ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СОВРЕМЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА

ADVANTAGES OF USING A MODERN ELECTRONIC DOCUMENT

Victoria Otinova

student of the Faculty of Management, South Russian Institute of Management - a branch of the Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President of the Russian Federation,

Russia, Rostov-on-Don

Elizaveta Safronova

student of the Faculty of Management, South Russian Institute of Management - a branch of the Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President of the Russian Federation,

Russia, Rostov-on-Don

Anastasia Morozova

Scientific supervisor, Associate Professor of the Department of Management, South Russian Institute of Management - a branch of the Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President of the Russian Federation,

Russia, Rostov-on-Don

АННОТАЦИЯ

Увеличение информационных потоков в разных сферах жизни общества требует некоторых изменений в сфере информационных технологий. Многими авторами было выявлено, что общество расходует огромное количество бумаги и информация, поступающая на бумажном носителе менее динамична, чем на электронном. В связи с этим требуются изменения в существующем документообороте.

В данной статье было рассмотрено соотношение бумажного и электронного документооборота, а также преимущества системы электронного документооборота при внедрении ее в организацию.

ABSTRACT

The increase in information flows in various spheres of society requires some changes in the field of information technology. Many authors have revealed that society spends a huge amount of paper and the information received on paper is less dynamic than on electronic. In this regard, changes in the existing document flow are required.

In this article, the ratio of paper and electronic document management was considered, as well as the advantages of an electronic document management system when implementing it in an organization.

Ключевые слова: Электронный документооборот, документооборот, делопроизводство, документ, информация, информационные технологии.

Keywords: Electronic document management, document management, office work, document, information, information technologies.

Деятельность каждой организации сопряжена с непрерывным сбором, обработкой, накоплением, хранением, поиском и распространением информации, которая в свою очередь зачастую фиксируется в тех или иных документах [1, 5].

Важным показателем эффективности деятельности организации является скорость обработки поступающей и исходящей информации. При внедрении электронного документооборота на предприятии, устраняются проблемы, возникшие при бумажном документообороте.

До 1980-1990-х годов на предприятиях использовалась только бумажная документация. В качестве основных недостатков необходимо отметить следующее: обработка информации занимала большое количество времени; контроль за обработкой документации не осуществлялся; ведение делопроизводства осуществлялось на принципах добросовестности сотрудников. Руководитель предприятия физически не мог контролировать все процессы документооборота.

В современном мире, где преобладают информационные технологии, на рынке представлены разные системы электронного документооборота, которые разработаны в соответствии со всеми требованиями организаций.

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации [4].

Важной отличительной особенностью российского внутреннего электронного документооборота является вертикальная направленность: прежде чем попасть к исполнителю, документ должен пройти ряд согласований у вышестоящего руководства [6]. Также должны присутствовать регистрационная система, контроль процессов и подготовка отчетов.

Также при анализе электронного документооборота как современного средства обращения документов, делопроизводства, нельзя не сказать о его преимуществах, к ним можно отнести:

1. Упорядочивание работы внутри организации.

С помощью электронного документооборота все отправленные и полученные письма, акты, соглашения, договоры будут сохранены в электронном архиве, доступном в любое время. Поиск нужного документа не будет занимать много времени, достаточно просто ввести нужные параметры, а единая база исключит дублирование документов.

2. Повышение производительности.

По данным Nitro, сотрудники тратят 50% своего времени на создание документов и управление ими. Учитывая, что многие из них имеют дело с бумажными документами или общаются по электронной почте, поддержание продуктивного потока может быть проблемой. 82% работников признали, что наличие автоматического инструмента для управления данными улучшит общую обстановку в офисе и повысит производительность.

3. Лучшее управление временем.

Одним из преимуществ использования системы электронного документооборота является экономия времени. При бумажном документообороте сотрудники тратят огромное количество времени на поиск нужного документа. При использовании системы электронного документооборота поиск будет значительно быстрее.

Шаблоны, функция перетаскивания, метаданные и оптическое распознавание символов позволяют сотрудникам экономить массу времени на выполнении рутинных задач, которые им обычно приходится выполнять вручную.

4. Расширенная доступность.

Одной из основных базовых функций СЭД является обеспечение удаленного доступа для сотрудников. Поскольку основная часть информации хранится в облаке, к ней можно получить доступ из любой точки мира, в том числе, не выходя из собственного дома. Эта функция была особенно важна во время пандемии, когда работники были вынуждены работать из дома. Благодаря СЭД у них был доступ ко всей необходимой информации, поэтому можно было эффективно организовать рабочее место вне офиса.

5. Упрощенное редактирование и управление версиями

В крупных компаниях, когда несколько сотрудников могут работать с одним и тем же документом одновременно, такие функции, как редактирование и управление версиями, являются обязательными. Одним из преимуществ системы электронного документооборота является возможность отслеживать изменения для конкретного сотрудника, а также хранить несколько версий документа на случай, если вам понадобится получить доступ к оригиналу.

6. Безопасность.

Внедрение СЭД означает усиление безопасности с помощью двухфакторной аутентификации и шифрования файлов, а также включение ролей в системе, чтобы некоторые люди имели ограниченный доступ к определенным документам. Таким образом, данные защищены не только от “внешних” сторон, но и от сотрудников с различными должностями [2].

Хранение цифровых документов в открытом доступе повышает эффективность при их эксплуатации.

В качестве примера можно привести коллективную работу сотрудников, которые в своей деятельности ссылаются на один и тот же документ, редактировать его, работая даже в удаленном формате. Облачные вычисления являются одним из оптимальных вариантов экономичного и практичного использования документации. [6]

Таким образом, электронный документооборот имеет свое значительное место в системе делопроизводства и является все более популярным способом документирования. Существует определенное количество преимуществ и недостатков, наблюдаемых в ходе его использования. Основные из них были подробно изучены и предоставлены в ходе написания данной научной работы.

Список литературы:

1. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018.
2. Преимущества системы электронного документооборота. Режим доступа: https://smallbusiness.chron.com/advantages-electronic-document-management-system-2873.html (дата обращения: 10.11.2022 г.)
3. Преимущества системы электронного документооборота: преимущества СЭД. Режим доступа: https://procoders.tech/blog/advantages-of-electronic-document-management-system/ (дата обращения: 10.11.2022 г.)
4. Система электронного документооборота. Режим доступа: https://www.sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravlenia-znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota (Дата обращения: 04.11.2022 г.)
5. Фионова, Л. Р. Грамотное управление документами – основа эффективного управления // Теория и практика общественного развития. – 201. – № 6. – С. 115–120.
6. Электронный документооборот на предприятии: как внедрить СЭД. Режим доступа: https://www.kp.ru/guide/ielektronnyi-dokumentooborot-na-predprijatii.html#Funkcii (Дата обращения: 04.11.2022 г.)