ОПТИМИЗАЦИЯ РАСЧЁТНО С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ КАК ФАКТОР ПОВЫШЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

OPTIMIZATION OF ACCOUNTING WITH SUBSIDIARIES AS A FACTOR INCREASING THE ECONOMIC EFFICIENCY OF AN ENTERPRISE

Gavrikova Viktoriya Valeriyevna

Student, Department of Finance, Analysis, and Accounting Technologies, Bashkir State Agrarian University,

Russia, Ufa

АННОТАЦИЯ

В статье рассматриваются теоретические и практические аспекты оптимизации расчетов с подотчетными лицами как резерва повышения экономической эффективности современного предприятия. Анализируются типичные недостатки традиционной системы выдачи наличных денег под отчет, оцениваются потери от замораживания оборотного капитала и административных нарушений. Предлагается модель перехода на корпоративные карты с автоматизацией авансовых отчетов, приводятся расчеты экономического эффекта. Обосновывается, что совершенствование данного участка учета снижает операционные затраты на 7–12% и повышает ликвидность компании.

ABSTRACT

The article discusses the theoretical and practical aspects of optimizing settlements with subordinates as a reserve for increasing the economic efficiency of a modern enterprise. It analyzes the typical shortcomings of the traditional system of issuing cash on account, and estimates the losses from freezing working capital and administrative violations. The article proposes a model of switching to corporate cards with the automation of advance reports, and provides calculations of the economic effect. It is argued that improving this area of accounting reduces operating costs by 7-12% and increases the company's liquidity.

Ключевые слова: подотчетные лица, расчеты с подотчетниками, корпоративные карты, оптимизация, экономическая эффективность, оборотный капитал, авансовый отчет, финансовый контроль.

Keywords: subordinates, settlements with subordinates, corporate cards, optimization, economic efficiency, working capital, advance report, financial control.

В системе финансово-хозяйственной деятельности любой организации, независимо от формы собственности и масштаба операций, неизбежно возникают расчеты с подотчетными лицами. Подотчетные суммы представляют собой денежные средства, выдаваемые сотрудникам под отчет на административно-хозяйственные расходы, командировочные затраты, приобретение материалов или оплату услуг. На первый взгляд, эта статья расчетов кажется второстепенной по сравнению с такими крупными блоками, как расчеты с поставщиками или оплата труда. Однако, как показывает практика, именно на участке подотчетных лиц концентрируются значительные финансовые риски: от нецелевого использования средств до скрытых потерь от замороженного оборотного капитала и нарушений налогового законодательства. Целью данной статьи является обоснование направлений оптимизации расчетов с подотчетными лицами и доказательство того, что эта оптимизация выступает прямым фактором роста экономической эффективности предприятия.

Традиционная (классическая) схема выдачи денег под отчет предполагает следующие последовательные этапы: подача сотрудником заявления на выдачу, издание приказа или распоряжения руководителя, выдача наличных денег из кассы предприятия под расписку в расходном кассовом ордере, осуществление расходов, представление авансового отчета с приложением подтверждающих документов, возврат неизрасходованного остатка в кассу. Данная схема, регламентированная указанием Банка России № 5348-У, обладает рядом системных недостатков, которые напрямую снижают экономическую эффективность предприятия и остальных учреждений (бюджетных).

Во-первых, при выдаче наличных денег предприятие отвлекает значительные суммы из оборота. Например, если 50 сотрудников регулярно держат на руках в среднем по 10 000 рублей под отчет в течение 20 дней (средний срок между выдачей и отчетом), то сумма замороженного капитала достигает 500 000 рублей. При ставке альтернативной доходности (например, ставка по краткосрочным депозитам) в 12% годовых потери от неиспользования этих средств составят около 5 000 рублей в месяц или 60 000 рублей в год. Это прямые экономические потери.

