ИННОВАЦИОННЫЕ МОДЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ В АРХИВНОМ И БИБЛИОТЕЧНОМ ДЕЛЕ

INNOVATIVE MANAGEMENT MODELS IN ARCHIVAL AND LIBRARY SCIENCE, IN THE FIELD OF RECORDS MANAGEMENT

Trockij Vyacheslav Andreevich

Student, Department of Mathematical Support, Plekhanov Russian University of Economics,

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

В статье рассматриваются актуальные трансформационные подходы и управленческие модели, внедряемые в архивное, библиотечное дело и управление документами.

ABSTRACT

The article examines current transformational approaches and management models being implemented in archival science, library science, and records management.

Ключевые слова: архивное дело; библиотечное дело; управление документами; цифровая трансформация; data-centric; RPA; семантические технологии.

Keywords: archival science; library science; records management; digital transformation; data-centric; RPA; semantic technologies.

Представьте архив, где ценные документы XVI века оцифровывают роботы-манипуляторы, а алгоритмы ИИ сами предлагают теги для их описания или библиотеку, которая, анализируя большие данные о читательских запросах, предсказывает, какие исследования будут востребованы завтра. Это не фантастика, а реальность, в которую постепенно входят учреждения памяти. Эпоха пассивного хранения уходит в прошлое, уступая место активному управлению знаниями на основе инновационных моделей. В этой статье мы разберем ключевые трансформационные подходы — от рассуждений про данные в виде документов до конкретных технологий, — которые радикально меняют архивное, библиотечное дело и управление документами (УД), превращая их в сервисные центры.

Традиционная модель была сосредоточена на документе как физическом или юридическом объекте. Главные задачи: принять, учесть, хранить, выдать. Сегодня фокус смещается.

1. Подход, ориентированный на данные (Data-centric): документ и книга ценны не только сами по себе, но и как источник структурированных данных и знаний. Задача — извлечь эти данные, связать их с другими (метаданными, внешними базами), чтобы создать новое знание. Например, оцифрованные письма эпохи становятся частью большой семантической сети, позволяя исследователям видеть невидимые ранее связи между людьми и событиями.
2. Клиентоориентированность (Customer-centric): пользователь (исследователь, студент, госслужащий, ИИ-алгоритм) — в центре. Цель — предоставить персонализированный, быстрый и максимально релевантный сервис. Это требует глубокого понимания потребностей через аналитику запросов и создания удобных цифровых интерфейсов вместо ожидания в читальном зале.

Эти принципы реализуются через конкретные управленческие и технологические модели.

1. Agile и Scrum в проектах оцифровки и разработки сервисов

Гибкая методология, пришедшая из IT, идеально подходит для динамичных проектов.

• Как это работает: Большой проект (например, создание виртуальной выставки) разбивается на короткие «спринты» (2-4 недели). В конце каждого спринта — готовый, тестируемый функционал (например, один раздел выставки с описаниями).
• Преимущество: Быстрая реакция на обратную связь пользователей, снижение рисков, вовлеченность команды. Библиотека может запустить MVP (минимально жизнеспособный продукт) нового краеведческого портала и дорабатывать его в реальном времени.

2. RPA (Robotic Process Automation) для рутинных операций

Роботизация процессов — «цифровой сотрудник» для скучных, повторяющихся задач.

• Применение в УД и архивах:
  
  • Автоматическая регистрация входящей электронной корреспонденции и ее распределение по папкам.
  • Массовая загрузка метаданных в учетные системы.
  • Проверка сроков хранения документов и формирование дел к уничтожению.
• Результат: Сотрудники освобождаются от рутины и могут заниматься экспертной работой (атрибуцией, анализом, консультированием).

3. Семантические технологии и Linked Data (связанные данные)

Это эволюция классического каталогизирования. Ресурсы (книги, документы, фото) описываются не изолированно, а как часть единого веб-пространства данных.

• Суть: Метаданные публикуются в стандартах RDF, связываются с авторитетными базами (например, VIAF для авторов, Wikidata для понятий). Исследователь, найдя одно письмо, через ссылки может автоматически обнаружить связанные с ним документы в других архивах мира.

4. Управление на основе данных (Data-Driven Management)

Учреждения перестают принимать решения «по наитию». За каждым действием стоит анализ данных.

• Что анализируют:
  
  • В библиотеках: Паттерны запросов, популярность ресурсов, чтобы оптимизировать комплектование и раскрытие фондов.
  • В архивах: Статистика использования цифровых копий для приоритезации оцифровки.
  • В УД: Метрики скорости исполнения поручений для оптимизации бизнес-процессов.

5. Концепция «Умного архива/библиотеки» (Smart Archive/Library)

Интеграция интернета вещей (IoT), датчиков и ИИ для управления физической средой и фондами.

• Технологии: Датчики контролируют температурно-влажностный режим в хранилищах. Системы компьютерного зрения помогают идентифицировать и находить дела на стеллажах. ИИ-алгоритмы помогают в атрибуции фотографий, распознавании почерков (HTR) и автоматическом категорировании документов.

Преимущества и вызовы новой эпохи

Ключевые преимущества:

• Повышение доступности: Удаленный доступ к культурному наследию 24/7.
• Сохранность оригиналов: Снижение физического обращения к ним.
• Новые исследовательские возможности: За счет связывания данных и анализа больших массивов текстов (Text Mining).
• Оптимизация ресурсов: Снижение операционных затрат за счет автоматизации.

Серьезные вызовы:

1. Цифровое сохранение: Как гарантировать читаемость цифровых форматов через 50-100 лет? Это требует постоянной миграции данных и новых стандартов.
2. Квалификация кадров: Нужны не только архивисты-историки, но и дата-сайентисты, ИТ-архитекторы, цифровые юристы.
3. Этика и безопасность: Защита персональных данных в массивах, вопросы цифрового авторского права, алгоритмические biases (смещения) при каталогизации ИИ.
4. Цифровой разрыв: Риск создания «цифрового аналога» — когда хорошо финансируемые учреждения уходят далеко вперед, а другие остаются в аналоговой реальности.

Заключение

Главный вывод заключается в том, что инновационные модели управления — это не просто внедрение ИИ или роботов. Это фундаментальная перестройка миссии: от хранителей — к активным проводникам в мире информации, от контролеров документооборота — к архитекторам эффективных процессов. Успех будет за теми организациями, которые смогут совместить глубокое понимание ценности традиционного фонда с гибкостью цифрового подхода, сфокусированного на потребностях конечного пользователя.

Список литературы:

1. Библиотека национального исследовательского университета «Высшая школа экономики». [Электронный ресурс]. – Режим доступа. − URL: https://library.hse.ru/ai_library  (дата обращения: 19.12.2025).
2. Медиа.Транснефть. [Электронный ресурс]. – Режим доступа. − URL: https://media.transneft.ru/media-center/corporate-media/magazine/May-2024/v-arkhivnoy-otrasli-zadeystvovan-iskusstvennyy-intellekt-/  (дата обращения: 19.12.2025).