РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАЯВКАМИ НА РЕМОНТ В СТУДЕНЧЕСКИХ ОБЩЕЖИТИЯХ

DEVELOPMENT OF AN INFORMATION SYSTEM FOR MANAGING REQUESTS FOR REPAIRS IN STUDENT DORMITORIES

Artur Suleimanov

student, Department of Digital Technologies and Applied Informatics, Bashkir State Agrarian University,

Russia, Ufa

АННОТАЦИЯ

В современных условиях возрастает необходимость автоматизации процессов управления жилищным фондом образовательных учреждений. Особую актуальность приобретает вопрос эффективной организации ремонтных работ в студенческих общежитиях, где традиционные методы учета заявок демонстрируют свою неэффективность. В данной статье подробно рассматривается процесс создания специализированной информационной системы, предназначенной для автоматизации всего цикла работы с заявками на ремонт - от момента их подачи до полного выполнения. Проведен детальный анализ существующих проблем ручного учета, предложена комплексная архитектура решения, включающая все необходимые функциональные модули. Особое внимание уделено технологическому стеку разработки и ключевым преимуществам внедрения подобной системы в эксплуатационную практику студенческих общежитий.

ABSTRACT

In modern conditions, the need to automate the management of housing stock in educational institutions is growing. The issue of effective organization of repair work in student dormitories, where traditional methods of accounting for applications demonstrate their inefficiency, is becoming especially relevant. This article examines in detail the process of creating a specialized information system designed to automate the entire cycle of work with repair applications - from the moment of their submission to complete execution. A detailed analysis of existing problems of manual accounting is carried out, a comprehensive solution architecture is proposed, including all the necessary functional modules. Particular attention is paid to the technological development stack and the key advantages of implementing such a system in the operational practice of student dormitories.

Ключевые слова: система управления заявками, автоматизация ремонтов, цифровизация общежитий, web-приложение, база данных, workflow-процессы, эффективность обслуживания.

Keywords: application management system, repair automation, digitalization of dormitories, web application, database, workflow processes, service efficiency.

Современные студенческие общежития представляют собой сложные жилищно-коммунальные комплексы, требующие постоянного технического обслуживания. Ежедневно поступают десятки заявок различного характера - от мелкого бытового ремонта до серьезных неисправностей инженерных систем. Традиционные методы учета, основанные на бумажных журналах, телефонных звонках или сообщениях в мессенджерах, давно показали свою несостоятельность в условиях возрастающих требований к качеству обслуживания.

Основные проблемы ручных систем учета проявляются в нескольких аспектах. Во-первых, значительно увеличивается время обработки заявок из-за необходимости ручного переноса информации между различными инстанциями. Во-вторых, неизбежны потери информации при передаче данных между сотрудниками. В-третьих, полностью отсутствует возможность оперативного контроля выполнения работ и анализа эффективности работы обслуживающего персонала. Наконец, формирование любой отчетности требует значительных временных затрат и часто содержит ошибки.

Автоматизация этого процесса с помощью специализированной информационной системы позволяет кардинально изменить ситуацию. Современные технологии дают возможность создать удобный инструмент, который не только ускоряет обработку заявок, но и обеспечивает принципиально новый уровень контроля качества обслуживания. Важно отметить, что такая система должна быть максимально адаптирована под специфику именно студенческих общежитий, учитывая особенности их функционирования и организационной структуры.

При рассмотрении возможных подходов к автоматизации учета заявок на ремонт необходимо проанализировать весь спектр доступных решений. Традиционные ручные методы, до сих пор применяемые во многих общежитиях, включают ведение специальных журналов учета или использование электронных таблиц. Эти подходы отличаются простотой внедрения, но совершенно не подходят для масштабирования и не обеспечивают необходимого уровня контроля.

Более современный, но столь же проблематичный вариант - использование мессенджеров и социальных сетей для приема и обработки заявок. Группы в Telegram или WhatsApp действительно обеспечивают оперативность связи, но совершенно не структурируют информацию, не позволяют назначать ответственных и отслеживать выполнение задач.

На рынке программного обеспечения представлено множество коммерческих CRM-систем и ticketing-решений, таких как Jira, Zendesk или Битрикс24. Эти продукты обладают мощным функционалом, но их использование в контексте управления общежитиями часто оказывается избыточным. Они сложны в настройке, требуют специального обучения персонала и содержат множество ненужных для данной задачи функций.

