июля 2017 г. № 18-МР, где Центральный Банк России перечислил признаки, по которым кредитные организации должны выявлять компании, ведущие сомнительную деятельность, а также Методические рекомендации Центрального Банка от 21 июля 2017 г. № 19-МР ЦБ, в которых Центральный Банк РФ указал, как часто и в каком объеме предприятия могут снимать со счета наличные, чтобы кредитные организации не сочли их деятельность подозрительной).

Цели, структура и задачи (функции) системы финансового контроля в управлении предприятием

Структура, цели, функции системы финансового контроля предприятия, должностные обязанности сотрудников служб финансового контроля предприятия зависят прежде всего от задач, которые ставят перед ней собственники и руководитель, а также от возраста, размера и специализации предприятия, но главная функция системы финансового контроля в управлении предприятием – поддерживать бизнес. Собственник предприятия определяет финансовые цели и подцели в соответствии со стратегией развития предприятия, а система финансового контроля обеспечивает их выполнение. Например, стратегическая цель акционеров — масштабировать компанию и выгодно продать, а на период роста – получать дивиденды и наращивать активы. Отсюда цели службы финансового контроля — обеспечить прозрачность бизнес-процессов, исключить причины и условия роста дебиторской задолженности, прогнозировать и нивелировать кассовые разрывы, а также обеспечить менеджмент предприятия актуальной информацией о состоянии бизнеса.

Самая простая структура системы финансового контроля — когда служба финансового контроля состоит из руководителя подразделения и подчиненного ему внутреннего контролера (аудитора, ревизора), при этом руководитель службы финансового контроля одновременно осуществляет функции финансового директора предприятия и формирует отчеты по запросу его руководства

К задачам службы в предложенном составе можно отнести:

• надзор за использованием финансовых ресурсов и правильным ведением бухгалтерского учета;
• управление денежными средствами предприятия: ежедневный мониторинг и контроль в целях сбалансированности притока и оттока финансовых средств;
• планирование денежных потоков в целях определения источников денежных средств и оценки их использования;
• выявление кассовых разрывов и ошибок в разнесении поступлений и платежей по периодам;
• контроль за сохранением материальных ценностей;
• проведение внутренних проверок (ревизий) с целью выявить соответствие реальной ситуации корпоративным стандартам;
• аудит бизнес-процессов предприятия, прежде всего управленческого и бухгалтерского учета (в целях контроля расходов).

Чем быстрее развивается предприятие и расширяется бизнес, тем больше новых задач может включаться в контур системы финансового контроля. По мере развития группы компаний централизация и систематизация финансовой функции позволяет жестче контролировать денежные потоки, экономить на фонде оплаты труда административно-управленческого персонала. Чем больше доверяют службе финансового контроля собственники и руководитель предприятия, тем больше функций, в том числе непрофильных на нее возлагают: управление информационными технологиями, юридическое сопровождение бизнеса, риск-менеджмент и другие. Есть организации, в которых службы финансового контроля, например, отвечают даже за продажи, но, как правило, это оправданно, если на такой функционал приходится не менее 30 % расходов предприятия, причем они непрозрачны и постоянно растут. В таких ситуациях служба финансового контроля предприятия может выступать в качестве антикризисного менеджера.

Чтобы служба финансового контроля могла реализовать задачи в рамках каждого направления, нужно сформировать перечень функций и описать их в положениях службы и входящих в нее структурных подразделений (при наличии).

Организационная модель службы финансового контроля

Организационная модель службы финансового контроля — система формирования подразделений, распределения полномочий и ответственности.

Подразделения могут строиться с использованием функционального, процессного и матричного подходов.

Функциональный подход распространен на предприятиях с неформализованными процессами. Служба финансового контроля представляет собой функциональное подразделение, которое специализируется на своих задачах. При таком подходе есть риск несогласованных действий, дублирования и отсутствия ответственности за конечный результат процесса.

Процессный подход используют на предприятиях с формализованными процессами: входы, процедуры, результат, КPI. Часть процессов службы имеют «сквозной» характер, то есть для их выполнения нужна синхронизация службы финансового контроля, как минимум, с другими финансовыми службами (планово-экономический отдел, бухгалтерия и т.п.), что требует от сотрудников мультифункциональности.

Матричный подход предусматривает двойное подчинение работников службы финансового контроля — непосредственному функциональному руководителю внутри службы и, например, операционному менеджеру бизнес-проекта, для реализации которого требуется помощь со стороны контролеров.

Календарь службе финансового контроля нужен, чтобы спланировать график работ по ключевым датам финансового года. Его можно вести с применением ИТ-инструментов, чтобы автоматически отслеживать напоминания о предстоящих событиях.

Ключевые показатели эффективности (KPI) службы финансового контроля

KPI службы финансового контроля — числовые показатели деятельности, которые измеряют степень достижения возложенных на службу стратегических целей и задач. KPI должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, находиться в зоне влияния работника и быть ограниченными временными рамками. Если финансовая стратегия и бизнес организации меняются, показатели эффективности нужно актуализировать.

