ТЕХНОЛОГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Применение средств ЭВМ, доступность данных, объемы и скорость их обработки становятся зачастую главными факторами развития производственных сил страны, науки, культуры, общественных институтов и сфер деятельности человека. Данные и информация все чаще рассматриваются в качестве жизненно важных ресурсов, которые должно иметь простую и удобные организацию для более доступного пользования.

К основным функциям системы электронного документооборота можно отнести:

•  регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную переписку и внутреннюю документацию сотрудников;
•  оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
•  обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического архивирования документов;
•  унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
•  ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними;
•  создание единого информационного пространства и обеспечение возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа;
•  планирование общих и личных мероприятий.

Большим достоинством системы электронного документооборота является возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией, согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие офисы, другие города).

Преимущества от создания системы документооборота можно выразить через типовые цели их внедрения:

1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде информации.
2. Создание единого информационного пространства для всех уровней управления.
3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не там, где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального времени.
6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления.
7. Автоматизация консолидации данных для распределенной организационной структуры (таковой является структура организации).

Система электронного документооборота (СЭД) стала разрабатываться с появлением более-менее доступного интернета. Первоначально они были предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной документацией. Доказав свою эффективность для классического делопроизводства, СЭДы стали внедряться как в государственные структуры, так и в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать все новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные решения, позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия, связанную с документацией.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.
• Поддержка и выполнение канцелярских задач.
• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
• Создание аналитических отчетов.
• Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Список литературы:

1. Алистер Коберн, Современные методы описания функциональных требований к системам, М. , Лори, 2017 г., 288 с.
2. Вон Вернон, Реализация методов предметно-ориентированного проектирования, М, Вильямс, 2017 г, 688 с.
3. Дронов В.А., Laravel. Быстрая разработка современных динамических Web-сайтов на PHP, MySQL, HTML и CSS, Спб, БХВ-Петербург, 2018 г, 768 с.
4. Иванова Г.А., Технология программирования, М, КноРус, 2018 г, 336 с.