ТОП -5 СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Переход к электронному документообороту требует соблюдения двух обязательных условий. Во – первых это наличие законодательной основы и нормативной базы, а во – вторых наличие программных продуктов, обеспечивающих этот самый документооборот.

Соблюдению первого условия способствует принятию законов, поправок в кодексы, издание методических приказов и прочих нормативных актов, законодательными органами Российской Федерации.

Выполнение второго условия по приобретению программных продуктов для организации электронного документооборота зависит от возможностей (финансовых и кадровых) организации.

С.В. Уваров пишет, что начало внедрения программ электронного документооборота в частных предприятиях и организациях было начато еще в середине 90-х годов ХХ века, с целью упорядочивание работы в организации [1, с. 53 - 56]

Однако стоит отметить, что изначально внедрение систем электронного документооборота было ориентировано на крупные предприятия. Связано это было с высокой стоимостью разработки подобных систем, отсутствием разнообразия программных продуктов способных удовлетворить потребности широкого круга предприятия. К середине 2000-х годов ситуация стала меняться. Организации смогли оценить положительные стороны внедрения систем электронного документооборота, а разработчики смогли усовершенствовать предлагаемые системы. [2, с. 54].

Разработчики стараются учесть пожелания потребителей и создать систему электронного документооборота в соответствии с нормативно – законодательной базой Российской Федерации и потребностями организаций пользователей. Это обеспечивает возможность сохранения имеющейся базы клиентов и привлечение новых потребителей. Вариантом удовлетворения потребностей пользователей становятся ЕСМ-системы, которые используются для сбора, управления, хранения информации (контента) и предоставления к ней доступа сотрудникам компании. Однако существенное отличие ЕСМ-систем от своих собратьев в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал. По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями. [3].

На сегодняшний день рынок систем электронного документооборота весьма разнообразен. Каждая из программ имеет как стандартный набор функции, так и более широкие возможности для ведения электронного документооборота.

Исходя из данных сайта tadviser.ru за последние три года с 2018 по 2020 года можно выделить пятерку наиболее популярных систем электронного документооборота.

Таблица 1.

Самые популярные СЭД -системы (согласно данным базы проектов TAdviser) [4]

Исходя из данных таблицы можно отметить, что рейтинг систем электронного документооборота за три года практически не изменился. Исключение составляет только система «Elma», выбывшая из топ-5 в 2020 году.

Рассмотрим каждую систему электронного документооборота в отдельности, включая «1С: Документооборот» появившийся в рейтинге за 2020 года, и систему электронного документооборота «Elma», выбывшую из рейтинга в 2020 году.

Система электронного документооборота «Directum».

Это ЕСМ – система с возможностями управления документооборотом, бизнес – процессами и web-контентом, то есть обеспечивающая цифровизацию процессов различных направлений деятельности: договорная работа, делопроизводство, бухгалтерская работа и другие.

Согласно мнению разработчиков данной системы, она подходит для организаций среднего бизнеса, так как позволяет подключать до 200 пользователей. [5].

Установка системы не требует специальных навыков работы, ее можно осуществлять силами штатных IT – специалистов компании.

Интерфейс системы «Directum» весьма прост и позволяет включиться в работу сотруднику, не имеющему навыка работы с системами электронного документооборота. Так же работу в системе упрощает наличие встроенных шаблонов документов, основанных на локально – нормативной базе организации.

Система электронного документооборота «Directum» охватывает все отрасли деятельности предприятия.

Несомненным плюсом системы электронного делопроизводства «Directum» является наличие мобильного приложения, которое позволяет осуществлять все операции без привязки к автоматизированному рабочему месту.

Среди недостатков данной системы можно отметить невозможность постраничного вывода элементов, минимальные настройки визуальных эффектов, отсутствие возможности оставлять комментарии при создании ссылок между электронными документами.

Следующая система электронного документооборота «Elma», обладает всеми необходимыми функциями для управления бизнес – проектами руководителем организации, делопроизводственной работы, работы бухгалтерского и кадрового сектора компании.

Интерфейс программы представляет собой чёткую структуру стандартного файлохранилища, отвечающую всем требованиям процесса классического (бумажного) документооборота. Пользователю нет необходимости дополнительно обучаться общению с системой. Система электронного документооборота «Elma» допускает обмен со сторонними организациями, юридически важными документами.

