ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ СОЗДАНИЯ ОТЧЕТА ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЛЕСОВ НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ «ТИТАН»

THE EFFECTIVENESS OF THE INTRODUCTION OF ELECTRONIC DOCUMENT FLOW SYSTEMS FOR CREATING FORESTS USAGE REPORT ON THE EXAMPLE OF THE ENTERPRISE «TITAN»

Nikolay Zasukhin

Student, Department of Information Systems and Information Security, Northern (Arctic) Federal University named after Lomonosov,

Russia, Arkhangelsk

Anastasia Alekseeva

Student, Northern (Arctic) Federal University named after Lomonosov,

Russia, Arkhangelsk

АННОТАЦИЯ

В данной статье произведен краткий анализ требований по цифровизации лесной отрасли, кратко проанализированы проблемы оборота документов в данной области и описано практическое решение данных вопросов путем разработки геоинформационной системы с функционалом электронного документооборота на примере лесозаготовительного предприятия «Титан».

ABSTRACT

This article provides a brief analysis of the requirements for digitalization of the forest industry, briefly analyzes the problems of document turnover in this area and describes the practical solution of these issues by developing a geoinformation system with the functionality of electronic document flow on the example of the logging enterprise "Titan".

Ключевые слова: геоинформационные системы, цифровизация, документооборот.

Keywords: geoinformation systems, digitalization, document flow.

В современном мире большой популярностью пользуется тренд цифровизации промышленных предприятий. Одной из первых сфер, которую коснулся этот тренд – управление природными ресурсами. Например, в лесной отрасли множество процессов сейчас переходит в цифровое пространство: мониторинг лесных массивов; учет и аналитика использования лесов; мониторинг лесных пожаров; автоматизация документооборота; внедрение информационных систем и цифровых платформ, что позволяют упростить доступ арендаторам лесных участков к оформлению документированных процедур закупок, логистики и производства. Одним из важных аспектов цифровизации лесной отрасли является автоматизация документооборота.

Актуальность данной работы объясняется тем, что сейчас происходит активная цифровизация и автоматизация документооборота во всех отраслях, в том числе и в лесной отрасли. Работа лесной отрасли подотчетна государству, и обязана регулярно предоставлять большие объемы различной документации (раз в год/раз в квартал/раз в месяц в зависимости от типа). Цифровизация документооборота позволит облегчить работу с данной документацией: ускорит процессы оформления данной документации, ускорит процессы получения информации арендодателем, позволит быстро исправлять недочеты в уже созданной документации, позволит хранить всю информацию на одном сервере и иметь круглосуточный и быстрый доступ к необходимой документации без необходимости поиска ее копии на бумажном (неэлектронном) носителе в архивах. Также следует упомянуть, что цифровизация и автоматизация документооборота является одним из требований государства, закрепленным законодательно, так что создание и/или введение систем электронного документооборота в лесной отрасли является обязательным.

Проблема документооборота в лесной отрасли является ярко выраженной и наиболее острой на данный момент. Согласно «Лесному кодексу», каждый пользователь лесов обязан оформлять и отправлять большое количество различных отчетов и документов: Отчет о защите лесов, Отчет об охране лесов от пожаров, Отчет об использовании лесов, Лесную декларацию, Проект лесовосстановления и т.д. Данные отчеты и документы предполагают большое количество различных приложений (сопроводительная документация, справочники, спутниковые снимки местности/снимки местности с места) к ним, что являются составляющими этих отчетов.

Рассмотрим подробнее Отчет об использовании лесов, а также все его составляющие. Отчет об использовании лесов представляет собой сборник информации об объеме заготовленной древесины и иных лесных ресурсов, о видовом (породном) и сортиментном составе древесины, о мероприятиях, связанных с использованием лесов. До 2021 года Отчет предоставлялся раз в квартал, а начиная с 2021 года данный Отчет обязан предоставляться ежемесячно при использовании лесов с целью заготовки древесины и ежегодно в случаях использования лесов в других целях, не связанных с рубкой и заготовкой древесины. Также к Отчету обязательно прилагается XML-файл, который является XML представлением данных из него.

Отчет об использовании лесов состоит из 3-х частей: использование лесов для заготовки древесины; использование лесов в целях, не связанных с заготовкой древесины; мероприятия, связанные с использованием лесов. Также в Отчете указывается информация о лице, что предоставил отчет, и информация о договоре аренды лесного участка или ином документе, на основании которого представляется отчет об использовании лесов.

