СОЗДАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УЧЁТА ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ В ОРГАНИЗАЦИИ

АННОТАЦИЯ

Контроль исполнения поручений играет немаловажную роль в системе менеджмента организации. Актуальность обращения к теме контроля исполнительской дисциплины в процессе делопроизводства связана с переходом, как российского общества, так и всего мира в целом на новый уровень применения информационных технологий.

Цель исследования – теоретическое обоснование и практическая реализация системы управления исполнительской дисциплиной в организации через информационную среду.

В статье рассматривается гипотеза возможности повышения эффективности менеджмента без внедрения дорогостоящих систем электронного документооборота, проверка которой проведена эмпирическим методом, то есть разработана и реализована информационная система, направленная на автоматизацию основных процессов контроля исполнения поручений в учреждении.

Делается вывод, что контроль исполнения поручений и исполнительская дисциплина имеют существенное значение не только в системе документооборота учреждения, но и в общей системе менеджмента всего предприятия, повышая эффективность управления.

Ключевые слова: цифровизация, информационная система, исполнительская дисциплина, учёт, контроль, разработка, программное обеспечение, база данных.

Актуальность обращения к вопросу цифровизации контроля исполнительской дисциплины непосредственно связана с необходимостью перехода, как современного российского общества, так и всего мирового сообщества на новый этап применения информационных технологий.

Катализатором цифровой трансформации и началом интенсивного использования органами государственной власти, бизнесом и гражданами современных информационных технологий послужила Стратегия развития информационного общества, определившая направления его дальнейшего становления [1].

Научная новизна исследования заключается в том, что вопрос цифровизации контроля исполнительской дисциплины в контексте общего документооборота учреждения рассматривается в рамках реализации положений Стратегии развития информационного общества, связанных с заменой импортного программного обеспечения на отечественные аналоги с обеспечением технологической независимости и доступностью программного продукта [2].

Цель исследования – теоретическое обоснование и практическая реализация системы управления исполнительской дисциплиной в организации через информационную среду.

Идея фокусирования внимания на изучении предпосылок цифровизации контроля исполнительской дисциплины основана на гипотезе возможности повышения эффективности управления учреждением без внедрения дорогостоящих систем электронного документооборота.

Основные концепции и подходы к управлению исполнительской дисциплиной были отражены в публикациях Л.Р. Фионовой, И.С. Куницкого, Е.Г. Зиновьевой, Е.Н. Кожановой, Т.А. Селезневой, М. Демидова [3-8].

В ходе научного исследования были проанализированы наиболее распространенные программные решения, обладающие функциями контроля исполнения поручений, какие как Docsvision (Digital Design), АСКИД (Биником), Контроль исполнения документов (СёрчИнформ), ESCOM.BPM (Максфилл), ELMA365 (ELMA) и Контроль исполнения документов (ИВЦ АИС) [9-14].

Приведенный анализ программных продуктов учета исполнительской дисциплины показал, что продукты, оптимальные по цене и не требующие заключения дополнительного договора на проведение работ по адаптации, не соответствуют предъявляемым требованиям к переходу на отечественное офисное программное обеспечение. Кроме того, ESCOM.BPM (Максфилл) в редакции «Старт» не содержит среду визуальной разработки, лицензия разработчика приобретается за отдельную плату.

Системы Docsvision от Digital Design и ESCOM.BPM от Максфилл являются достаточно мощными программными средствами, обладающими широкими функциональными возможностями, но требуют значительных финансовых затрат на внедрение системы в организацию. Минимальная стоимость программного решения для систем, включая работы по настройке и адаптации, составляет от ста до пятисот тысяч рублей, что для большинства предприятий малого бизнеса является экономически нецелесообразным.

Таким образом, самостоятельная разработка информационной системы учета исполнительской дисциплины в организации является одним из вариантов решения проблемы повышения эффективности управления на предприятии.