В целом система электронного документооборота «Elma» поддерживает полный цикл работы с документами с момента их появления до отправки на хранение или удаление. [6]

Весьма удобной встроенной функцией является возможность подключения пользователей в групповые чаты, для более оперативного управления бизнес – процессами, а также общения между сотрудниками.

Отсутствие полнотекстового поиска в документах, созданных в данной системе электронного документооборота, значительно снижает производительность пользователя системы.

Однако несмотря, на столь привлекательнее характеристики в 2020 году система электронного документооборота «Elma» выбыла из пятерки лучших, уступив место системе «Docsvision».

Система электронного документооборота «Docsvision» предоставляет возможности автоматизации документооборота, поиск и анализ информации, обеспечивает информационную безопасность.

Набор решений, предлагаемых системой электронного документооборота «Docsvision», может быть применим, как крупными корпорациями, так и небольшими компаниями.

Система электронного документооборота «Docsvision» обладает достаточно простым интерфейсом, и как предыдущие системы имеет функцию настройки интерфейса для удобства пользователя.

Стоит также отметить, что данная система одной из первых, по сравнению с аналогичными программными продуктами, получила сертификат о защите персональных данных, содержащихся в системе.

Значительным преимуществом системы «Docsvision» является возможность её интеграции с другими информационными корпоративными системами (на пример 1С, SAP и другие).

В качестве недостатка этой системы электронного документооборота можно выделить невозможность вложения документа в задание автоматически, то есть требуются дополнительные усилия от пользователя. Еще одним минусам данной системы является отсутствие возможности ведения истории справочника, создание типизированных и иерархических справочников.

Система электронного документооборота «Дело» является одной из старейших на российском рынке, была разработанная отечественными программистами. Набор предлагаемых функций системы электронного документооборота «Дело» можно считать эталоном негласных стандартов, принятых в российском делопроизводстве.

Благодаря этой системе электронного документооборота возможно совещание бумажного и электронного делопроизводства или полный переход к электронной деятельности.

Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Наличие возможности настройки параметров системы «Дело» позволяет применять ее как в небольших организациях, так и в крупных компаниях.

Среди недостатков этого программного продукта можно отметить, что до недавнего времени система была ориентирована исключительно на делопроизводственные процессы секретариатов и канцелярий, без учета потребностей других структур организации.

На протяжении 2018 – 2019 годов система электронного документооборота «Тезис» находилась на 5 месте рейтинга. В 2020 году это место заняла система электронного документооборота «1С.Докментооборот».

Функционал системы электронного документооборота представленный в системе «Тезис» весьма широк. Возможность настройки пакетов функций позволяет применять данную систему электронного документооборота в учреждениях различной сферы деятельности, от крупных предприятий со сложной корпоративной сетью, до организаций из категории малых предприятия.

Интерфейс данной системы весьма прост в освоении и не требует специализированных навыков работы.

Так как система электронного документооборота является отечественной разработкой с использованием зарубежных технологий, то можно отметить, что данный программный продукт является оптимальным сочетанием требований отечественных компаний и лучших мировых разработок.

Существенных недостатков использования система электронного документооборота «Тезис» не имеет. Можно отметить, что программный продукт имеет общий для всех систем электронного документооборота недостаток – это дороговизна установки и сохранение электронных документов в случае сбоя оборудования.

Система электронного документооборота «1С: Документооборот» вошла в рейтинг топ-5 в 2020 году.

«1С: Документооборот» — это не просто система управления документами, но еще и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей для регулировки деловых процессов и совместной работы сотрудников. автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность. [7].

Помимо перечисленных функций система электронного документооборота «1С: Делопроизводство» предлагает потребителям данного программного продукта интеграцию с другими продуктами из серии «1С» и доступ к системе с мобильных устройств.

В целом можно отметить, что система электронного документооборота «1С: Документооборот» обладает большими возможностями и позволяет создать полностью контролируемое пространство для слаженной работы всего коллектива.

