УВЕЛИЧЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ РАСХОДОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

INCREASING THE EFFICIENCY OF SPENDING TIME WORKING CLERK

Pavel Berestovski

undergraduate, department of applied informatics, T.F. Gorbachev Kuzbass State Technical University,

Russia, Kemerovo

АННОТАЦИЯ

В данной статье описаны основные проблемы при работе делопроизводителя. Поднят вопрос о том, что создаёт помеху для эффективности работы сотрудника, и как её устранить.

ABSTRACT

This article has the main problems with the clerk. The question is raised about what will create obstacles to the effectiveness of the employee.

Ключевые слова: экспертная система, делопроизводство, увеличение эффективности работы.

Keywords: expert system, clerical work, increase in work efficiency.

В век цифровизации нельзя представить себе жизнь без технологий.  Сейчас никого нельзя удивить новым гаджетом или документами, которые мы передаём по воздуху, и при всём этом прогресс не останавливается и даже не сбавляет темп развития. За счёт роста компьютерных мощностей наступает эра интеллектуальных систем, к примеру нейронными сетями уже пользуются в повседневной жизни медики, водители, а также сами программисты. Однако в технологическом прогрессе я бы хотел отметить важность экспертных систем, которые также помогают решать трудные задачи.

Экспертная система — это разновидность системы искусственного интеллекта, основанная на комплексе отдельных программ и приложений. Данная система заменяет человека-эксперта при решении задач, которые относятся к узкоспециализированной сфере. Используя заранее созданную базу знаний, которая может корректироваться со временем по мере необходимости, экспертная система проводит поиск решения различных задач. Экспертной системой также можно воспользоваться в любой сфере деятельности, и я бы хотел рассказать, какую пользу она может принести в работе делопроизводителя.

Каждый работодатель заинтересован в том, чтобы его сотрудники выполнял свои обязанности вовремя и безошибочно. Учёт и оценка эффективности использования рабочего времени позволяет работодателю получать точную и объективную информацию об использовании времени и о рабочей активности сотрудников. В свою очередь делопроизводитель, который ответственен за ведение документооборота той или иной организации, является важным звеном предприятия.

Делопроизводитель — это специалист, который в день печатает множество однотипных документов и в цифровом мире всегда есть какой-либо программное обеспечение, которое помогает сократить время подготовки важных материалов. Приложения помогают вести существенно уменьшить затраты на работу как с входящими или исходящими документами, так и с внутренними по предприятию делами. Такие программы позволяют избежать путаницы и каких-либо иных трудностей как для новичка, так и для самого опытного специалиста.

При исследовании вопроса по увеличению эффективности работы делопроизводителя я выявил несколько сложностей. Одно из затруднений связано с тем, что всем документооборотом занимается человек, именно от него зависит качество и скорость выполнения работы. Существуют некоторые факторы, которые не дают успешно выполнить свою работу в срок. Эти моменты можно разделить на два типа:

1. Организационные аспекты
2. Человеческий фактор

Справиться с первыми гораздо проще, если руководитель даст пространство и возможности для работы, такие как, элементарно, помещение, рабочий ПК с необходимым программным обеспечением и оплату за труд, то качество работы будет заметно лучше, чем без всего. Однако все эти блага не искоренят второго фактора, который останется на совести самого сотрудника. Делопроизводитель в свой рабочий день обязан заниматься своей рабочей деятельностью, однако есть отвлекающие факторы, которые мешают работать. Всегда может отвлечь коллега, мобильный телефон с социальными сетями или простое нежелание работать. Именно с этими факторами необходимо работать при для повышения эффективности рабочего времени делопроизводителя.

Работодатель заинтересован в том, чтобы его сотрудники выполняли задачи в своё рабочее время, которое зафиксировано в трудовом договоре. Для контролирования процесса выполнения задач существует масса программных решений, которые следят за ходом работы сотрудника. Отслеживание открытых приложений, а также программное обеспечение, которое даёт чётко поставить цель работы, помогают контролировать работу сотрудников и делопроизводителя, в частности, однако это не даёт чёткого понимания специалиста в том, что и за какое время он обязан выполнить, тем самым снижая свою эффективность. Именно для повышения эффективности предлагается экспертная система, которая поможет грамотно распределить время и обязанности делопроизводителя.

Опытный делопроизводитель уже знает сколько необходимо времени для выполнения той или иной работы, а также какой документооборот необходимо сделать в первую очередь для сокращения своих затрат по времени, именно он будет выступать в роли эксперта в данной системе. Начинающему специалисту или тому, для кого сложно контролировать самому своё рабочее время. Сотруднику делопроизводство всего лишь необходимо занести список дел на день, система на основе знаний эксперта данной области сформирует график работы на день, выделяя задачи по важности и даёт предварительную оценку времени, которое должно быть отведено на выполнения каждых из поручений.

Таким образом экспертная система поможет грамотно распределить рабочую нагрузку специалиста на день. Данный подход упростит работу делопроизводителя и существенно увеличит эффективность расходования своего рабочего времени.

Список литературы:

1. Повышение эффективности рабочего времени  [электронный ресурс]:https://searchinform.ru/
2. Экспертные системы реального времени [электронный ресурс]: https://www.osp.ru/os/1995/02/178608/
3. Экспертные системы в кадровой деятельности [электронный ресурс]: http://npo-etalon.ru/
4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОМПЬЮТЕРНЫХ ЭКСПЕРТНЫХ СИСТЕМ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ [электронный ресурс]: https://www.top-personal.ru/