МЕТОДЫ И ТЕХНИКИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ: ОТ ТЕОРИИ К ПРАКТИКЕ

АННОТАЦИЯ

В статье рассматриваются методы и техники проведения инвентаризации как ключевого инструмента контроля товарно-материальных ценностей и финансовых результатов организации. Описываются нормативная основа, цели и классификация видов инвентаризации, а также принципы планирования и организации инвентаризационных мероприятий. Особое внимание уделяется сравнительной характеристике сплошной и выборочной инвентаризации, периодической и циклической модели, а также подходам к сегментации объектов учета. Анализируются современные техники проведения инвентаризации, включающие использование штрихкодирования, мобильных терминалов сбора данных, систем WMS/ERP и аналитических инструментов для выявления аномалий и оценки результатов. Во второй части статьи акцент делается на практических аспектах подготовки, проведения и документального оформления инвентаризации. Представлен типовой алгоритм действий: формирование приказа, создание инвентаризационных комиссий, подготовка объектов и данных, непосредственный пересчет, сверка результатов и принятие корректирующих управленческих решений. Рассматриваются источники расхождений между учетными и фактическими данными, а также способы их анализа и минимизации в дальнейшем. Предлагается комплекс рекомендаций по повышению точности учета, снижению трудоемкости инвентаризаций и интеграции инвентаризационных процедур в систему внутреннего контроля и управления запасами организации.

Ключевые слова: инвентаризация, методы инвентаризации, техники инвентаризации, товарно-материальные ценности, учет запасов, сплошная инвентаризация, выборочная инвентаризация, циклическая инвентаризация, инвентаризационная комиссия, внутренний контроль.

Инвентаризация является базовым инструментом системы внутреннего контроля, обеспечивающим сопоставление данных учета с фактическим наличием имущества и обязательств. Ее результаты влияют на достоверность отчетности, оценку эффективности использования ресурсов и управленческие решения по запасам и денежным потокам. Правильно организованный процесс позволяет выявлять недостачи, излишки, порчу, неликвидные активы и ошибки учета.

В теории инвентаризация определяется как регламентированная процедура документально подтвержденной проверки наличия и состояния активов и обязательств путем пересчета, измерения или оценки. [4] Нормативная база устанавливает обязательные случаи: перед годовой отчетностью, при смене материально ответственных лиц, выявлении хищений, реорганизации или ликвидации организации и др. Организация может дополнительно закреплять сроки и порядок инвентаризаций в учетной политике. Теоретические принципы задают рамки, а практика адаптирует их под особенности конкретного бизнеса.

Рисунок 1. Инвентаризация как элемент системы внутреннего контроля. Составлено автором на основе [6]

По периодичности выделяют плановые и внеплановые инвентаризации. Плановые включаются в годовой график и проводятся по заранее утвержденному расписанию, обеспечивая систематический контроль и равномерную нагрузку на персонал. Внеплановые инициируются при подозрениях на нарушения, чрезвычайных ситуациях или при существенных расхождениях в данных учета. Сочетание плановых и внезапных проверок укрепляет дисциплину и снижает риск злоупотреблений.

По полноте охвата различают сплошную и выборочную инвентаризацию. Сплошная предполагает пересчет всех позиций по объекту (склад, магазин, подразделение) и применяется при обязательных инвентаризациях и повышенных рисках. Выборочная охватывает только часть ассортимента, обычно наиболее значимые, высокооборачиваемые или проблемные позиции. Она менее трудоемка и может использоваться чаще, в том числе в формате циклической инвентаризации, когда группы номенклатуры проверяются поочередно в течение периода.

Циклическая (постоянная) инвентаризация важна для предприятий с широким ассортиментом и большим объемом операций. Она опирается на сегментацию номенклатуры по значимости: позиции категории А пересчитываются чаще, B — с умеренной периодичностью, C — реже. Это позволяет сосредоточить ресурсы на контроле критичных позиций без частых тотальных пересчетов. В результате повышается точность учета по стратегически важным товарам при оптимальной нагрузке на персонал.

В организации инвентаризационного процесса начинается с разработки и утверждения внутренних регламентов [2] – определяются цели, перечень объектов, периодичность, состав комиссий, порядок подготовки, пересчета, оформления документов и обработки результатов. На основе регламентов издается приказ руководителя с конкретными датами, ответственными лицами и перечнем проверяемых объектов. Важным элементом является разграничение ролей: материально ответственные лица не должны входить в комиссию, контролирующую их участки.