При проектировании информационной системы контроля исполнительской дисциплины было выбрано описание характеристик объектов, которое базируется в единообразном описании процессов документооборота в учреждении [15-17].

Обоснование выбора состава и структуры комплекса инструментов разработки было основано на имеющихся сведениях об эксплуатации аналогичных программных продуктов, а кроме того, на требованиях, предъявляемых производителями стороннего программного обеспечения, используемого при функционировании информационных систем.

В результате проведенного моделирования сделан вывод, что внедрение информационной системы контроля исполнительской дисциплины, а именно, компонентов управления поручениями, информирования исполнителей и формирования отчётной документации, функции которых возлагаются на сотрудников учреждения, полностью могут быть замещены системой, позволяя повысить эффективность работы учреждения в целом.

Для решения цели научно-исследовательской работы была выбрана инкрементная модель жизненного цикла, называемая также запланированным усовершенствованием продукта, а наиболее подходящей методологией для разработки системы учета исполнительской дисциплины стала гибкая методология Crystal Clear, созданная Алистером Коуберном, предназначенная для небольших групп разработчиков и некритичных приложений.

Разработка пользовательского интерфейса осуществлялась с использованием языка гипертекстовой разметки HTML, формального языка описания внешнего вида документа CSS и языка программирование PHP, входящего в состав отечественной операционной системы Astra Linux Common Edition релиз «Орел» от компании РусБиТех, результатом интерпретации которого явились вышеуказанные языки, а работоспособность интерфейса была обеспечена в браузерах актуальных версий.

В качестве системы управления базами данных была выбрана СУБД PostgreSQL. Несмотря на то, что PostgreSQL является более сложной СУБД для реализации информационной системы, она входит в состав стандартного репозитория отечественной операционной системы Astra Linux Common Edition релиз «Орёл» и его обновление происходит совместно с другими компонентами операционной системы, не вызывая конфликтов между установленными пакетами программ и модулей, что значительно снижает риск потери данных и информации [18, 19].

Для проверки корректной работы всех элементов интерфейса проведено регрессивное тестирование и валидация PHP кода на соответствие стандарту PSR-12 [20].

Результатом разработки стала информационная система учета исполнительской дисциплины, представляющая собой совокупность программных компонентов, каждый из которых реализует определенный функционал программы, обеспечивая многопользовательский режим работы с разделением полномочий пользователей.

На физическом уровне компоненты программного средства реализованы в форме отдельных файлов – алгоритмов в виде последовательности команд, в результате выполнения которых решаются соответствующие задачи, а результатом программирования интерфейса пользователя стала совокупность веб-страниц, соответствующих действующим стандартам разработки программного обеспечения с размещенными на ней необходимыми элементами управления.

В результате проведенного исследования были подтверждены обоснованность поставленных в работе целей и задач, а также необходимость самостоятельной разработки информационной системы контроля исполнительской дисциплины в организации и проведена эмпирическая проверка гипотезы, то есть разработана и реализована информационная система контроля исполнительской дисциплины в учреждении, направленная на автоматизацию основных процессов контроля исполнения поручений (документов).

Список литературы:

