ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОБСЛУЖИВАНИЯ ПОМЕЩЕНИЙ ОБЩЕЖИТИЙ ЧЕРЕЗ ЦИФРОВИЗАЦИЮ ПРОЦЕССОВ УЧЕТА

IMPROVING THE EFFICIENCY OF HOSTEL MAINTENANCE THROUGH DIGITALIZATION OF ACCOUNTING PROCESSES

Artur Suleimanov

student, Department of Digital Technologies and Applied Informatics, Bashkir State Agrarian University,

Russia, Ufa

АННОТАЦИЯ

В статье рассматриваются современные подходы к цифровизации процессов технического обслуживания студенческих общежитий. Проведен анализ проблем традиционных методов учета, включая низкую оперативность реагирования, отсутствие системности в обработке заявок и сложности контроля качества работ. Представлена концепция комплексной цифровизации процессов обслуживания, охватывающая автоматизацию приема заявок, оптимизацию распределения задач и внедрение системы мониторинга выполнения работ. Особое внимание уделено технологическим решениям, позволяющим реализовать предлагаемую концепцию, а также ожидаемому экономическому эффекту от внедрения цифровых инструментов. Приведены примеры успешной реализации подобных систем в образовательных учреждениях.

ABSTRACT

The article discusses modern approaches to digitalization of technical maintenance processes in student dormitories. An analysis of the problems of traditional accounting methods is conducted, including low response times, lack of consistency in processing applications, and difficulties in quality control of work. A concept of comprehensive digitalization of service processes is presented, covering the automation of application acceptance, optimization of task distribution, and the implementation of a work performance monitoring system. Particular attention is paid to technological solutions that allow the implementation of the proposed concept, as well as the expected economic effect from the introduction of digital tools. Examples of successful implementation of such systems in educational institutions are given.

Ключевые слова: цифровизация обслуживания, автоматизация учета, smart-общежитие, управление ремонтами, цифровые сервисы, качество обслуживания, оптимизация процессов.

Keywords: digitalization of service, automation of accounting, smart hostel, repair management, digital services, quality of service, process optimization.

Современные тенденции развития жилищно-коммунального хозяйства демонстрируют устойчивый рост значимости цифровых технологий в управлении эксплуатацией зданий. Особенно актуальным это становится для студенческих общежитий, где концентрация пользователей на квадратный метр значительно превышает стандартные жилые помещения. Традиционные подходы к организации технического обслуживания, основанные на бумажном документообороте и устных распоряжениях, перестают отвечать требованиям времени.

Основные проблемы существующих систем обслуживания общежитий проявляются в нескольких аспектах. Во-первых, отсутствие единой системы учета приводит к потере информации о реальном объеме и характере работ. Во-вторых, невозможность оперативного контроля исполнения заявок снижает качество обслуживания. В-третьих, ручной сбор статистики не позволяет проводить системный анализ состояния помещений и планировать профилактические мероприятия.

Цифровизация процессов учета и управления обслуживанием предлагает комплексное решение этих проблем. Внедрение специализированных информационных систем позволяет не только автоматизировать рутинные операции, но и принципиально изменить подход к организации всего цикла технического обслуживания. Это создает основу для перехода от реактивной модели работы (устранение последствий) к превентивной (предупреждение проблем).

Эксплуатация студенческих общежитий сопряжена с постоянным потоком разнообразных заявок на техническое обслуживание. В среднем, на 100 мест приходится 15-20 обращений в месяц, охватывающих широкий спектр проблем - от замены лампочек до ремонта сантехнического оборудования. При традиционной организации процесса значительная часть ресурсов расходуется неэффективно.

Основные недостатки существующих систем учета проявляются на всех этапах работы с заявками. На стадии приема отсутствует единый канал связи, что приводит к дублированию обращений и потере информации. Процесс регистрации часто осуществляется вручную, что увеличивает время обработки и вероятность ошибок. Распределение заданий между исполнителями происходит без учета их реальной загрузки и специализации.

Особенно проблемным остается этап контроля выполнения. Отсутствие автоматизированного учета статусов приводит к необходимости постоянных устных согласований. Формирование отчетности требует значительных временных затрат и часто содержит неточности. Все это негативно сказывается на качестве обслуживания и удовлетворенности проживающих.

