ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ С ПОМОЩЬЮ ЭКСПЕРТНОЙ СИСТЕМЫ

ORGANIZATION OF THE CLERK’S WORKING TIME USING AN EXPERT SYSTEM

Berestovski Pavel

undergraduate, department of applied informatics, T.F. Gorbachev Kuzbass State Technical University,

Russia, Kemerovo

АННОТАЦИЯ

В данной статье описывается деятельность работника-новичка делопроизводства автосалона. Описаны бизнес-процессы того, как сотрудник работает в данный момент и то, как его работа сможет измениться с помощью экспертной системы. Какие факторы влияют на организацию его рабочего времени, и как сделать работу специалиста более продуктивной.

ABSTRACT

This article describes the activities of a novice employee at a car dealership. The business processes of how an employee is currently working and how his work can be changed using an expert system are described. What factors influence the organization of his working time, and how to make the work of a specialist more productive.

Ключевые слова: экспертная система, делопроизводство, увеличение эффективности работы, эксперт, бизнесс-процесс.

Keywords: expert system, clerical work, increase in work efficiency, expert, business process.

В своей статье «Увеличение эффективности расходования рабочего времени делопроизводителя» я раскрыл вопрос того, что такое экспертная система, кто такой делопроизводитель, и почему сотрудник той или иной организации порой не может выполнить свою работу в срок. Я выделил два фактора, которые не дают успешно выполнить свою работу в срок:

1. Организационные аспекты
2. Человеческий фактор

И если с одним мы не можем ничего сделать, то второе мы должны корректировать. Всё в наших руках, или как говорил Бенджамин Франклин: «Время – деньги».

Исследуя вопрос, как увеличить эффективность работы делопроизводителя я пришёл к следующему выводу. Я рассматривал пример работы сотрудника автосалона «Азия Авто» в городе Кемерово. В автосалоне посменно работает два делопроизводителя с графиком работы 2/2. За один рабочий день они могли подготовить документы и провести реализацию на один, два или более автомобилей. Задача выглядит простой, когда в день нет выдач, или продали один-два автомобиля. Однако бывают дни, когда в один момент необходимо готовить документы на несколько выдач одновременно. И с одним сотрудником работать приятно и быстро, а другой всегда был долгим, и были моменты, когда вроде весь пакет документов готов, а одно не правильное слово, и нужно ждать, пока переделают всё. Происходило это в виду того, что один из сотрудников работает дольше других, и уже знает, как правильно составить для себя структуру работы. Также я заметил, что есть факторы, которые влияют на то, как долго по времени будет проходить подготовка документации:

• Выдача планировалась заранее или клиент впервые пришёл
• Способ покупки (кредит/наличный расчёт)
• Сдаёт ли клиент старый автомобиль по Trade-In
• Готовность автомобиля к выдаче
• Подготовил ли менеджер всё необходимое
• Место нахождение клиента

Все эти аспекты формируют картину действий для делопроизводителя. Потому что на основании данных факторов специалист начнёт составлять очерёдность создания документов. К примеру: гораздо быстрее сделать пакет договоров если клиент покупает автомобиль за наличный расчёт, ведь для этого всего лишь нужен ДКП (Договор купли-продажи), акт приёма-передачи, товарная накладная и пропуск, чтоб охрана выпустила автомобиль за пределы территории автосалона. В то время, как для покупки автомобиля в кредит необходимо подготовить эти же документы для банка, оформить страхования КАСКО и различные другие. Всё это в совокупности занимает достаточно большое количество времени. А если клиент ещё и сдаёт свой старый автомобиль - время увеличивается вдвойне, так как необходимо принять автомобиль на склад в программе. Поэтому, если одна выдача автомобиля за наличные, а другая в кредит в одно и тоже время, то вполне логично, что быстрее сделать документы для наличного расчёта и потом заняться кредитом. Однако, если для клиента за наличные автомобиль ещё находится на предпродажной подготовке, установки дополнительного оборудования и прочего, то быстрее будет оформить документы для банка, чтоб банк в свою очередь начал оформлять кредит для другого клиента. Тем самым мы увеличим эффективность работы делопроизводителя.

Сотрудник с достаточным опытом и ответственностью уже знает данные хитрости, и пользуется ими. Но если к работе приступит новичок, то для него это будет всё в новинку. Именно поэтому новичку нужен опытный специалист (эксперт), который будет помогать и подсказывать, как поступить правильно. Но эксперт не всегда может присутствовать рядом и давать советы, особенно если у него выходной день.

Разрабатываемое решение предлагается для специалистов, которые не могут рационально сформировать свой рабочий процесс. Как правило у таких сотрудников получается работа выстраивается следующим образом: получает задания, ищет оптимальный путь, и в большей степени вероятности – не находит. И тут у него есть два варианта, или обратиться к эксперту и сделать сразу, качественно и быстро, отвлекая своего коллегу или сделает быстро, не правильно и после придётся делать всё заново, долго, зато качественно, вызывая негатив клиента.

На рисунке 1 представлен данный бизнес-процесс новичка делопроизводителя.

Рисунок 1. Бизнес-процесс делопроизводителя сейчас

Использование экспертной системы (ЭС) позволяет сэкономить время делопроизводителя и покупателя. С помощью ЭС делопроизводитель сможет координировать свои действия при работе с документооборотом, опираясь на факторы продажи. Это отличает ЭС от традиционных программ, и определяет их основные свойства, такие, как:

• Применение для решения проблем высококачественного опыта, который представляет уровень мышления наиболее квалифицированных экспертов в данной области, что ведёт к решениям творческим, точным и эффективным.
• Наличие прогностических возможностей, при которых ЭС выдаёт ответы не только для конкретной ситуации, но и показывает, как изменяются эти ответы в новых ситуациях, с возможностью подробного объяснения каким образом новая ситуация привела к изменениям.

Бизнес-процесс с использованием экспертной системы представлен на рисунке 2

Рисунок 2. Бизнес-процесс с использованием ЭС

Не трудно заметить, что рисунок бизнес-процесса с использованием ЭС заметно сократился. В виду того, что делопроизводитель не выбирает сам, как ему поступить в той или иной ситуации, а просто добавив факторы продажи в систему, он уже получает готовое решение своих дальнейших действий.

Подводя итог, можно сделать вывод о том, что применение экспертной системы уменьшит временные затраты делопроизводителя-новичка, сокращая его действия. Вместо физического участия эксперта, который отдыхает на заслуженном выходном, применяются только его знания. Делопроизводитель-новичок заносит данные, а знания опытного специалиста в системе формируют верный путь работы. Таким образом мы формируем отлаженную организацию рабочего времени делопроизводителя.

Список литературы:

1. Берестовский П.А. Увеличение эффективности расходования рабочего времени делопроизводителя // Студенческий: электрон. научн. журн. 2020. № 20(106). URL: https://sibac.info/journal/student/106/175194
2. Повышение эффективности рабочего времени  // [электронный ресурс] URL:https://searchinform.ru/
3. Экспертные системы реального времени // [электронный ресурс] URL: https://www.osp.ru/os/1995/02/178608/