СТРАТЕГИЯ РАЗВИТИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОАО «РЖД»

STRATEGY FOR THE DEVELOPMENT OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN JSC "RUSSIAN RAILWAYS"

Pavel Mitkevich

student, Department of "Information Systems of Digital Economy", Institute of Economics and Finance, Russian University of Transport,

Russia, Moscow

Larisa Kargina

Scientific Supervisor, Doctor of Economics, Professor, Department of "Information Systems of Digital Economy", Institute of Economics and Finance, Russian University of Transport,

Russia, Moscow

АННОТАЦИЯ

В данной статье будет проанализированы информационные системы, которые используются в области электронного документооборота.

ABSTRACT

This article will analyze the information systems that are used in the field of electronic document management.

Ключевые: слова: электронный документооборот, SAP ERP, Единая информационная система закупок.

Keywords: electronic document management, SAP ERP, Unified Procurement Information System.

Стратегия развития электронного документооборота в ОАО «РЖД» учитывает необходимость следования стратегическим целям компании, требования бизнеса к решениям электронного документооборота с учетом выявленных проблемных областей, а также мировой опыт в области документооборота [1].

К ключевым требованиям бизнеса можно отнести:

• использование возможностей для оптимизации процессов внутреннего и внешнего документооборота с учетом развития законодательства РФ в этой области;
• снижение трудоемкости процессов документооборота;
• устранение дублирования процессов и ручных операций;
• упрощение работы со всеми видами учетной и отчетной документации;
• повышение уровня технологической дисциплины и ответственности;
• повышение эффективности и оперативности управления ОАО «РЖД» на всех уровнях организационной структуры [1].

Основные ИТ-требования:

• построение единого информационного пространства для обеспечения документооборота в процессе производственной деятельности;
• интеграция электронного документооборота в производственные процессы;
• оптимизация процессов подписания электронных документов за счет применения различных видов электронной подписи с учетом требований законодательства и рисков их использования;
• использование мобильных решений в процессе электронного документооборота (формирование, просмотр, согласование документов, подписание электронной подписью, аналитическая отчетность);

Основные области бизнес-процессов документооборота в ОАО «РЖД»:

• Технологический документооборот;
• Документооборот с контрагентами;
• Документооборот с контролирующими органами;
• Организационно-распорядительный документооборот.

Для реализации задач технологического документооборота в ОАО «РЖД» принята в эксплуатацию Автоматизированная система электронного технологического документооборота с применением ЭЦП платформе IBM WebSphere. Система обеспечивает основные функции, связанные с созданием, обработкой, архивированием, подписанием документов электронной подписью, маршрутизацией и внешними системами, включая мобильные рабочие места.

Документооборот с контрагентами определяется потребностью автоматизации взаиморасчетов по договорам оказания услуг, купле-продажи материальных ценностей с обеспечением обмена электронными документами (акты выполненных работ, накладные, сопроводительные документы) и счетами-фактурами. На базе системы SAP ERP и производственных систем проводится автоматизация бизнес-процессов документооборота подразделений РЖД. Взаимодействие с контрагентами организовано посредством систем Операторов электронного документооборота (СКБ Контур, ИИТ, НИИАС, Код контроль).

Документооборот с контролирующими органами в основном включает в себя взаимодействие с ФНС, Банкомами, страховыми компаниями. Формирование документов выполняется на основании данных учетных систем и систем сводной отчетности. Обмен документами (файлы, установленного формата) подписанных электронной подписью, выполняется посредством электронной почты или специализированных порталов по защищенным каналам связи [2].

Для обеспечения организационно-технологического документооборота принята в эксплуатацию Единая автоматизированная система документооборота на платформе SAP. Система обеспечивает регистрацию и согласование документов, договоров, обращений, заявок, их маршрутизацию и архивирование [3].

С недавних пор была разработана единая корпоративная система управления документами на платформе IBM FileNet. Это платформа управления документами, обеспечивающая полный жизненный цикл документов от создания до архивного хранения, с поддержкой функций сканирования, распознавания, версионности и классификации, полнотекстового поиска, электронной подписи и удаленного доступа к документам из внешних систем. Организован Единый классификатор видов документов ОАО «РЖД», подлежащих хранению, с указанием правил и сроков хранения.

Для обеспечения выполнения бизнес и ИТ требований в рамках реализации стратегии развития электронного документооборота в ОАО «РЖД» необходимо проведение комплекса организационно-технических мероприятий:

• Разработка и внедрение регламентов и стандартов электронного документооборота в ОАО «РЖД» как для внутреннего, так и внешнего документооборота;
• Формирование единого информационного пространства, охватывающего все процессы рассматриваемых областей документооборота;
• Внедрение централизованных средств оперативного контроля состояния процессов документооборота и мониторинга деловой активности (включая мобильные решения) с целью повышения дисциплины исполнения процессов по всем уровням управления;
• Устранение дублирования процессов и ручных операций. Оптимизация процессов документооборота. Унификация форматов электронных документов;
• Повышение производительности приложений, снижение требований к каналам СПД и рабочим местам пользователей для обеспечения работы с электронными документами;
• Унификация процессов интеграционного взаимодействия информационных систем компании и внешних систем, унификация бизнес-приложений.

Согласно исследованиям Gartner ECM-системы становятся стратегической инвестицией в ключевые компоненты информационной инфраструктуры предприятий. Повышение значимости и доли ECM решений в ИТ-архитектуре компаний, новые модели и способы оптимизации процессов работы с документами обеспечивают возможность роста отдачи на инвестиции в ECM.

ECM — стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации. Gartner определяет современные ECM-системы как программные решения, реализующие следующие ключевые компоненты:

• сканирование, преобразование, распознавание и управление бумажными документами;
• долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
• поддержка бизнес-процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов;
• содержание портала, взаимодействие пользователей;

При разработке и внедрении систем и бизнес-приложений электронного документооборота в ОАО «РЖД» был произведен переход от понятия «документ» к понятию «электронный документ» и ЭП (электронная подпись).  Сегодня необходимо изменить подход к управлению и перейти от понятия «электронный документ» к понятию «процесс», в результате чего «электронный документ» превратится из отдельной самостоятельной сущности в один из результатов исполнения процесса. Это позволит реализовать процессный подход к управлению с измерением ключевых показателей процессов, сервисов и конечных услуг [4].

Список литературы:

1. Распоряжение № 2418р Об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи при организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО «РЖД»
2. Каргина, Л.А., Дмитриева, Т.М. Применение цифровых технологий при реализации проектов умного транспорта / Л.А. Каргина, Т.М. Дмитриева // Экономика железных дорог, 2020. - № 10. - СС. 59-65.
3. Каргина, Л.А. Использование цифровых технологий в транспортной сфере / Л.А. Каргина, С.Л. Лебедева // В сборнике XXI Российской научной конференции «Инжиниринг предприятий и управление знаниями». В 2-х томах. Под научной редакцией Ю.Ф. Тельнова. М.: Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова, 2018. С. 75-78.
4. Каргина, Л.А. Использование цифровых технологий в транспортной сфере / Л.А. Каргина, С.Л. Лебедева // В сборнике XXI Российской научной конференции «Инжиниринг предприятий и управление знаниями». В 2-х томах. Под научной редакцией Ю.Ф. Тельнова. М.: Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова, 2018. С. 75-78.