ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

IMPLEMENTATION OF AN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN THE ORGANIZATION

Diana Farkhutdinova

student, Institute of History and Public Administration, Bashkir State University,

Russia, Ufa

Zarina Distanova

student, Institute of History and Public Administration, Bashkir State University,

Russia, Ufa

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается определение электронного документооборота и его целей. Основное внимание сосредоточено на преимуществах внедрения электронного документооборота в организацию, а также повышение эффективности управления организацией.

ABSTRACT

The article considers the definition of electronic document management and its goals. The main focus is on the advantages of implementing electronic document management in the organization, as well as improving the efficiency of organization management.

Ключевые слова: документ; электронный документ; документооборот; электронный документооборот; системы электронного документооборота.

Keywords: document; electronic document; document management; electronic document management; electronic document management systems.

Информатизация ставит все новые задачи для профессионального образования при подготовке квалифицированных и востребованных специалистов. Современный бизнес быстро развивается, и информационные технологии играют ключевую роль в его развитии. Они тесно переплетаются в традиционных областях коммерческой деятельности, становясь неотъемлемой частью бизнес-процессов. Каждое предприятие сталкивается с необходимостью организации системы документооборота, а с увеличением документации возникает необходимость в большей формализации бизнес-процессов и в переводе документооборота в электронную форму. Так создается концепция системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) - это организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивает контроль над потоком документов в организации. СЭД - это автоматизированная корпоративная система управления документами.

Автоматизация может сократить время, необходимое для обработки документов, и снизить риск случайной потери данных. Кроме того, система электронного документооборота позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений.

Система электронного документооборота ставит перед собой основные задачи:

- обеспечение эффективного управления и прозрачности организации на всех уровнях;

- накопление информации, управление данными и регулирование доступа;

- формализация деятельности каждого работника организации;

- оптимизация бизнес-процессов;

- экономия ресурсов за счет снижения затрат на управление бумажными записями.

Среди задач в этой области исследований можно выделить разработку методологии внедрения системы электронного документооборота, построение модели процесса внедрения СЭД в организации. Весь процесс внедрения электронного документооборота состоит из нескольких этапов, которые приводят к промышленной эксплуатации системы на всем предприятии. Процесс внедрения состоит из следующих этапов: анализ текущего состояния рабочего процесса компании, разработка, настройка и установка системы, опытная эксплуатация, сопровождение на этапах жизнедеятельности документов.

На этапе анализа текущего состояния рабочего процесса компания получает заявку клиента на внедрение СЭД. Перед началом процесса внедрения системы электронного документооборота компания проводит опрос с целью:

- получения общей информации об объекте для внедрения СЭД;

- определение общего состояния рабочего процесса документооборота организации;

- формирование требований к внедрению электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Далее идет информационный опрос. Изучаются и описываются существующие бизнес-процессы. В результате анализа собранных данных будут предложены оптимизированные бизнес-процессы, сформулированы функциональные требования к СЭД и разработано техническое задание.

На втором этапе, при разработке, настройке и установке системы, реализуются требования, описанные в техническом задании: настройка СЭД, ее завершение или разработка новых функций системы на выбранной платформе. На этом этапе требования, описанные на этапе поиска информации, реализуются напрямую, и разрабатывается техническая документация для начала тестирования системы.

Этап опытной эксплуатации является наиболее сложным для всех участников процесса внедрения электронного документооборота (пользователей, разработчиков). На этом этапе программный продукт адаптируется, тестируется в реальных условиях в организации. В случае неисправности или ошибки в работе, ошибка изучается и устраняется. Самое сложное - преодолеть психологический барьер для пользователей, когда они начинают работать в новой для них среде, потому что пользователи вынуждены менять свои привычные и устоявшиеся способы работы с документами. В этом смысле на данном этапе важно проводить обучение и консультации с персоналом. После всех тестов система электронного документооборота готова к использованию.

На этапе сопровождения система работает в режиме промышленной эксплуатации. Промышленная эксплуатация СЭД - это использование стабильной и полностью отвечающей требованиям пользователей системы электронного документооборота в процессе выполнения обязанностей сотрудников организации. На этом этапе пользователи консультируются и обучаются работе в СЭД. В результате этого этапа система успешно внедряется и полностью готова к использованию.

Внедрение систем электронного документооборота позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами в любой компании. Основным результатом внедрения системы электронного документооборота является наведение порядка в работе с документами, оптимизация бизнес-процессов, сокращение времени, необходимого для принятия управленческих решений, и повышение общей эффективности организации.

Список литературы:

1. Абдулгалимов, Г.Л. Переход к информационному обществу и проблемы развития кадрового потенциала. // Alma mater (Вестник высшей школы). 2013. С. 109-112.
2. Абдулгалимов, Г.Л., Кугель Л.А., Васекин С.В. О роли развития логического мышления в информационном обществе. // Информатика и образование. 2013. С. 33-35.
3. Барихин, А. Б. Делопроизводство и документооборот / А.Б. Барихин. - М.: Книжный мир, 2014. С. 158.
4. Васекин, С.В., Сухобокова И.П. Информатизация образования и информационная культура педагога. // Актуальные проблемы современной науки. 2013. № 6 (74). С. 196-197.