РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА И ИХ РОЛЬ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ

АННОТАЦИЯ

Документооборот — это процесс обмена документами между участниками бизнес-процессов. Он является неотъемлемой частью организации работы компаний в современном мире. Каждый официальный документ, который участвует в этом процессе, должен содержать обязательный элемент оформления – реквизиты.

Ключевые слова: делопроизводство, документооборот, реквизиты документа.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII в. Слово «дело» в то время обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время значение этого термина изменилось. Современное делопроизводство означает организацию информационного сопровождения дел, т. е. ведение документации по их рассмотрению.

Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства — информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание ДОУ.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа, например, наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать. Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст, дату и подпись. Приказ должен быть составлен на бланке организации, содержать название вида документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, регистрационный номер, дату и подпись.

Порядок оформления основных реквизитов регламентируется ГОСТ Р 7.0.97—2016. Стандарт включает состав и схемы расположения реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов.

Следует подчеркнуть, что набор реквизитов в разных документах будет различным. Кроме этого, при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях набор реквизитов также может отличаться.

Реквизиты документа подразделяются на постоянные и переменные. Постоянные в неизменной форме повторяются на бланках всех документов данного наименования (например, эмблема и наименование организации). Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа (например, номер документа, дата и текст).

Пример оформления некоторых реквизитов представим в таблице №1.

Таблица 1.

Оформление реквизитов

Таким образом, реквизиты документа являются обязательным элементом документооборота и необходимы для правильного идентифицирования участников бизнес-процессов. Они должны быть указаны правильно и содержать только достоверную информацию, чтобы обмен документами происходил без задержек и ошибок.

Список литературы:

1. «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018).
2. Грозова, О. С.  Делопроизводство: учебное пособие для вузов / О. С. Грозова. — 2-е изд. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 131 с.
3. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и практикум для вузов / И. Н. Кузнецов. — 4-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 545 с.