ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК ФАКТОР КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТИ СТРОИТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT AS A FACTOR OF COMPETITIVENESS OF CONSTRUCTION ORGANIZATIONS

Elizaveta Kuzmina

student, Department of Digital Economy and Information Technology, South Ural State University,

Russia, Chelyabinsk

Sergey Borodin

scientific supervisor, candidate of economic sciences, associate professor, South Ural State University,

Russia, Chelyabinsk

АННОТАЦИЯ

В статье электронный документооборот рассмотрен как фактор конкурентоспособности строительных организаций. Приведены преимущества формирования исполнительной документации при переходе с традиционного бумажного документооборота на использование специализированных программ. Также были рассмотрены наиболее популярные программы электронного документооборота. Описаны актуальные проблемы, с которыми приходится сталкиваться строительным организациям Российской Федерации по внедрению электронного документооборота.

ABSTRACT

In the article electronic document management is considered as a factor of competitiveness of construction organizations. The advantages of the formation of executive documentation during the transition from traditional paper document circulation to the use of specialized programs are given. The most popular electronic document management programs were also considered. The actual problems that construction organizations of the Russian Federation have to face with all the implementation of electronic document management are described.организациям

Ключевые слова: электронный документооборот, исполнительная документация, конкурентоспособность, преимущества, внедрение.

Keywords: electronic document management, executive documentation, competitiveness, advantages, implementation.

Строительство – одна из наиболее нуждающихся отраслей в масштабной электронной трансформации. На сегодняшний день небольшие строительные организации по большей части используют бумажный документооборот, в то время как во многих крупных компаниях набирает обороты и стремительно развивается электронный документооборот.

ЭДО (электронный документооборот) –это программа, которая позволяет автоматизирвовать процесс формирования документации. Благодаря такой системе обмен информацией возможен не только внутри одной организации, но и между несколькими организациями. Она позволяет формировать, согласовывать, проверять, подписывать документы, а также архивировать их с возможностью дальнейшего использования внутри себя. [2]

Строительные компании испытывают определенные сложности при переходе на другой способ формирование документации, однако компании, которые перешли на использование ЭДО, отмечают повышение эффективности, сокращение затрат времени и денежных ресурсов организации [3].

В табл. 1 представлены преимущества электронного документооборота перед бумажным.

Таблица 1

Преимущества формирования документации с помощью ЭДО

Подытожим все вышеперечисленное, тактические преимущества подразумевают под собой экономию средств и ресурсов компании в целом. Все это достаточно легко измерить в денежном выражении. На основании подсчета можно определить сколько сэкономит организация на бумаге, на аренде помещений, на выплатах сотрудникам за бензин и оплату командировок (если Заказчики находятся в другом городе/регионе). Экономия на материальных ресурсах за счет внедрения новых технологий называется прямым экономическим эффектом.

Стратегическими преимуществами являются некий порядок при работе с документами, оптимизация работы исполнителей и полное контролирование участников процесса. Так как такие преимущества практически невозможно измерить и перевести в денежный эквивалент, то их называют косвенным экономическим эффектом.

Однако, не стоит забывать, что внедрение электронного документооборота достаточно затратное мероприятие. Необходимы затраты на покупку ПО, ее наладку, на обучение сотрудников и возможно на покупку нового оборудования.

Для современного общества сейчас очень сложный период адаптации, в связи с постоянным появлением новых технологий. Одним такие переходы даются легко, а другим намного сложнее. Из-за этого происходит перепад в работе с документами – рядом существуют те организации, которые до сих пор используют бумажный документооборот, и те, которые перешли на электронный документооборот.

Одним из множества отделов строительных организаций, который сталкивается с огромным потоком документов, является производственно-технологический отдел. Основной задачей инженера ПТО является ведение и формирование исполнительной документации. При формировании исполнительной документации в бумажном виде в виду человеческого фактора возникают ошибки, их нахождение и корректировки занимает немалое количество времени, а так же ресурсов организации на бумагу и обсуживание копировальной техники.

На сегодняшний день существует большое количество программного обеспечения для электронного документооборота, поэтому у руководителей строительных компаний есть возможность выбрать наиболее подходящую для своих организаций. От правильности выбора программного обеспечения зависит экономический эффект предприятия. Так, если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то сроки выполнения работ сократятся, а это значит, что сотрудники смогут более эффективно распоряжаться своим рабочим временем и выполнять больше задач.

В табл. 2 собраны наиболее популярные программы для электронного документооборота среди российских пользователей.

Таблица 2

Перечень специализированных программ ЭДО для производственно-технологического отдела

Таким образом, организации могут подобрать наиболее для своих задач программу и обеспечить свою конкурентоспособность на современном рынке. От правильности выбора программного обеспечения зависит экономический эффект предприятия. Так, если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то сроки выполнения работ сократятся, а это значит, что сотрудники смогут более эффективно распоряжаться своим рабочим временем и выполнять больше задач.

Верно подобранная программа для ведения и формирования исполнительной документации также позволяет оптимизировать деятельностьотдельного подразделенияпредприятия и всей организации в целом за счет внедрения электронного документооборота.

