ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ СИСТЕМЫ СБОРА И ОБРАБОТКИ ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Сотрудники могут генерировать огромное количество идей, которые позволят компании больше зарабатывать, меньше тратить и выигрывать конкуренцию. Многие из предложений рядового персонала могут стать для бизнеса источником дохода или помогут сэкономить существенные средства. Некоторые фирмы с мировым именем заработали на таких предложениях миллионы долларов. Многие известные бренды открыто признают, что их ключевые продукты пришли «снизу-вверх», то есть были придуманы не топ-менеджментом, а рядовыми сотрудниками. Руководителям просто нужно их выслушивать и мотивировать, предоставлять возможность делиться мыслями.

В компании Omega-R управление идеями состоит из четырёх базовых этапов: сбор идей, оценка, доработка, внедрение.

Проанализировав основные этапы управление идеями, можно выделить основные проблемы по сбору предложений:

• отсутствие информации о том, как представить идею;
• нет обратной связи с автором;
• предложения часто теряются;
• рассмотрение предложения занимает слишком много времени;

Кроме того, потенциальные участники считают, что у них нет особых мотивов выдвигать идеи, так как:

• полагают, что у них нет стоящих идей;
• боятся, что над их идеями будут смеяться;
• ожидают, что реакция на подачу предложения будет скорее негативной или неприемлемой для автора;
• оценивают награду как несоответствующую усилиям;
• опасаются, что идеи или вознаграждение за их реализацию могут быть украдены;
• не хотят, чтобы доработка их идей велась без их участия или просто не хотят, чтобы другие люди улучшали их идею.

Рассмотрим контекстную диаграмму бизнес-процесса «Улучшение производства через систему сбора и обработки полезных предложений в компании Omega-R «как есть»» (Рисунок 1).

На входе процесса располагаются идеи и предложения по улучшению от сотрудников Omega-R. Завершением процесса является заполнение журнала регистрации идей и предложений, формирование отчёта об активности отделов и отчета о вознаграждениях. В процессе участие принимают уполномоченный сотрудник, комиссия, сотрудники компании, отделы компании, заполнение документов и отчетов ведется с помощью MS Excel, Word, отправка предложений осуществляется с помощью корпоративного мессенджера Slack. Работники предприятия руководствуются положением о системе сбора и реализации идей и предложений по улучшению деятельности, положением о премировании. Также в ходе работы действуют основные нормативные документы, такие как: устав компании, трудовые договора.

Улучшение производства через систему сбора и обработки полезных предложений «как есть» состоит из следующих этапов (бизнес-процессов): сбор идей и предложений, оценка, внедрение и формирование отчетов.

Для решения ключевых проблем можно использовать автоматизированную систему сбора и обработки предложений — программный продукт, который позволит сотрудникам оперативно вносить предложения, а руководству — систематически получать их и работать с ними. Любой сотрудник сможет легко что-то предложить. Инициатор вносит заявку, она автоматически попадает руководителю или сотруднику, ответственному за разбор идей. На этапе сбора идея может также уточняться, если какие-то нюансы непонятны. Система позволит вести учет предложений и составлять автоматические отчеты.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма процесса «Улучшение производства через систему сбора и обработки полезных предложений в компании Omega-R»

Список литературы:

1. Асаул А.Н. Организация предпринимательской деятельности: Учебник для вузов. 4-е изд. Стандарт третьего поколения. – СПб.: Питер, 2013
2. Имаи Масааки. Кайдзен: ключ к успеху японских компаний [Текст]/ Масааки Имаи; Пер. с англ. — М.: «Альпина Бизнес Букс», 2004. — 274 с.
3. Управление производством [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.up-pro.ru/library/production_management/optimization/podacha-predlojeniy.html