Для службы финансового контроля показатели назначают на основе положений финансовой стратегии или стратегии развития предприятия и задач собственников по направлениям работы. Например, такие, как соотношение долг / EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization), — отражает эффективность контроля над затратами, средневзвешенная ставка по заемным средствам – направленная на повышение качества управления долговой нагрузкой. Другими ключевыми критериями оценки могут служить вклад службы в достижение целей других подразделений, удобство и понятность отчетов и т.п.

Оценку эффективности работы системы финансового контроля предприятия осуществляют собственники предприятия (если функционально она не подчинена, например, совету директоров или руководителю организации). Периодом оценки может быть завершившийся финансовый год или иные периоды, например, полугодие.

По итогам отчетного периода служба финансового контроля формирует отчет о своей работе. Он может содержать визуализированную информацию о финансовых и операционных итогах деятельности предприятия и должен отражать выполнение задач, которые поставил собственник:

• раскрытие финансовых результатов (например, условия привлечения капитала, максимизация стоимости компании и др.);
• информация о KPI;
• сведения о работе дочерних и зависимых обществ, а также филиалов (например, сокращение расходов на 10 % или увеличение дебиторской задолженности на 5 %) и др.

Как эффективно планировать и контролировать своевременность выполнения плана работ службой финансового контроля можно представить в виде диаграммы Ганта (позволит вести персональный учет, отслеживать этапы работ, проверять, укладываются ли сотрудники в утвержденный график вне зависимости от отрасли хозяйствования). При этом она применима как для всей компании, так и для отдельного проекта.

Рисунок 1. Диаграмма Ганта

Развитие системы финансового контроля предприятия

Чтобы служба финансового контроля успешно и эффективно выполняла свои задачи в управлении предприятием, нужно обеспечить непрерывное развитие ее функционала. Развитие может проходить как планово, когда разрабатываются финансово-контрольные мероприятия на новый отчетный период (например, год), так и внепланово, например, внося коррективы в свою работу по результатам оценки эффективности или периодически анализировать собственные процессы свежим взглядом, чтобы исключить дублирование работ, нерациональное распоряжение временем, неполное использование потенциала программного обеспечения и т.п.

Кроме того, повышению эффективности системы финансового контроля в управлении предприятием («высвобождению» человеко-часов службы финансового контроля) способствует вывод из нее часть рутинных операций, например, в рамках автоматизации, роботизации, цифровизации (к примеру, перехода на электронный документооборот) и внедрения электронных сервисов работы, в т.ч. с применением технологий искусственного интеллекта (совместно с ИТ-блоком), так как одно из важных направлений финансового контроля — обработка больших данных, анализ которых может помочь предприятию повысить свою эффективность.

Другим направлением развития системы финансового контроля является необходимость в регулярной актуализации отчетов для бизнеса. На практике далеко не все отчеты, которые составляют работники службы финансового контроля, используют операционные подразделения. Можно, к примеру, провести круглые столы с представителями заинтересованных структурных подразделений предприятия и определить нужную бизнесу аналитику, уточнить форматы ее представления и сфокусироваться на решении кросс-функциональных задач, напрямую влияющих на финансовый результат организации. Например, служба финансовая контроля и производственники организуют совместный проект — анализ эффективности расходов на ремонт, чтобы снизить аварийные остановки оборудования. В службе вводят режим «одного окна», чтобы поддерживать бизнес-подразделения, а за каждым бизнес-блоком закрепляют отдельного контролера (если позволяет штат), который погружен в специфику производственного процесса или другую корпоративную функцию.

Список литературы:

1. Дьяконова О.С. Внутренний аудит: учебник для бакалавров / О.С. Дьяконова, Т.М. Рогуленко, С.В. Пономарева, А.В. Бодяко. – М.: Кнорус, 2014. – 184 с.
2. Елисеев А.А. Место анализа в системе внутреннего контроля расходов на продажу в организациях потребительской кооперации // Российское предпринимательство — 2007 — № 7 — С. 162 – 166.
3. Жминько С.И. Внутренний аудит: учебное пособие / С.И. Жминько, О.И. Швырева, М.Ф. Сафонова. – Ростов н/Д, 2008. – 316 с.
4. Колесникова Е.Н. Комплаенс-контроль – новый уровень обеспечения экономической безопасности предприятия // Экономика и финансы организаций и государства – 2012 – № 4(6) – С. 3 – 6.
5. Макальская А.К. Внутренний аудит: учебно-практическое пособие / А.К. Макальская. – М.: Дело и Сервис, 2001. – 112 с.
6. Риполь-Сарагоси Ф.Б. Внутренний аудит: организация и планирование: учебное пособие / Ф.Б. Риполь-Сарагоси, В.Ю. Реутов. – Феникс, 2006. – 190 с.
7. Сонин А.М. Внутренний аудит. Современный подход / А.М. Сонин. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 64 с.