ОПТИМИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БЮДЖЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ГБДОУ № 6 КОМБИНИРОВАННОГО ВИДА ПУШКИНСКОГО РАЙОНА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА "РЕЧЕЦВЕТИК")

OPTIMIZATION OF THE OFFICE MANAGEMENT SYSTEM IN A BUDGET ORGANIZATION (ON THE EXAMPLE OF GBDOU NO. 6 OF THE COMBINED TYPE OF THE PUSHKIN DISTRICT OF ST. PETERSBURG "RECHETSVETIK")

Marina Nikolaeva

student of the MENmdo-2112a group, Department Institute of Finance, Economics and Management, Togliatti State University,

Russia, Togliatti

АННОТАЦИЯ

Правильно и хорошо организованный документооборот в организации улучшает деятельность самой организации. В статье выявлены проблемы делопроизводства ГБДОУ № 6 комбинированного вида Пушкинского района Санкт-Петербурга «Речецветик» и предложены пути решения выявленных проблем.

ABSTRACT

Properly and well-organized document flow in the organization improves the activities of the organization itself. The article identifies the problems of office management of GBDOU No. 6 of the combined type of the Pushkin district of St. Petersburg "Rechetsvetik" and suggests ways to solve the identified problems.

Ключевые слова: оптимизация, система, делопроизводство, бюджетная организация.

Keywords: optimization, system, office management, budget organization.

Актуальность исследования заключается в том, что к актуальным проблемам современной документоведческой науки относится исследование особенностей становления и развития документационного обеспечения управления как важного фактора эффективной деятельности любого предприятия. Управление предприятием - это принятие мер, которые, принимая во внимание ресурсы человека, приводят к достижению намеченных целей. Чтобы эти действия были эффективными, они должны основываться на достоверной информации. Информация в эпоху экономики знаний стала одним из самых востребованных ресурсов предприятия.

В условиях современной деятельности организаций с учетом увеличения объемов информации, возникла острая необходимость рациональных методов поиска, обработки и хранения документов, с разработкой новых приемов, методов, анализа и оптимизации документопотоков организации, используя современные компьютерные технологии [2].

Правильно и хорошо организованный документооборот в организации улучшает деятельность самой организации. Следует отметить, что системы управления документами могут быть традиционными («бумажными») или электронными. В настоящее время системы управления документами компаний часто включают в себя и то, и другое. Традиционные и электронные системы могут существовать параллельно и должны дополнять друг друга [1].

В большинстве случаев документирование носит обязательный характер и регламентируется многими законами и подзаконными актами. Так, в ст. 5 Федерального закона от 27.08.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» указывается, что в федеральных органах исполнительной власти документирование информации происходит по правилам, установленным Правительством Российской Федерации. При установлении правил документооборота и делопроизводства иными органами государственной власти и местного самоуправления они должны соответствовать и не противоречить требованиям, содержащимся в правительственных подзаконных актах. В п. 11 ст. 2 Федерального закона № 149-ФЗ под документированной информацией понимаются сведения с реквизитами, закрепленные на соответствующем носителе, в рамках чего в соответствии с законодательным регулированием возможно определить данные сведения или их носитель.

Для сохранения сведений и закрепления их в юридическом плане необходимо произвести их фиксацию в документе. Стоит уточнить, что данные сведения могут быть использованы при осуществлении управленческих решений, в связи, с чем должна иметься возможность по перемещению, хранению, восприятию таких сведений. Информация также подтверждается соответствующими реквизитами.

На основании рассмотренных дефиниций, можно заключить, что документ тесно связан с информацией, однако по своей природе названные категории не являются схожими по определению. Понятие «информация» содержится в ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ, где она представлена следующим образом: информация – это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Отсюда следует, что понятие «информация» намного шире понятия «документ».

Работа с документами ГБДОУ № 6 комбинированного вида Пушкинского района Санкт-Петербурга «Речецветик» подразумевает совершение большого комплекса операций. Это регистрация входящих, исходящих и внутриорганизационных документов, подписание, согласование, отправка, формирование их в дела, определение сроков хранения, передача в архив либо уничтожение. Если работа не организована или организована неправильно, есть вероятность не справиться с потоком документов - ни найти, ни отследить, ни сохранить и т.п.

Знания, касающиеся ДОУ, становятся необходимыми для сотрудников всех звеньев ГБДОУ № 6 комбинированного вида Пушкинского района Санкт-Петербурга «Речецветик». Обладая определенными профессиональными навыками, специалист в организации должен иметь хотя бы минимальное представление о работе с документами, уметь выполнять определенный комплекс операций в соответствии с существующими нормами, стандартами, законодательством.

ГБДОУ № 6 комбинированного вида Пушкинского района Санкт-Петербурга «Речецветик» в работе с документами отсутсвует порядок законодательного и правового обеспечения. ГБДОУ № 6 комбинированного вида Пушкинского района Санкт-Петербурга «Речецветик» наблюдаются неточности в работе с законодательными актами, регулирующими деятельность службы ДОУ, а также работу с документами.

Для того чтобы процессы создания и работы с документами ГБДОУ № 6 комбинированного вида Пушкинского района Санкт-Петербурга «Речецветик» осуществлялись по единому сценарию необходимо составить инструкцию по делопроизводству, которая будет включать следующие пункты:

• методические указания по работе с исходящими, входящими и внутренними документами;
• правила внесения документов в базу;
• указания на то, в течение какого времени не уничтожать файлы и документы;
• временные рамки, правила и список лиц, отвечающих за отправку и работу с документами;
• шаблоны и образцы документов, которые используются в учреждении;
• указания на то, как подготовить документы перед сдачей в архив и т.п.

Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности организации в ГБДОУ № 6 комбинированного вида Пушкинского района Санкт-Петербурга «Речецветик»:

- во-первых, выделить службу делопроизводства в отдельное самостоятельное структурное подразделение,

- во- вторых, разработать положение об отделе,

- в-третьих, внести изменения в должностные инструкции делопроизводителя, документоведа, (секретаря) согласно новым профессиональным стандартам.

Список литературы:

1. Алиболатова Р.Х., Кардашов О.Р., Абдулаева З.Л. Моделирование бизнес-процессов деятельности общего отдела для оптимизации делопроизводства (на примере Администрации внутригородского района «Ленинский район») // В сборнике: НАУКА XXI ВЕКА: ВЫЗОВЫ, СТАНОВЛЕНИЕ, РАЗВИТИЕ. Сборник статей III Международной научно-практической конференции. Петрозаводск, 2022. С. 74-78.
2. Галимова А.Ш., Габдуллина А.Ф. Современные способы оптимизации кадрового делопроизводства // People-management в условиях цифровой трансформации экономики. Материалы VI Всероссийской научно-практической конференции. Отв. редактор А.Ш. Галимова. Уфа, 2022. С. 21-24.