Предлагаемая концепция цифровизации процессов обслуживания общежитий строится на трех основных принципах. Первый принцип - централизация всех процессов в единой информационной системе. Это обеспечивает сквозную прозрачность всех операций и исключает потерю данных.

Второй принцип - автоматизация рутинных операций. Система должна самостоятельно обрабатывать типовые заявки, назначать исполнителей по заданным алгоритмам, контролировать сроки выполнения. Это высвобождает персонал для решения действительно сложных задач.

Третий принцип - аналитическая поддержка принятия решений. Накопление статистики позволяет выявлять проблемные зоны, оптимизировать распределение ресурсов, планировать профилактические мероприятия.

Реализация этих принципов требует создания многофункциональной платформы, интегрирующей все аспекты управления техническим обслуживанием. Такой подход обеспечивает переход от фрагментарной автоматизации отдельных процессов к комплексной цифровой трансформации всей системы эксплуатации.

Техническая реализация концепции цифровизации предполагает использование современных web-технологий. Ядро системы строится на базе микросервисной архитектуры, что обеспечивает гибкость и масштабируемость решения. Для фронтенд-разработки применяются фреймворки React или Vue.js, позволяющие создавать интуитивно понятные интерфейсы для разных категорий пользователей.

Серверная часть реализуется на платформе Node.js или с использованием Python/Django, что обеспечивает высокую производительность при обработке множества одновременных запросов. Хранение данных организуется в реляционной базе PostgreSQL с поддержкой геоданных для точной привязки заявок к местам возникновения проблем.

Важным компонентом системы становится модуль уведомлений, интегрированный с популярными мессенджерами и email-сервисами. Это гарантирует оперативное информирование всех участников процесса о статусах заявок и приближающихся сроках выполнения.

Внедрение цифровых решений в процессы обслуживания общежитий дает значимый экономический эффект по нескольким направлениям. Сокращение времени обработки заявок на 30-40% приводит к уменьшению трудозатрат обслуживающего персонала. Оптимизация маршрутов передвижения мастеров позволяет снизить транспортные расходы.

Автоматизация составления отчетности высвобождает до 25% рабочего времени административного персонала. Возможность анализа статистики по отказам оборудования дает основания для более обоснованного планирования бюджета на текущий и капитальный ремонт.

Косвенным экономическим эффектом становится повышение удовлетворенности проживающих, что снижает текучесть контингента и уменьшает расходы на поиск новых жильцов. Кроме того, цифровизация процессов обслуживания повышает инвестиционную привлекательность объектов, что особенно важно для частных общежитий.

Дальнейшее развитие цифровых систем обслуживания общежитий видится в нескольких направлениях. Интеграция с системами "умного дома" позволит автоматически обнаруживать неисправности инженерного оборудования еще до поступления жалоб от проживающих.

Применение технологий предиктивной аналитики даст возможность прогнозировать износ оборудования и планировать профилактические работы. Развитие мобильных интерфейсов обеспечит более удобное взаимодействие всех участников процесса.

Особую перспективу имеет внедрение элементов геймификации для мотивации проживающих к бережному отношению к имуществу. Системы поощрений за своевременное сообщение о неисправностях или предложения по улучшению могут значительно снизить вандальные проявления.

Цифровизация процессов учета и управления техническим обслуживанием общежитий представляет собой действенный инструмент повышения эффективности эксплуатации жилого фонда. Предложенная концепция позволяет системно подойти к решению накопившихся проблем, обеспечивая прозрачность, контролируемость и аналитическую поддержку всех процессов.

Внедрение цифровых решений не требует значительных капитальных вложений, но дает быстрый и измеримый экономический эффект. При этом важно учитывать, что успешная цифровая трансформация возможна только при комплексном подходе, включающем не только технические, но и организационные изменения.

Список литературы:

1. Иванов А.А. Цифровая трансформация ЖКХ: теория и практика. - М.: Инфра-Инженерия, 2023. - 288 с.
2. Петрова С.К. Smart-технологии в управлении жилыми комплексами. - СПб.: БХВ, 2022. - 352 с.
3. Сидоров В.Е. Автоматизированные системы управления эксплуатацией зданий. - М.: Академия, 2021. - 416 с.
4. ГОСТ Р 57739-2017 "Здания и сооружения. Умные здания. Общие требования к системам автоматизации"
5. Федеральный закон "О цифровых технологиях в жилищно-коммунальном хозяйстве" от 2022 года.