В то же время, несмотря на все преимущества, получаемые от электронного документооборота, в реальной жизни строительныморганизациям приходится сталкиваться с определенными трудностями по внедрению ЭДО свои производственные процессы.

Так, одна из наиболее серьезных проблем по внедрению ЭДО заключается в отсутствии квалифицированных специалистов, а также увеличение прямых затрат на адаптацию сотрудников и процессов. Помимо этого также наблюдается отсутствие в Российской Федерации правовой базы по внедрению ЭДО. Касательно документооборота – отсутствие единой системы и среды общих данных, каждая организацияведетдокументооборот в удобной лично для себя системе. Отсюда невозможность работать согласованно подрядным организациям и заказчиками, поскольку наличие определенного программного обеспеченияу одной организации не гарантирует наличие этой платформы у другой организации.

В отношении обстановки внутри самих строительных компаний основная проблема по внедрению электронного документооборота состоит в недостаточности финансирования, снижении эффективности сотрудников, откровенном нежелании сотрудников переучиваться, в отсутствии слаженной работы и иерархии между управлениями и отделами внутри учреждений.

Однако позитивные подвижки по внедрению ЭДО Российской Федерации все же есть. В результате анализа своей существующей системы управления документооборотом дорожным ремонтно-строительным управлением были выявлены следующие проблемы: функциональные задачи ставятся довольно формально, а процедуры согласования документов сильно затягиваются, а следовательно, и возможность реализации контроля качества выполняемых работ вместе с получением актуальной оперативной информации, необходимой для управления организацией. С помощью метода моделирования организационных систем управления, системного анализа, теории игр, теории вероятности, теории принятия решений и теории массового обслуживания разработана модель и алгоритм функционирования СДО с возможностью анализа и выбором набора управленческих решений при корректировке значений параметров функционирования, позволяющие оптимизировать систему менеджмента качества в области документооборота, за счет интеллектуальной поддержки процесса управления. Что позволило на практике существенно сократить продолжительности трудозатрат и средств. [4]

В настоящее время в Российской Федерации сформированы законодательства, влияющие на систему учетно-регистрационных отношений кадастра в результате улучшения структуры и содержания бах данных и формирование усовершенствованных способов организации электронного документооборота.Проведя анализ структуры и содержания кадастровых баз данных предприятия, инженеры организации ООО «Тюменское бюро кадастровых инженеров» выявили отсутствие общепринятых алгоритмов, методов и программного обеспечения для внедрения ЭДО кадастровой информации в организации. С помощью системного анализа, наблюдения, сравнения, обобщения теоретических и практических исследований, а также на основании компьютерного моделирования, алгоритмического проектирования и математической объектно-ориентированности впервые разработали информационную модель формирования электронной документации при выполнении кадастровых работ. Для автоматизации рабочего места инженера разработана структура программного модуля, а также система оценивания сложности проектов. [5]

Несомненно, с появлением новых информационных и телекоммуникационных технологий переход от бумажного к электронному документообороту происходит намного активнее. СРО «Союз строительных компаний Урала и Сибири» разработал ГОСТ Р 70108-2022 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде» [1]. Росстандарт приказом № 337-ст от 19.05.2022 года утвердил его [6]. Данный ГОСТ вступает в действие с 1 января 2023 года. Требования стандарта только регламентирует и дает застройщику (техническому заказчику) выбор способа осуществления процессов формирования и ведения исполнительной документации. Чтобы строительным компаниям сохранить высокий уровень конкурентоспособности, им необходимо начать процесс по внедрению электронного документооборота в свои организации. Таким образом, расширение применения данных программ отечественными предприятиями приведет к повышению их конкурентоспособности.

Список литературы:

1. ГОСТ Р 70108-2022 «ДОКУМЕНТАЦИЯ ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ Формирование и ведение в электронном виде»
2. Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма современного делопроизводства // Гуманитарий Юга России. 2017. Том. 23. № 1. С. 196-206.
3. Киселева И. Плюсы и минусы использования электронного документооборота // Финансовая газета. – 2012. – № 34. URL: http://fingazeta.ru/discuss/50127/ (дата обращения: 07.11.2022г.).
4. Кривенко Д. А. Модели и алгоритмы управления в системах документооборота : на примере дорожно-строительных организаций : автореферат дис. ... кандидата технических наук : 05.13.10 / Кривенко Дмитрий Анатольевич; [Место защиты: Воронеж. гос. архитектур.-строит. ун-т]. - Воронеж, 2008. - 21 с.
5. Мартынова Н Г. Разработка модели электронного документооборота при выполнении кадастровых работ : автореферат дис. ... кандидата технических наук : 25.00.26 / Мартынова Наталья Григорьевна; [Место защиты: Сиб. гос. ун-т геосистем и технологий]. – Новосибирск, 2017. – 24 с.
6. Приказ Росстандарта №337-ст от 19 мая 2022 г. Об утверждении национального стандарта Российской Федерации