Архангельская область является крупным лесозаготовительным регионом с большим количеством лесов на территории региона: на 1 января 2022 года общая площадь лесов составляет 29 млн га, из них порядка 22 млн занято лесными насаждениями. Всего общая площадь лесных массивов, переданных в аренду и использование, равняется 20 млн га, из которых порядка 19 млн га передано в использование с целью заготовки древесины.

Всего на территории области на 1 января 2022 года действовало 1014 договоров аренды и использования лесов, из них 74 являются договора, заключенные «Титаном». На конец 2020 года количество договоров составляло 1012, из них 66 – договора, заключенные «Титаном». На конец 2019 года действовало 1026 договоров, из них 62 – договора, заключенные «Титаном».

Рисунок 1. Количество договоров за период 2019-2021 года

Таким образом, каждый год «Титан» заключает все больше договоров, что, в свою очередь, увеличивает затрачиваемое время на их создание.

Так, для автоматизации процессов документооборота и соответствия требованиям законодательства (см. «Приказ Минприроды России от 23.08.2022 N 544 «Об утверждении Порядка представления в государственный лесной реестр отчета об использовании лесов в случае использования лесов для заготовки древесины, отчета о ввезенной на склад или вывезенной со склада древесине, отчета о древесине, которая поступает на объект лесоперерабатывающей инфраструктуры, древесине, которая перерабатывается, продукции переработки древесины, иных документов или сведений путем интеграции автоматизированной информационной системы, используемой лицами, обязанными подавать указанные документы (сведения), с федеральной государственной информационной системой лесного комплекса») группа компаний «Титан» заказала разработку современной геоинформационной системы (ГИС) с автоматизированным документооборотом для лесной промышленности. На данном этапе разработка активно внедряется на предприятие.

Данная система показала высокую эффективность. Так, раньше на создание документации по Отчету об использовании лесов у одного работника уходило от 40 до 90 минут рабочего времени. Учитывая, что всего группой компании «Титан» было заключено 78 договоров аренды на начало 2023 года, то на составление Отчета об использовании лесов суммарно уходило до 117 часов на их составление. После внедрения ГИС системы на предприятие один работник начал затрачивать меньше десяти минут на создание отчета. Таким образом, теперь суммарно затрачивается 13 часов на создание данного Отчета, т.е. в 9 раз меньше, чем раньше.

Отчет виден всем пользователям системы, благодаря чему не затрачивается время на пересылку документации. Также данная система может по запросу пользователя (нажатия на кнопку «создать») автоматически создавать XML и .docx файлы, что позволяет не тратить время на их создание в других программах/системах.

Таким образом, на примере внедрения систем электронного документооборота для создания Отчета об использовании лесов на примере компании «Титан» можно сделать следующий вывод: эффективность внедрения подобных систем очень высока. Показатели затрат времени на создание Отчетов могут уменьшаться до 9 раз, что позволяет увеличить показатели эффективности работы сотрудников.

Список литературы:

1. Доклад Состояние и охрана окружающей среды Архангельской области за 2019 год [Текст] / Министерство природных ресурсов и лесопромышленного комплекса Архангельской области – Архангельск, 2019 г. – с. 482
2. Доклад Состояние и охрана окружающей среды Архангельской области за 2020 год [Текст] / Министерство природных ресурсов и лесопромышленного комплекса Архангельской области – Архангельск, 2020 г. – с. 478
3. Доклад Состояние и охрана окружающей среды Архангельской области за 2021 год [Текст] / Министерство природных ресурсов и лесопромышленного комплекса Архангельской области – Архангельск, 2021 г. – с. 470
4. Ченушкина С.В., Кручинин И.Н. Цифровая трансформация лесного хозяйства: технологии и распределенные реестры лесотранспортной инфраструктуры [Текст] / С.В. Ченушкина, И.Н. Кручинин // Деревообрабатывающая промышленность - 2022 - №4 – с. 132-137
5. Оцифрованный лес: как технологии могут вдвое повысить эффективность лесной отрасли [Электронный ресурс] // СБЕР Про: сайт - Режим доступа : https://sber.pro/publication/otsifrovannyi-les-kak-tekhnologii-mogut-vdvoe-povysit-effektivnost-lesnoi-otrasli, свободный (дата обращения: 01.04.2023). – Загл. с экрана.