ВНЕДРЕНИЕ МЕЖДУНАРОДНЫХ И ОТЕЧЕСТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ В ПРАКТИКУ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ МК «ФОНД ПОДДЕРЖКИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ТЫВА»

АННОТАЦИЯ

В работе автор анализирует практическое применение международных и отечественных стандартов ИСО на примере такой компании как Микрокредитная компания «Фонд поддержки предпринимательства Республики Тыва». Установлено, что если компания ведет свое делопроизводство в рамках стандартов международного уровня, а также с применением национальных стандартов, то у него оптимизируются операционные действия, появится соответствие законодательным и нормативным актам.

Ключевые слова: международные стандарты, ИСО, делопроизводство, аудит, документный оборот, система менеджмента качества.

Стандартизация является необходимым этапом в развитии человечества. Без стандартов и единых общепринятых норм, мир подчинялся бы хаосу и беспорядку. Поэтому в разные времена были созданы общие стандарты в сфере управления делопроизводством. Особенно возросла необходимость в международных стандартах в условиях глобализации и цифровизации [5, с. 93]. И одним из таких стандартов является, принятый в 2001 году – ISO 15489:2001 «Information and documentation – Records management – General». Далее в 2016 году был выпущен стандарт ISO 15489:2016.

Для Российской Федерации также был разработан аналог этого стандарта, который был принят в 2007 году – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». А с 1 января 2020 года был внедрен новый российский ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», который заменил собой первый вариант стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В этом стандарте приведены понятия и принципы, на основе которых должны разрабатываться подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами.

В настоящее время применяются следующие стандарты:

– ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»;

– ГОСТ Р ИСО 18829-2024 «Управление документооборотом. Оценка внедрений ECM/EDRM. Достоверность»;

– ГОСТ Р ИСО 24143-2025 «Информация и документация. Стратегическое управление информацией. Концепция и принципы».

ГОСТ определяет понятия и основные принципы стратегического управления информацией как критически значимым активом, необходимым для поддержки деловых процессов. Стандарт предназначен для организаций любого масштаба и может быть использован в любых сферах деятельности. Стратегическое управление информацией — это рамочная концепция управления информационными активами в масштабе всей организации с целью поддержки достижения желаемых результатов ее деловой деятельности и обеспечения уверенности в том, что риски для ее информации и для целостности организации надлежащим образом выявляются и управляются.

Начинает действовать с 1 июня 2026 года;

– ГОСТ Р ИСО 13008-2025 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов»;

– ГОСТ Р 7.0.110-2025   Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Оригиналы текстовые авторские и издательские. Требования к типографическому оформлению;

– ГОСТ 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Действует с 18 августа 2025 года; и др.

Таким образом, в рамках Программ национальной стандартизации в 2024-2025 годах утверждены уже три национальных стандарта.

Кроме ГОСТ Р ИСО 24143-2025 утверждены:

– ГОСТ Р ИСО 18829-2024 «Управление документооборотом. Оценка внедрений ECM/EDRM. Достоверность» и ГОСТ Р ИСО 13008-2025 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов».

Эти стандарты актуальны именно сейчас, когда стремительное технологическое развитие и активное проникновение автоматизации в такие ранее консервативные сферы, как документооборот и архив, требует новых (соответствующих цифровым реалиям) унифицированных концепций, принципов, норм и правил работы [1].

 В своей статье «Новый стандарт по управлению документами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (часть 1)» В. Янковая выделила основные изменения в новом стандарте [6]:

– исключение из нового ГОСТ раздела 8 «Проектирование и внедрение системы управления документами», т. к. проектирование, внедрение и прекращение использования систем управления документами лежат в плоскости скорее информационных технологий, чем управления документами;

– включение нового раздела 7 «Анализ деловых процессов». Его положения о процессах оценки деловой деятельности помогут определить, какие документы должны быть созданы и введены в систему, а также установить сроки их хранения;

– включение в один раздел 5 «Документы и документные системы» требований и к документам, и документным системам. Раньше они относились к разным разделам;

– раздел 6 «Политика и распределение ответственности» расширился, вобрав в себя все организационные вопросы управления документами.

Применение в своей работе международных стандартов по управлению документооборотом в МК «Фонд поддержки предпринимательства Республики Тыва» способствует:

– формированию эффективной политики;

– управлению рисками в деловой среде;

– защите прав и обязанностей организаций и частных лиц;

– защите и поддержке в судебных разбирательствах;

– соблюдению положений законодательных и нормативно-правовых актов;

– расширению возможностей демонстрировать корпоративную ответственность, включая достижение целей в области устойчивого развития;

– и др. [5, с. 65].

Преследуя эти цели, МК «Фонд поддержки предпринимательства Республики Тыва» прошел сертификацию по стандартам ИСО, среди нормативной базы которой также было «Управление документацией и записями».

Конкретными целями аудита явились:

– установление соответствия системы менеджмента качества критериям аудита;

– оценка способности заказчика выполнять законодательные, нормативные требования;

– оценивание результативности системы менеджмента для обеспечения постоянного достижения поставленных целей организацией;

– в случае необходимости определение областей для возможного улучшения системы менеджмента качества.

Во время таких инспекций проверяется большой объем документов, таких как организационная структура МК «Фонд поддержки предпринимательства Республики Тыва», удовлетворенность потребителей, жалобы и обращения, менеджмент ресурсов и др.

Такой инспекционный контроль требует значительных временных затрат, так как необходимо провести сбор и анализ большого объема данных. Например, именно для МК «Фонд поддержки предпринимательства Республики Тыва» осуществлялось анкетирование субъектов малого и среднего предпринимательства на предмет удовлетворенности оказанными услугами [7].

По результатам такого сертификационного аудита организация получает сертификат ИСО, если соответствует установленным критериям. Если организация имеет такой сертификат, то потенциальный клиент компании относится к ней более лояльно, так как возрастает его уверенность, что компания предоставляет качественные услуги или товар. Помимо этого, это означает, что организация соблюдает все законодательные и нормативные требования, и не имеет проблем с правонарушениями [1].

Относительно делопроизводства МК «Фонд поддержки предпринимательства Республики Тыва», были отмечены следующие аспекты в деятельности организации:

– соответствие должностных инструкций приказу Минэкономразвития от 14 февраля 2018 года № 67 «Об утверждении требований к реализации мероприятий субъектами Российской Федерации, бюджетам которых предоставляются субсидии на государственную поддержку малого и среднего предпринимательства, включая крестьянские (фермерские) хозяйства, а также на реализацию мероприятий по поддержке молодежного предпринимательства, и требований к организациям, образующим инфраструктуру поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства»;

– проверялось наличие разработанного Плана развития для структурных подразделений, Плана обучения сотрудников структурного подразделения МК «Фонд поддержки предпринимательства Республики Тыва», Методики по управлению рисками, нормативных документов по охране труда и пожарной безопасности;

– в рамках цифрового документооборота используются такие программы как «Skype», «WhatsApp», «Вконтакте», «TrueConf»;

– при осуществлении деятельности сотрудники организации руководствуются нормативными правовыми актами Российской Федерации;

– обеспечение внешними нормативными документами осуществляется посредством некоммерческих версий информационной системы «Гарант» в соответствии с заключенными с соответствующими организациями договорами.

Собственность потребителей (интеллектуальная собственность, документация по бизнес-процессам и др.) или внешних поставщиков находится в управляемых условиях. Документация МК «Фонд поддержки предпринимательства Республики Тыва» хранится в соответствии с требованиями конфиденциальности, санкционированности доступа и сохранности [7].

Также было установлено, что нет нарушений в ведении документооборота бухгалтерской деятельности МК «Фонд поддержки предпринимательства Республики Тыва». А документация по внутренним аудитам оформлена в соответствии с формами, установленными в стандарте организации СТО СМК-2023 «Внутренние аудиты» [7].

Таким образом, в ходе аудита не было выявлено никаких нарушений по ведению документации, все действия сотрудников и руководства организации соответствовали законодательным и нормативно-правовым актам. Стратегическое управление информацией включает в себя процессы контроля и управления, реализованные с целью исполнения нормативно-правовых требований, управления рисками и способствующие осуществлению оперативной деятельности организации. Применение стандарта позволит организовать продуктивное, соответствующее нормативно-правовым требованиям, безопасное, прозрачное и подотчетное создание, использование, хранение и уничтожение информации.

Список литературы:

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (редакция от 01.04.2025) // СПС «Консультант +».
2. Постановление Правительства Республики Тыва от 30.07.2003 г. № 523 «О Фонде поддержки малого предпринимательства Республики Тыва» // СПС «Консультант +».
3. Национальный стандарт Российской Федерации (2019). ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. - Текст: непосредственный // СПС «Консультант +».
4. Национальный стандарт Российской Федерации (2025). ГОСТ 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». - Текст: непосредственный // СПС «Консультант +».
5.  Барихин А. Б. Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие / А. Б.  Барихин А. Б. – 2-е изд., доп. и перераб. – Москва: Флинта, – 2024. – 417 с.
6. Янковая, В. Новый стандарт по управлению документами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (часть 1): научная статья / В. Янковая. - Текст : электронный Журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2019. - № 9. - URL: https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/48623-novyy-standart-po-upravleniyu-dokumentami-gost-r-iso-15489-1-2019/ (дата обращения 18.09.2025). - Режим доступа: для зарегистрир. пользователей.
7. Официальный сайт Микрокредитной компании Фонда поддержки предпринимательства Республики Тыва / URL: https://vk.com/fpptuva17 (дата обращения 10.10.2025).