ПРОБЛЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКИМ ОТДЕЛОМ ПРЕДПРИЯТИЯ И ТРЕБОВАНИЯ К ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ

АННОТАЦИЯ

В статье рассматриваются особенности управления техническим отделом предприятия в условиях цифровизации бизнес-процессов. Показано, что использование разрозненных средств обработки информации приводит к снижению прозрачности процессов, увеличению трудоёмкости работ и росту влияния человеческого фактора на принимаемые управленческие решения. В работе проанализированы функции и зоны ответственности технического отдела, систематизированы основные недостатки существующих подходов и обоснованы преимущества внедрения специализированной информационной системы. В результате сформирован перечень требований к функциональности и пользовательскому интерфейсу ИС, реализация которых позволяет повысить эффективность функционирования технического отдела и обеспечить формирование обоснованных управленческих решений.

Ключевые слова: информационная система, управление техническим отделом, управление оборудованием, автоматизация бизнес-процессов, поддержка принятия решений.

Введение.

Технический отдел предприятия отвечает за введение в эксплуатацию производственного или коммерческого оборудования, его работоспособность и утилизацию оборудования, подлежащего выводу из эксплуатации. В ходе реализации данных функций происходит обработка значительных объёмов информации. На практике российские предприятия часто пренебрегают цифровизацией управления техническими отделами, ограничиваясь стандартным офисным пакетом или даже бумажными носителями.

Такое несоответствие приводит к снижению прозрачности рабочих процессов, сложностям в доступе к объективной информации о состоянии эксплуатируемого оборудования, ошибкам при ручной обработке информации и, как следствие, к снижению эффективности процесса управления.

Целью настоящего исследования является выявление ключевых проблем управления техническим отделом предприятия и формирование требований к информационной системе, обеспечивающей поддержку управленческих решений.

Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

• анализ функций и зон ответственности технического отдела;
• выявление недостатков существующих подходов к управлению;
• определение преимуществ внедрения специализированной информационной системы;
• формирование требований к функциональности информационной системы.

1. Особенности управления техническим отделом

В зависимости от вида деятельности предприятия технический отдел может взаимодействовать как с внутренним, так и с внешним клиентом (Рис. 1). В первом случае обслуживаемое оборудование находится в распоряжении предприятия (производственное оборудование – станки, конвейеры, погрузчики и т. д.), во втором случае – в распоряжении другой организации (коммерческое оборудование – кассовые аппараты, POS-терминалы, банкоматы и т. д.). Возможны и иные варианты зон ответственности, однако в общем случае взаимодействие с клиентом осуществляется посредством заявок на выполнение работ – наладки, ремонта, обслуживания или демонтажа.

Рисунок 1. Зона ответственности технического отдела

И в том, и в другом случае основными функциями технического отдела являются:

• Выбор и технологическая оценка оборудования. Технический отдел определяет, какие модели оборудования будут эксплуатироваться на предприятии, в соответствии с требованиями производственных процессов и предоставленных бюджетов [1].
• Закупка и учёт материальных запасов для поддержания работоспособности оборудования – запчастей, инструмента, расходных материалов [1].
• Составление и реализация планов технического обслуживания и профилактических работ. В большинстве случаев, для поддержания работоспособности оборудования необходимо проведение периодических осмотров.
• Учёт заявок на выполнение работ. Регистрация поступивших заявок, составление сопровождающих документов и архивирование закрытых заявок.
• Контроль исполнения заявок – назначение ответственных сотрудников, установка сроков выполнения.
• Анализ работоспособности эксплуатируемого оборудования – подготовка отчётов, оценка сроков эксплуатации [1].
• Осуществление мер по выводу устаревшего оборудования из эксплуатации и дальнейшей его утилизации [1].

2. Проблемы существующих подходов

Как правило, на предприятиях пренебрегают обеспечением технических отделов современными методами обработки информации, исходя из соображений экономии финансовых средств. В связи с этим, в процессе управления техническим отделом возникают следующие проблемы:

• Ручная обработка входящей информации и отчётности. Это существенно увеличивает трудовые затраты и повышает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
• Фрагментарность информации. Хранение информации осуществляется в различных видах и независимых друг от друга базах данных, что затрудняет доступ к информации, её обработку и анализ.
• Низкая прозрачность хода выполнения работ. В процессе исполнения заявки практически невозможно получить информацию о текущем состоянии работ. Фиксируется только поступление и закрытие заявки, причём возможен существенный временной разрыв между фактическим событием и его регистрацией. Объективная оценка и анализ затрат времени невозможны.

