Статья опубликована в рамках: Научного журнала «Студенческий» № 21(107)
Рубрика журнала: Информационные технологии
Скачать книгу(-и): скачать журнал часть 1, скачать журнал часть 2, скачать журнал часть 3, скачать журнал часть 4
ТЕХНОЛОГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Применение средств ЭВМ, доступность данных, объемы и скорость их обработки становятся зачастую главными факторами развития производственных сил страны, науки, культуры, общественных институтов и сфер деятельности человека. Данные и информация все чаще рассматриваются в качестве жизненно важных ресурсов, которые должно иметь простую и удобные организацию для более доступного пользования.
К основным функциям системы электронного документооборота можно отнести:
- регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную переписку и внутреннюю документацию сотрудников;
- оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
- обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического архивирования документов;
- унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
- ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними;
- создание единого информационного пространства и обеспечение возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа;
- планирование общих и личных мероприятий.
Большим достоинством системы электронного документооборота является возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией, согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие офисы, другие города).
Преимущества от создания системы документооборота можно выразить через типовые цели их внедрения:
- Оперативный доступ руководителей всех уровней управления предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде информации.
- Создание единого информационного пространства для всех уровней управления.
- Упрощение регистрации данных и их обработку.
- Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
- Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не там, где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального времени.
- Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления.
- Автоматизация консолидации данных для распределенной организационной структуры (таковой является структура организации).
Система электронного документооборота (СЭД) стала разрабатываться с появлением более-менее доступного интернета. Первоначально они были предназначены для частичной автоматизации процессов работы с различной документацией. Доказав свою эффективность для классического делопроизводства, СЭДы стали внедряться как в государственные структуры, так и в частные организации. Постепенно данные системы стали обрастать все новыми и новыми функциями, превращаясь в комплексные решения, позволяющие максимально автоматизировать любую деятельность предприятия, связанную с документацией.
Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:
- Надежное хранение и удобный поиск документации.
- Поддержка и выполнение канцелярских задач.
- Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
- Создание аналитических отчетов.
- Обеспечение информационной безопасности.
Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.
Список литературы:
- Алистер Коберн, Современные методы описания функциональных требований к системам, М. , Лори, 2017 г., 288 с.
- Вон Вернон, Реализация методов предметно-ориентированного проектирования, М, Вильямс, 2017 г, 688 с.
- Дронов В.А., Laravel. Быстрая разработка современных динамических Web-сайтов на PHP, MySQL, HTML и CSS, Спб, БХВ-Петербург, 2018 г, 768 с.
- Иванова Г.А., Технология программирования, М, КноРус, 2018 г, 336 с.
Оставить комментарий