ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ELECTRONIC DOCUMENT IN THE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

Aisen Ksenofontov

student, North-Eastern Federal University,

Russia, Yakutsk

АННОТАЦИЯ

В статье раскрываются понятия электронного документа, электронного документооборота. Активное применение электронного документа в правоотношениях вызывают необходимость создания системы, обеспечивающей юридическую значимость электронного взаимодействия.

ABSTRACT

The article reveals the concepts of electronic document, electronic document management. The active use of an electronic document in legal relations necessitate the creation of a system that ensures the legal significance of electronic interaction.

Ключевые слова: электронный документ, электронный документооборот, система электронного документооборота, защита электронного документа.

Keywords: electronic document, electronic document management, electronic document management system, electronic document protection.

В информационном обществе деятельность многих субъектов правоотношений так или иначе связана с документооборотом. Документы используются во всех правовых системах как в бумажном, так и в электронном виде.

Для придания электронным документам официального статуса требуется обеспечить сохранение их целостности и аутентичности. Целостность означает неизменность содержания документа с течением времени. Аутентичность – это свойство электронного документа, которое позволяет доказать авторство документа, время создания и подлинность его содержания [1].

Попыткой российского законодателя урегулировать данную сферу правоотношений стало принятие в 2002 году Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». А также 8 апреля 2011 года принят Федеральный закон «Об электронной подписи», что является результатом приведения национального законодательства к международным стандартам.

Понятие «электронный документ» закреплено в Федеральном законе от 27.07.2006 г. № 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», под которым понимается «документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [2].

При внедрении и использовании систем электронного документооборота на первое место встаёт задача защиты информации, обрабатываемой и хранящейся в информационной системе. Для её решения используется комплекс организационных и программно-технических мер, регламентированных нормативно-правовой базой.

Защищенный электронный документооборот, зачастую подразумевают защиту информации, содержащейся в электронном документе. В этом случае все сводится к защите информации от утечки, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемую информацию. Комплекс мер по организации защиты информации в электронном документообороте включает в себя: защиту рабочих мест пользователей, защиту сети передачи данных, использование специализированных физических носителей информации и защиту данных на них; а также комплекс организационных мер, определяющих порядок работы с системой электронного документооборота и циркулирующей в ней информацией ограниченного доступа [3].

Так как в системе электронного документооборота может обрабатываться информация, содержащая персональные данные, следует также отметить Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных», регулирующий отношения, связанные:

1) с обработкой персональных данных в системах электронного документооборота;

2) организацией хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов;

3) предоставлением доступа к сведениям, содержащим персональные данные.

Необходимо отметить, что под электронным документооборотом следует понимать совокупность автоматизированных процессов и средств автоматизации работы с документами [4].

При этом предполагается постепенный максимальный отказ в работе от традиционных (бумажных) документов. На практике большинство организаций использует технологии электронного документооборота в ограниченном объеме, сочетая электронные и традиционные документы, что связано с объективными условиями функционирования бизнес-структур. Такой вариант организации документооборота целесообразно называть смешанным.

Еще одно значимое понятие в рамках рассматриваемой проблематики – система электронного документооборота (СЭД).

В узком смысле СЭД можно рассматривать как совокупность программных средств, позволяющих организовать работу с электронными документами и (или) автоматизировать отдельные процессы в рамках работы с традиционными (бумажными) документами. В широком смысле - как совокупность процессов, средств, методов и технологий, обеспечивающих максимальный отказ от традиционных (бумажных) документов в работе организации с целью использования электронных аналогов.

На сегодняшний день уже не вызывает сомнения преимущество использования систем электронного документооборота, что позволяет оптимизировать технологические процессы организаций всех форм собственности.

Использование систем электронного документооборота позволяет добиться огромного экономического эффекта, а применительно к России такое снижение затрат с учетом может быть колоссальным. В связи с этим одним из важнейших направлений развития российского законодательства и правоприменительной практики в настоящее время является правовое регулирование отношений в области электронного документооборота и придание юридической силы электронным документам.

Список литературы:

1. Астахова Т.С., Чадаева Е.П. Электронная цифровая подпись как фактор сохранения целостности и аутентичности документа. //Известия Томского политехнического университета. 2012. Т. 320. № 6. С. 153-157.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448.
3. Паршин К.А., Басыров Р.Р. Нормативно-правовое регулирование Российской Федерации в области систем электронного документооборота. //Вестник УрФО. Безопасность в информационной сфере. 2015. № 2 (16). С. 21-24. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://elibrary.ru/item.asp?id=25359424
4. Глоссарий DOCFLOW. Электронный документооборот. [Электронный ресурс] // URL:http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.php?ID=27946