3. Преимущества внедрения информационной системы.

Внедрение специализированной информационной системы (ИС) управления техническим отделом предоставляет возможности для решения проблем, перечисленных выше. Основное преимущество – это возможность централизовать данные в едином хранилище, что обеспечит доступ ко всей полноте информации о состоянии отдела в необходимый момент времени [3].

Соответственным образом, возможность обработки всей доступной информации позволит формировать аналитическую отчётность с минимальным риском ошибок и меньшим объёмом временны́х и трудовых затрат.

Кроме того, ИС даёт возможность автоматизировать большую часть цикла обработки заявок – от поступления в отдел и до её закрытия по завершению работ. При этом появляется возможность обзора и контроля текущих работ по заявке на любом этапе её исполнения.

Помимо решения основных проблем, внедрение ИС вносит дополнительные преимущества. Прозрачность процесса выполнения работ создаёт возможность для объективного контроля сроков исполнения, что снижает юридические и репутационные риски и позволяет создать мотивационную систему для сотрудников [2]. Кроме того, с помощью автоматизации расчётов и интеграции с другими информационными системами предприятия, возможна реализация механизма оценки прибыльности конкретной единицы оборудования, что существенно повысит качество решений, принимаемых в вопросах реновации оборудования или продления сроков эксплуатации [1].

В этом контексте информационная система выступает элементом системы поддержки принятия решений, обеспечивая формирование обоснованных управленческих решений на основе объективных данных о состоянии оборудования и деятельности персонала.

4. Требования к информационной системе.

Как правило, персонал технического отдела обладает различным уровнем навыков взаимодействия с компьютерными системами, при этом, для реализации всех преимуществ внедряемой информационной системы, необходимо, чтобы все сотрудники могли с ней взаимодействовать в соответствии со своей должностью. В связи с этим, внедряемая ИС должна обладать простым и понятным интерфейсом и гибкой настройкой роли пользователя. Также необходимо обеспечить кроссплатформенность интерфейса, в связи с тем, что не все рабочие процессы технического отдела осуществляются на территории предприятия и должна быть обеспечена возможность доступа к ИС для сотрудников, работа которых подразумевает разъездной характер.

Внедряемая ИС должна обеспечивать весь жизненный цикл заявки на проведение работ – регистрацию, ответственных сотрудников, изменение статуса, закрытие заявки и отправление в архив. Необходимо обеспечить фиксацию времени изменения состояния для последующего анализа.

Техническое оборудование требует периодического обслуживания и профилактики неисправностей, поэтому необходимо реализовать функцию отслеживания и напоминания о необходимости проведения очередного технического осмотра. Также для создания мотивационной системы и оценки эффективности отдела, внедряемая ИС должна обладать функцией формирования и отслеживания ключевых показателей эффективности (KPI).

Помимо перечисленного, для реализации функций расчёта экономических показателей и согласования планов с управленческим контуром предприятия, необходима интеграция с учётными системами предприятия.

Заключение.

В ходе исследования выявлены ключевые проблемы управления техническим отделом, связанные с фрагментарностью данных, отсутствием прозрачности процессов и высокой долей ручной обработки информации. Сформулирован перечень требований к информационной системе, реализация которых позволяет обеспечить поддержку управленческих решений и повысить эффективность функционирования технического подразделения предприятия.

Список литературы:

1. Ковалев, А. П. Управление имуществом на предприятии: учебник / А. П. Ковалев. – Москва: Финансы и статистика, 2014. – 272 с.: ил. –URL: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=78915 (дата обращения: 08.01.2026). – ISBN 978-5-279-03369-0 – Текст: электронный.
2. Баламирзоев Н. Л. Проблемы внедрения информационной системы управления предприятием // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2014. – Т. 20. – С. 606–610. – URL: http://e-koncept.ru /2014/54385.htm
3. Измайлов М. К. Информационные технологии управления предприятием как современный фактор повышения эффективности его деятельности // Сборник трудов Всероссийской научно-практической и учебно-методической конференции. В 4 ч. Часть 1. Санкт-Петербург, изд-во Политех-Пресс, 2021 – C. 272–277