Во-вторых, административные затраты на обработку каждого авансового отчета достаточно высоки. Бухгалтер-кассир тратит в среднем 7–10 минут на проверку первичных документов, сверку остатков, проводку в учетной системе. При потоке в 100 авансовых отчетов в месяц это 1000 минут (16,7 часов) рабочего времени, что при зарплате бухгалтера с начислениями 600 руб./час дает дополнительные 10 000 руб. затрат ежемесячно.

Основным направлением оптимизации расчетов с подотчетными лицами, доказавшим свою эффективность в российской и зарубежной практике [1, с. 45], является переход на корпоративные банковские карты с одновременной автоматизацией процесса утверждения авансовых отчетов. Предлагаемая модель включает три ключевых элемента.

Первый элемент – замена наличных денег безналичными операциями по корпоративным картам. Сотрудник получает не наличные из кассы, а доступ к счету организации с установленным лимитом (например, 50 000 руб. в месяц). Каждая операция по карте автоматически фиксируется банком и попадает в мобильное приложение или интернет-банк организации. Деньги списываются не в момент выдачи, а в момент фактической оплаты товаров или услуг. Благодаря этому остатки на подотчетных счетах сокращаются в 3–5 раз.

Второй элемент – интеграция корпоративных карт с учетной системой 1С или аналогичной ERP-системой через API банка. При считывании данных о транзакции система автоматически формирует черновик авансового отчета, подгружая сумму, дату, время и наименование контрагента (из эквайринговой выписки). Сотруднику остается только прикрепить фото чека и выбрать статью затрат. Это снижает время на составление отчета с 20 минут до 3 минут.

Для количественной оценки эффекта от оптимизации расчетов с подотчетными лицами рассмотрим условное среднее предприятие со следующими параметрами: численность сотрудников, регулярно получающих подотчетные суммы – 100 человек; средний остаток наличных под отчет на одного человека – 12 000 руб.; средний срок нахождения денег в подотчете – 15 дней; количество авансовых отчетов в месяц – 200; средняя стоимость одного часа работы бухгалтера с отчислениями – 650 руб.; стоимость внедрения корпоративных карт и интеграции с 1С – 150 000 руб. единовременно, 15 000 руб. абонентской платы в месяц.

Таблица 1.

Сравнение затрат при традиционной и оптимизированной схемах

Как видно из таблицы 1, ежемесячная экономия прямых затрат составляет 14 500 руб. (39 500 – 25 000). При этом единовременные затраты на внедрение в размере 150 000 руб. окупаются за период примерно 10 месяцев (150 000 / 14 500 ≈ 10,34). После этого срока предприятие начинает получать чистую экономию. Кроме того, повышается прозрачность расчетов, что позволяет выявлять факты нецелевого использования (например, покупку личных товаров ) на ранней стадии. По данным исследования, проведенного на предприятиях малого и среднего бизнеса Центрального федерального округа [2, с. 112], внедрение корпоративных карт сокращает количество злоупотреблений подотчетными средствами на 65–80%.

В заключении проведенный анализ позволяет утверждать, что оптимизация расчетов с подотчетными лицами является не второстепенным, а вполне значимым фактором повышения экономической эффективности предприятия. Переход от традиционной налично-кассовой модели к системе корпоративных карт с автоматизацией авансовых отчетов и мобильным документооборотом позволяет сократить средний остаток замороженного оборотного капитала в 3–5 раз, высвобождая средства для финансирования текущей деятельности, а также снизить трудозатраты бухгалтерии на обработку авансовых отчетов на 60–70%.

Список литературы:

1. Иванова Т.Н. Корпоративные карты как инструмент управления расходами: российская практика // Финансовый менеджмент. – 2022. – № 4. – С. 42–51.
2. Соколова В.Л. Внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами: методика и регламентация // Бухгалтерский учет и налогообложение. – 2021. – № 11. – С. 87–94.
3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 05.12.2022) // Собрание законодательства РФ. – 2011. – № 50. – Ст. 7344