1. Указ Президента Российской Федерации от 09.05.2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 – 2030 годы» // kremlin.ru Президент России URL: http://kremlin.ru/acts/bank/41919 (дата обращения: 23.11.2020).
2. Распоряжение Правительства Российской федерации от 26.07.2016 № 1588-р «Об утверждении плана перехода в 2016 – 2018 годах федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения» // garant.ru Справочная правовая система «Гарант» URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71353164/ (дата обращения: 24.11.2020г.).
3. Новое в организации делопроизводства в органах власти, Л.Р. Фионова // top-personal.ru журнал «Делопроизводство» N 3 июль-сентябрь 2020 г., с. 7-11. URL: https://www.top-personal.ru/officework.html?49 (дата обращения: 24.11.2020г.).
4. Исполнительская  дисциплина  как  ключевой  показатель эффективности 12.11.2020 // secretariat.ru журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» URL: https://www.sekretariat.ru/article/211183-ispolnitelskaya-distsiplina-pokazatel-effektivnosti-17-m12 (дата обращения: 23.11.2020г.).
5. Исполнительская дисциплина в организации, Куницкий И.С. // delatdelo.ru онлайн издание «Делать дело» URL: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/ispolnitelskaya-distsiplina-v-organizatsii.html (дата обращения: 15.12.2020г.).
6. Актуальные вопросы экономики и управления, Е.Г. Зиновьева // elibrary.ru Материалы Международной научно-практической конференции 24.06.2019г. Магнитогорск стр. 58 URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=38508901&selid=38509264& (дата обращения: 14.12.2020г.).
7. Контроль исполнения заданий и исполнительская дисциплина, Е.Н. Кожанова // profiz.ru журнал «Секретарь-референт» № 2, 2019. URL: https://www.profiz.ru/sr/2_2019/kontrol_ispolneniya/ (дата обращения: 24.11.2020г.).
8. Контроль исполнения документов: ретроспектива и современность Т.А. Селезнева // Документ. Архив. История. Современность: сборник научных трудов, Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2019. Вып. 19. с. 290-310. // hdl.handle.net Электронный научный архив УрФУ. URL: http://hdl.handle.net/10995/77990 (дата обращения: 24.11.2020г.).
9. Система контроля исполнительской дисциплины // Digital Design URL: https://digdes.ru/products/kontrol-ispolnitelskoj-distsipliny (дата обращения: 16.12.2020).
10. Автоматизированная система контроля исполнения документов // Биником, URL: http://www.askid.ru/scope.aspx (дата обращения: 16.12.2020).
11. Система контроля исполнения документов и поручений // ООО «СёрчИнформ» URL: https://searchinform.ru/services/outsource-ib/zaschita-informatsii/sistema-kontrolya-ispolneniya-dokumentov-i-poruchenij/ (дата обращения: 16.12.2020).
12. Система контроля исполнения ESCOM.BPM // МАКСФИЛЛ URL: http://www.escom-bpm.com/services/38.html (дата обращения: 16.12.2020).
13. ELMA365 - инструмент контроля исполнительской дисциплины // ELMA URL: https://elma365.com/ru/help/360011473699.html (дата обращения: 16.12.2020).
14. Контроль исполнения документов // ИВЦ АИС URL: https://www.ivcsoft.ru/production/control/ (дата обращения: 16.12.2020).
15. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019г. № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» // docs.cntd.ru Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации «Техэксперт» URL: http://docs.cntd.ru/document/554715744 (дата обращения: 23.11.2020г.).
16. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст) // docs.cntd.ru Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации «Техэксперт». URL: http://docs.cntd.ru/document/1200108447 (дата обращения: 23.11.2020г.).
17. Рекомендации по ведению делопроизводства в организации от 31.12.2003г. // docs.cntd.ru Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации «Техэксперт». URL: https://docs.cntd.ru/ document/902035424?section=text (дата обращения: 20.05.2021г.).
18. Протокол экспертной оценки проектов по импортозамещению инфраструктурного программного обеспечения, соответствующего пунктам 4-8 плана импортозамещения программного обеспечения, утвержденного приказом Минкомсвязи России от 1 апреля 2015 г. № 96 «Об утверждении плана импортозамещения программного обеспечения» // digital.gov.ru Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. URL: https://digital.gov.ru/ru/documents/4662/#tdocumentcontent (дата обращения: 20.05.2021г.).
19. DB-Engines Ranking // db-engines.com DB-Engines. URL: https://db-engines.com/en/ranking (дата обращения: 20.05.2021г.).
20. PSR-12: Extended Coding Style // www.php-fig.org PHP-FIG URL: https://www.php-fig.org/psr/psr-12 (дата обращения: 19.01.2022).