С другой стороны, при внедрении системы потребитель при необходимости расширения коробочной версии, сталкивается с необходимостью программирования на языке 1С, что в свою очередь увеличивает сроки внедрения. Использование системы электронного документооборота «1С: Документооборот» требует получение специализированных навыков работы с данной системой, также весьма сложным становиться процесс настройки прав доступа как к самой системе, так и отдельных пользователи. [8] Таким образом можно сделать вывод, что система электронного документооборота «1С:Докмуентооборот» со всеми преимуществами, пригодна к использованию в крупных организация имеющих возможность обеспечить непосредственных пользователей системы курсами по обучению работе с данным программным продуктом сотрудников и имеющих штатного программиста, который сможет организовать обновление системы, подключение новых пользователей и решать другие технические и программные задачи по работе с данной системой.

Согласно представленным характеристикам, все программных продуктов по праву заняли лидирующие позиции среди систем электронного документооборота.

Исходя из представленных характеристик, каждая система электронного документооборота включает набор стандартных функций для управления бизнес – процессами и организации документооборота компании. Представленные системы имеют как стандартные (коробочные), так и расширенные программные продукты. Согласно данным разработчиков, представленные системы электронного документооборота могут быть реализованы как в крупных предприятиях с разветвлённой корпоративной структурой, так и в организациях, относящихся к категории малых предприятия, сосредоточенных локально.

Несомненно, важной составляющей систем электронного документооборота является соответствие с нормами законодательства Российской Федерации, а также учет требований российских компаний – потребителей. Каждая из характеризуемых систем электронного документооборота стремиться соблюдать эти требования, при разработке своих программных продуктов.

В качестве положительных моментов функционала представленных систем электронного документооборота, стоит отметить наличие возможности подключения дополнительных функций или отключение того функционала, который не востребован в организации. Наличие мобильных приложений, интегрированных в общую систему электронного документооборота, или подключение отдельных функций к мобильным устройствам сотрудников, так же можно отнести к положительным качествам характеризуемых систем электронного документооборота.

Стоит отметить, что представленные системы электронного документооборота имеют свои минусы. Однако выделенные недостатки имеют условный характер, так как зависят от требований организаций потребителей.

Задача выбора системы электронного документооборота для работы организации это не только инженерная задача, но и в целом стратегия развития компании. Выбор системы зависит от многих факторов – размера организации, ее структуры, профиля компании, круга решаемых задач, а также предполагаемого развития организации в будущем. Исходя из этих факторов организации важно подобрать оптимальную систему электронного документооборота.

Список литературы:

1. Астахова Л. В., Лужнов В. С., Проблемы организаций защищённого электронного документооборота с использование электронной подписи на предприятиях малого бизнеса. Вестник Южно-Уральского государственного университета. Серия: компьютерные технологии, управление, радиоэлектроника. 2013 г.
2. Уваров С. В., Федеральная целевая программа «Электронная Россия» как фактор эффективного развития электронного документооборота. /Вестник Челябинского государственного университета, 2011 № 16 (23). Экономика. Выпуск 32.
3. Выбираем систему электронного документооборота: от видов СЭД до конкретного ПО //Официальный сайт газеты «Комсомольская правда» (Электронный ресурс) https://www.kp.ru/guide/sistemy-dokumentooborota.html (Дата обращения 06.04.2021)
4. Самые популярные СЭД/ECM-системы // Официальный сат компании «TADviser» Электронный ресурс https://www.tadviser.ru/index.php/ (Дата обращения 06.04.2021).
5. Официальный сайт компании Directum (Электронный ресурс) https://www.directum.ru/products/directum (Дата обращения 06.04.2021).
6. Обзор систем электронного документооборота // Официальный сайт компании Elma (Электронный ресурс) https://www.elma-bpm.ru/journal/obzor-sistem-elektronnogo-dokumentooborota/. (Дата обращения 06.04.2021).
7. Возможности «1С:Документооборота 8»// Официальный сайт компании 1С (элетронный ресурс https://v8.1c.ru/doc8/vozmozhnosti-1s-dokumentooborota/ (Дата обращения 06.04.2021).
8. Преимущества и недостатки 1С:Документооборот. Обзор СЭД от 1С // личный блог Unknown (Электронный ресурс) http://ecm-obzor.blogspot.com/2015/02/1-1.html (Дата обращения 20.05.2021)