Существуют и специализированные системы для образовательных учреждений, например, решения на базе "1С:Университет". Однако их внедрение сопряжено со значительными финансовыми затратами, а адаптация под конкретные нужды общежития часто требует привлечения дорогостоящих специалистов.

Проведенный анализ показывает, что оптимальным решением будет разработка специализированной информационной системы, учитывающей все особенности работы студенческих общежитий. Такая система должна сочетать простоту использования с достаточным функционалом для полного цикла управления заявками.

Разработка эффективной информационной системы для управления заявками начинается с формулирования четких функциональных требований. Система должна охватывать весь процесс работы с заявками - от момента их создания до полного завершения всех работ. Центральным элементом системы становится модуль подачи заявок, доступный как для студентов через личные кабинеты, так и для сотрудников общежития через административный интерфейс.

Не менее важен модуль распределения задач, который автоматически или в ручном режиме назначает заявки соответствующим специалистам - электрикам, сантехникам, мастерам по ремонту мебели и другим. Система должна учитывать специализацию работников, их текущую загрузку и приоритетность выполняемых задач.

Особое внимание при проектировании уделяется модулю контроля выполнения, который отслеживает статусы всех заявок, автоматически напоминает о просроченных заданиях и уведомляет всех заинтересованных лиц об изменениях статусов. Завершающим элементом становится модуль отчетности, позволяющий формировать различные аналитические выборки для оценки работы системы в целом и отдельных сотрудников в частности.

Архитектура разрабатываемой системы строится по трехуровневому принципу. Фронтенд-часть реализуется с использованием современного фреймворка React.js, что обеспечивает создание адаптивного пользовательского интерфейса, доступного как с компьютеров, так и с мобильных устройств. Для серверной части выбирается надежный фреймворк Django на языке Python, оптимально подходящий для реализации сложной бизнес-логики.

Хранение данных организуется в реляционной базе PostgreSQL, обеспечивающей надежность и высокую производительность даже при значительных нагрузках. Взаимодействие между клиентской и серверной частями осуществляется через RESTful API, что в перспективе позволяет легко разработать мобильное приложение-компаньон.

Работа с системой начинается с этапа подачи заявки. Пользователь (студент или сотрудник) заполняет форму, указывая тип проблемы, место ее возникновения и при необходимости прикрепляя фотографии. Система автоматически регистрирует заявку, присваивает ей уникальный идентификатор и уведомляет ответственного сотрудника о поступлении нового задания.

На этапе распределения система анализирует тип заявки и автоматически назначает ее соответствующему специалисту, учитывая его текущую загрузку. При необходимости администратор может вручную переназначить задание. Исполнитель получает уведомление о новом задании и информацию о сроках его выполнения.

Контрольный этап предполагает постоянный мониторинг статусов всех заявок. Система автоматически отслеживает сроки выполнения, уведомляя исполнителя и его руководителя о приближении дедлайна или его просрочке. После выполнения работ заявитель получает возможность оценить качество выполнения, оставив отзыв.

Разработанная система представляет собой платформу, которую можно расширять и совершенствовать. Одним из перспективных направлений развития является интеграция с IoT-устройствами для автоматического обнаружения неисправностей. Датчики протечек воды, системы контроля энергопотребления и другие умные устройства смогут самостоятельно создавать заявки в системе при обнаружении проблем.

Другим важным направлением является разработка мобильного приложения, которое сделает работу с системой еще более удобной для всех участников процесса. Особый интерес представляет реализация чат-бота для первичной обработки заявок, который сможет уточнять детали проблемы и предлагать возможные решения еще до передачи заявки специалисту.

Предложенное решение для автоматизации учета заявок на ремонт в студенческих общежитиях представляет собой сбалансированную систему, сочетающую достаточный функционал с простотой использования. Внедрение такой системы позволит значительно повысить эффективность работы обслуживающего персонала, улучшить контроль качества ремонтных работ и обеспечить прозрачность всех процессов. Разработанная архитектура и выбранные технологии обеспечивают надежность работы системы и возможность ее дальнейшего масштабирования и развития.

Список литературы:

1. Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. - М.: Наука, 2021. - 352 с.
2. Когаловский М.Р. Перспективные технологии информационных систем. - М.: ДМК Пресс, 2022. - 496 с.
3. Советов Б.Я., Цехановский В.В. Информационные технологии. - М.: Высшая школа, 2023. - 263 с.
4. Таненбаум Э., Вудхалл А. Операционные системы: разработка и реализация. - СПб.: Питер, 2022. - 704 с.
5. ГОСТ Р 7.0.5-2008 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления".