ПРИМЕНЕНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ПРОЦЕССЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

АННОТАЦИЯ

В статье автор рассматриваем особенности современного этапа цифровой трансформации и его влияние на инвентаризацию. Отмечено, что цифровые технологии позволяют упрощать процессы инвентаризации, однако и несут в себе ряд недостатков.

Ключевые слова: инвентаризация, цифровизация, система учета, ручной режим, цифровые технологии.

Для работы любому предприятию, независимо от формы собственности и сферы деятельности, необходимы материальные ценности, инструменты, оборудование и т.д. Все это называется имуществом и требует постоянного учета и контроля. Грамотно управлять имуществом предприятия довольно сложно – это отдельное направление деятельности, требующее серьезных финансовых и трудовых затрат. И чем больше у предприятия имущества, тем сложнее становится данный процесс.

Некоторое время назад учет и инвентаризация велись в ручном режиме. На предприятиях составлялись и велись соответствующие бумажные документы, проводилась сложная работа по вводу имущества в эксплуатацию, инвентаризации, перемещению и списанию. На каждую процедуру составлялся свой бумажный документ, который необходимо было подписывать уполномоченным сотрудникам, а затем хранить в архиве установленное внутренним регламентом предприятия количество лет [1].

Инвентаризация — важнейший элемент управления запасами. В 2025 году стремительное развитие цифровых решений позволяет бизнесу выводить процессы на совершенно иной уровень. Технологии не просто помогают, а становятся критически важными для конкурентоспособности на рынке.

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств регламентируется стандартом ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», вступившим в силу 1 апреля 2025 года. Документ устанавливает принципы, требования и процедуры пересчета активов. Основные этапы остаются прежними (см.рисунок 1):

Рисунок 1. Основные этапы процесса инвентаризации

1. Подготовка. Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации. Назначают комиссию, утверждают сроки и объекты «ревизии». Определяют виды обязательств и активов, подлежащих проверке, составляют списки лиц, ответственных за материальные ценности.
2. Проверка наличия и состояния основных средств. Комиссия проводит осмотр и пересчет техники, мебели, оборудования, используя распечатанные ведомости.
3. Обработка результатов инвентаризации. После завершения физического осмотра комиссия сопоставляет полученные сведения с информацией в базе данных. Выявленные при проверке расхождения фиксируют и оформляют актами, в которых отражают излишки, недостачи, списания или уточнение стоимости фондов.

Грамотно выстроенный порядок проведения помогает обеспечить достоверность отчетности, минимизировать риски финансовых потерь.

Цифровая инвентаризация — это система учета товаров с применением специализированного программного обеспечения и оборудования, позволяющая автоматизировать сбор, обработку и анализ данных. Современные компании отказываются от бумажных ведомостей и ручного пересчета в пользу мобильных решений и интегрированных платформ, таких как WMS (Warehouse Management System) [2].

Цифровизация бизнеса и автоматизация учета делают её быстрее, дешевле и надёжнее.

Традиционная инвентаризация всегда занимала много времени. Проверка могла растянуться на дни и недели, особенно если речь шла о крупном складе или офисе. Цифровые технологии меняют этот процесс: благодаря ТСД и Клеверенс системам результаты можно получить буквально за несколько минут или часов.

По точности разница тоже очевидна. При ручном вводе данные часто содержат ошибки: человеческий фактор никто не отменял. В цифровом учёте риск минимален -система сама фиксирует факты, а не интерпретации.

Что касается стоимости, здесь есть нюанс. Традиционный подход кажется дешевым на старте, но скрытые расходы (ошибки, потери, пересчёты) делают его гораздо дороже в долгосрочной перспективе. Цифровая система требует инвестиций, но окупается быстрее, так как даёт прозрачность и экономию ресурсов [3].

Ещё один важный момент -масштабируемость. Ручной учёт сложно расширять: чем больше объектов, тем выше нагрузка. В цифровой системе масштабирование идёт безболезненно -достаточно добавить оборудование или подключить новые площадки.

И, наконец, прозрачность. В традиционном подходе максимум, что можно получить - это отчёт в Excel или на бумаге. Цифровая система же позволяет в любой момент открыть историю перемещений, проверить, кто и когда был ответственным, и даже отследить состояние актива.

Таким образом, можно отметить, что цифровизация процесса инвентаризации позволяет упростить и ускорить данный процесс, что оказывает положительное влияние на финансовые результаты деятельности организации.

Список литературы:

1. Арзуманян Н.К. Современные методы инвентаризации в условиях цифровизации // Научный Лидер. 2024. № 50 (200). С. 36-37.
2. Трофимова Е.С., Козлова А.Д., Пермовский А.А. Влияние цифровизации на эффективность логистических процессов в производственной сфере // Промышленное развитие России: проблемы, перспективы. Сборник статей по материалам XXII Международной научно-практической конференции преподавателей вузов, ученых, специалистов, аспирантов, студентов. Нижний Новгород, 2024. С. 116-118.
3. Антонов Д.Е. Влияние цифровой экономики на развитие методов бухгалтерского учёта // Молодые исследователи агропромышленного и лесного комплексов – регионам. Вологда-Молочное, 2025. С. 7-10.
4. Почтаренко Н.С., Сафронова Л.М. Теоретические основы реализации налоговыми органами полномочий в рамках налогового контроля // Теоретико-прикладные аспекты экономики и управления. Сборник материалов Республиканской научно-практической конференции обучаемых на магистерских программах в 2024 году. Санкт-Петербург, 2024. С. 121-125.
5. Михайлова С.В., Василенко М.Е. Особенности проведения инвентаризации в соответствии с ФСБУ 28/2023 «инвентаризация» // Академическая публицистика. 2025. № 8-2. С. 124-129.