Подготовительный этап включает актуализацию учетных данных, закрытие текущих операций по движению запасов на время пересчета, маркировку и упорядочение товарных позиций, подготовку форм и технических средств. Важно обеспечить стабильную работу информационных систем, корректное отражение последних операций и блокировку изменений в период инвентаризации. От качества подготовки зависят скорость и точность пересчета, и снижение числа спорных ситуаций с материально ответственными лицами.

При традиционном подходе пересчет осуществляется вручную с использованием бумажных описей, а данные затем переносятся в учетную систему. [7] Современная практика основана на штрихкодировании, RFID-метках и мобильных терминалах, позволяющих сканировать объекты, формировать электронные ведомости и сразу сверять результаты с учетными остатками. Это снижает риск ошибок ввода, ускоряет процесс и повышает прозрачность контроля.

Существенное значение имеет выбор метода пересчета. Прямой метод предполагает последовательный пересчет всех единиц товара или единиц хранения. Метод по выборке применяется для контроля отдельных зон, партий или серий, особенно при большом объеме однородной продукции. На практике часто комбинируются оба подхода: сплошной пересчет по критичным категориям и выборочный — по менее значимым. Обязательно обеспечение прослеживаемости и документальной фиксации того, какие группы товаров и в каком объеме проверены.

После завершения физического пересчета проводится сверка фактических данных с учетными остатками. Формируются сравнительные ведомости, в которых отражаются недостачи, излишки и перемещения между подразделениями. Комиссия анализирует причины отклонений: ошибки учета, неверное оформление документов, нарушения регламентов, порча, хищения, пересортица и др. По результатам принимаются решения о списании, доначислении, перераспределении или корректировке данных учета, а также о дисциплинарных мерах при установленной вине.

Результаты инвентаризации должны использоваться не только для корректировки бухгалтерских регистров, но и для улучшения бизнес-процессов. Анализ структуры недостач и излишков по объектам, категориям товаров и сотрудникам помогает выявлять «узкие места» в логистике, приемке, хранении и отпуске продукции. На основе этих выводов дорабатываются регламенты, усиливается контроль на критичных этапах, внедряются дополнительные процедуры подтверждения операций и технические средства защиты от ошибок и злоупотреблений.

Рисунок 2. Этапы инвентаризации: от подготовки до улучшения процессов. Составлено автором [3]

Эффективность инвентаризации во многом зависит от подготовки и мотивации персонала. Обучение правилам учета и инвентаризационных процедур, информирование о значимости точности данных, увязка показателей качества учета с системой мотивации формируют ответственное отношение к сохранности имущества и работе с документами. В сочетании с технологической и организационной оптимизацией это снижает потери, повышает достоверность отчетности и улучшает управляемость запасами.

Таким образом, методы и техники проведения инвентаризации развиваются от ручного пересчета к комплексному, технологически оснащенному и аналитически поддержанному процессу. Базовые принципы — полнота, документальность, независимость и регулярность — сохраняют актуальность, реализуясь через автоматизацию и интеграцию с информационными системами. Компании, рассматривающие инвентаризацию как часть системы управления рисками и запасами, получают устойчивые преимущества в виде снижения потерь, повышения операционной эффективности и роста доверия к управленческой и финансовой отчетности [1].

Список литературы:

1. Воронченко, Т. В. Бухгалтерский финансовый учет : Учебник и практикум для вузов / Т. В. Воронченко. – 3-е издание, переработанное и дополненное. – Москва : Издательство Юрайт, 2024. – 727 с;
2. Демьяненко, Э. Ю. Особенности проведения инвентаризации основных средств в соответствии с нормами ФСБУ 28/2023 «инвентаризация» / Э. Ю. Демьяненко, М. Г. Денисенко // Приднепровский научный вестник. – 2024. – Т. 11, № 1. – С. 14-21;
3. Емельянова, Е. П. К вопросу этапов проведения инвентаризации в коммерческих организациях / Е. П. Емельянова // Актуальные вопросы современной экономики. – 2021. – № 6. – С. 360-368;
4. Железнякова, Е. А. Влияние ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» на процесс инвентаризации и учетную политику / Е. А. Железнякова // Вестник Московской международной академии : Сборник статей. – Москва : Московская международная академия, 2024. – С. 60-68;
5. Приказ Минфина России от 13.01.2023 N 4н "Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация";
6. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ФСБУ 28/2023 "ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ": изменения в 2025-м году;
7. Шевченко, Д. А. Влияние ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» на концептуальные основы бухгалтерского учета: изменения в проведении инвентаризации / Д. А. Шевченко, О. И. Федорченко // Актуальные вопросы устойчивого развития современного общества и экономики : Сборник научных статей 4-й Всероссийской научно-практической конференции. В 2-х томах, Курск, 25–28 апреля 2025 года. – Курск: ЗАО "Университетская книга", 2025. – С. 299-301.