Телефон: 8-800-350-22-65
WhatsApp: 8-800-350-22-65
Telegram: sibac
Прием заявок круглосуточно
График работы офиса: с 9.00 до 18.00 Нск (5.00 - 14.00 Мск)

Статья опубликована в рамках: Научного журнала «Студенческий» № 21(107)

Рубрика журнала: Информационные технологии

Скачать книгу(-и): скачать журнал часть 1, скачать журнал часть 2, скачать журнал часть 3, скачать журнал часть 4

Библиографическое описание:
Забиров В.В. ТЕХНОЛОГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА // Студенческий: электрон. научн. журн. 2020. № 21(107). URL: https://sibac.info/journal/student/107/182427 (дата обращения: 24.12.2024).

ТЕХНОЛОГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Забиров Вадим Вадимович

студент, Московский финансово-промышленный университет «Синергия»,

РФ, г. Москва

Применение средств ЭВМ, доступность данных, объемы и скорость их обработки становятся зачастую главными факторами развития производственных сил страны, науки, культуры, общественных институтов и сфер деятельности человека. Данные и информация все чаще рассматриваются в качестве жизненно важных ресурсов, которые должно иметь простую и удобные организацию для более доступного пользования.

К основным функциям системы электронного документооборота можно отнести:

  •  регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную переписку и внутреннюю документацию сотрудников;
  •  оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
  •  обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического архивирования документов;
  •  унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
  •  ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними;
  •  создание единого информационного пространства и обеспечение возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа;
  •  планирование общих и личных мероприятий.

Большим достоинством системы электронного документооборота является возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией, согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие офисы, другие города).

Преимущества от создания системы документооборота можно выразить через типовые цели их внедрения:

  1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде информации.
  2. Создание единого информационного пространства для всех уровней управления.
  3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
  4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
  5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не там, где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального времени.
  6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления.
  7. Автоматизация консолидации данных для распределенной организационной структуры (таковой является структура организации).

Система электронного документооборота (СЭД) стала разрабатываться с появлением более-менее доступного интернета. Первоначально они были предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной документацией. Доказав свою эффективность для классического делопроизводства, СЭДы стали внедряться как в государственные структуры, так и в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать все новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные решения, позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия, связанную с документацией.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

  • Надежное хранение и удобный поиск документации.
  • Поддержка и выполнение канцелярских задач.
  • Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
  • Создание аналитических отчетов.
  • Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

 

Список литературы:

  1. Алистер Коберн, Современные методы описания функциональных требований к системам, М. , Лори, 2017 г., 288 с.
  2. Вон Вернон, Реализация методов предметно-ориентированного проектирования, М, Вильямс, 2017 г, 688 с.
  3. Дронов В.А., Laravel. Быстрая разработка современных динамических Web-сайтов на PHP, MySQL, HTML и CSS, Спб, БХВ-Петербург, 2018 г, 768 с.
  4. Иванова Г.А., Технология программирования, М, КноРус, 2018 г, 336 с.

Оставить комментарий